- Definieren Sie für jede Aufgabe feste Bearbeitungszeiträume.
- Verbildlichen Sie Ihre Aufgaben z. B. auf einer Tafel (oder „Kanban-Board“) mit farbigen Post-its und Spalten für „To dos“ (Projekte/Aufgaben), „Doing“ (Tagesaufgabe) und „Done“ (erledigte Aufgaben).
- Standardisieren Sie häufig wiederkehrende Tätigkeiten, indem Sie einen Workflow z. B. per Checkliste festlegen.
- Vermeiden Sie Ablenkung durch Social Media, Mails & Co. Legen Sie täglich Zeiten fest, wann Sie E-Mails lesen und beantworten. Vermeiden Sie es, dienstliche E-Mails nach Feierabend zu lesen.
- Halten Sie stets Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz und räumen Sie Ihren Schreibtisch am Ende eines jeden Arbeitstags auf.
- Lernen Sie, auch einmal Nein zu sagen.
Mehr Entlastung im Unternehmen
Bei den Themen Überstunden und überlastete Mitarbeiter sind aber gerade auch die Chefs in der Pflicht. Entscheidend für konsequent mehr Entlastung der Mitarbeiter und letztlich auch Effizienz bei den täglichen Geschäftsprozessen ist es, Ressourcen bereits von vorne herein richtig einzuschätzen, Aufgaben nach klaren Prioritäten zu organisieren und Tätigkeiten, die nicht in das Fachgebiet eines Mitarbeiters fallen, zu verteilen oder ganz auszugliedern.
Ein Beispiel aus der Praxis: Zu den Top-Zeitfressern gehören in vielen Unternehmen die täglichen Abläufe beim Druck- und Versandout-Output. Geschäftsbriefe freigeben, drucken, kuvertieren, frankieren, zur Post bringen – dieser vielerorts noch alltägliche Ablauf kostet Geld, Zeit und wichtige Ressourcen.
Hybridpost-Angebote wie die von Binect bieten hier einfache Lösungen, um sämtliche Geschäftspostprozesse zu verschlanken und Workflows zu optimieren: Mitarbeiter können Briefe wie Rechnungen oder Kundeninformationen direkt aus der gewohnten Fachanwendung per Mausklick freigeben, versenden und verwalten.
Den Rest erledigt Binect – Unternehmen befreien sich von den Aufwänden für Druck, Kuvertierung, Frankierung und den Weg zur Post. Damit sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Geld und entlasten Mitarbeiter von lästigen Routineaufgaben.
Probieren Sie es aus! Hier können Sie Ihre individuelle Zeit- und Kostenersparnis berechnen: