Zeitersparnis: Mehr Zeit durch Digitalisierung
Die Digitalisierung von Büro- und Geschäftsprozessen gilt einer Bitkom-Studie zufolge als wichtigste Triebfeder der digitalen Transformation. Richtig eingesetzt, können digitale Technologien den Arbeitsalltag erheblich erleichtern und viel Zeit sparen.
Unternehmen mit digitalen Office-Technologien sind produktiver – zu diesem Ergebnis kam schon 2016 eine repräsentative Studie des Fraunhofer Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO). Demnach empfanden 91 Prozent der Mitarbeitenden das schnelle Finden und Weitergeben von Dokumenten als wichtigstes Motiv für digitales Arbeiten, 86 Prozent bewerteten das einfache Teilen von Informationen als besonders positiven Faktor.
Digitalisierungspotenzial
Der Digital Office Index des Digitalverbands Bitkom zeigt: Die Entwicklung zum digitalen Büro nimmt an Fahrt auf. Mittlerweile hat nahezu jedes zweite Unternehmen (49 Prozent) eine feste Strategie zur Digitalisierung von Büro-, Verwaltungs- und Geschäftsprozessen (2016: 40 Prozent), bei den Großunternehmen sind es sogar 73 Prozent (2016: 70 Prozent).
Besonders sind effizientere Freigabe-Abläufe beim Rechnungsversand oder höhere Prozessautomatisierung dabei die Themen auf der digitalen Agenda. Der Digital Office Index macht auch deutlich, an welchen Stellen in vielen Unternehmen ganz konkretes Potenzial besteht: bei der Abwicklung der geschäftsrelevanten Briefkommunikation.
Papierloses Büro am Beispiel Briefe digitalisieren
Laut Bitkom wollen immer mehr Unternehmen ihre Geschäftspost digital abwickeln, weil die Prozesse rund um die Ausgangspost zu den Top-Zeitfressern und Kostentreibern zählen und schlicht nicht mehr zeitgemäß sind.
Bei Experten ist die seit Jahren bestehende Vision vom papierlosen Büro jedoch umstritten, da komplexe Technik und das Thema Datenschutz die Digitalisierung vielerorts nach wie vor ausbremsen – gerade in Zeiten von DSGVO und Sicherheitslücken. Hinzu kommt, dass die konventionelle Briefpost in Deutschland vergleichsweise stark ausgeprägt ist und wohl auch in Zukunft nicht so schnell ersetzt werden wird (siehe hierzu auch unseren Beitrag Digitalisierung: Der Brief ist die Zukunft).
Dabei ist das papierlose Büro sinnvoll und realisierbar. Einen wichtigen Beitrag dazu leisten schon heute „hybride“ Verfahren um Briefe zu digitalisieren, die das Potenzial digitaler Prozesse mit der klassischen Briefpost vereinen. Der Ansatz: Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder sonstige Geschäftskommunikation werden direkt aus den gewohnten Office-Umgebungen digital freigegeben, verwaltet und per Mausklick in eine nachgelagerte und hochautomatisierte Produktionskette gesteuert, die aus den elektronischen Dokumenten fertige Briefe macht – und das unter strengen Sicherheitsrichtlinien und DSGVO-konform.
Sinnvolle Integration statt Insellösung
Unternehmen befreien sich mit dem Digitalisieren von Briefen von Zeit- und Kostenaufwänden für Druck, Kuvertierung, Frankierung und den Weg zur Post, reduzieren Papier und Druckmaterial wie z. B. Toner und erzielen damit auch mehr Nachhaltigkeit.
Der Clou: Produktlösungen, wie die von Binect, docken gleichzeitig nahtlos und praxisnah an Prozesse an, die in vielen Unternehmen längst digital sind oder zu den klaren Digitalisierungszielen zählen. Das gewohnte Erstellen und Verwalten von Dokumenten gehört ebenso dazu, wie Freigabe-Workflows per Mausklick, Kostenstellenverwaltung sowie das gesamte „Poststellen“-Monitoring. Darin liegt auch ein wichtiger Schlüssel zu einem effizienteren Zeitmanagement.
Und wie können Mitarbeitende die gesparte Zeit nutzen? Lesen Sie dazu unsere Tipps Mehr Zeit für kreatives Denken und Mehr Zeit für Entfaltung im Unternehmen.
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