Serie (4): Mehr Zeit durch optimierte Prozesse
Rund 25% der Arbeitszeit werden in deutschen Unternehmen durch ineffiziente Büro-Prozesse verschwendet. Zu diesem Ergebnis kam schon 2013 eine große Studie, die von der AKAD-Hochschule in Zusammenarbeit mit der tempus GmbH durchgeführt wurde.
Eine Kernursache liegt demnach in einem beständig gewachsenem Kommunikationsaufwand – egal ob Kommunikation mit Kunden, interne Abstimmungen oder Überwachung von Aufgaben. So verbringen Mitarbeiter 19% ihrer Arbeitszeit in Besprechungen, wobei im Durchschnitt aber nur 60% der besprochenen To-dos umgesetzt werden.
Als weitere Zeitfresser identifiziert die Studie lange Such- und Wartezeiten etwa bei Entscheidungen, eine ineffiziente Bearbeitung von E-Mails sowie Ablenkungen durch Kollegen. Dies führe im Schnitt auch zu rund 6 Überstunden pro Woche.
2018: Mehr Überstunden und wachsender Stress
Zu einem drastischeren Ergebnis kommt jetzt die Neuauflage der Studie. Demnach machen Mitarbeiter 2018 rund 30% mehr Überstunden als noch vor fünf Jahren. Zurückzuführen sei dies unter anderem auf unnötig aufwendige Prozesse, bei denen digitale Hilfsmittel zu wenig oder schlecht genutzt würden.
Im Ergebnis haben der Studie zufolge 84% der Mitarbeiter das Gefühl, zu viel zu arbeiten, ohne dass es genügt, mehr als die Hälfte fühlt sich durch permanente Erreichbarkeit via E-Mail belastet.
Effizienter und zufriedener arbeiten
Wir haben Ihnen Tipps zusammengestellt, wie Mitarbeiter das eigene Zeitmanagement schon mit einfachen Grundregeln optimieren und den Arbeitsalltag stressfreier gestalten können:
- Setzen Sie Prioritäten, wobei Sie Wichtiges von Unwichtigem rigoros trennen. Auf diese Weise können Sie klarer vordefinieren, welche Aufgaben Sie selbst bis wann erledigen müssen. Nutzen Sie dazu z. B. eine Matrix nach dem „Eisenhower-Prinzip“:
| Dringend | ||
Wichtig | Sofort selbst erledigen | Terminieren und selbst erledigen |
Nicht wichtig | An kompetente Mitarbeiter delegieren | Nicht bearbeiten (Papierkorb) |
- Definieren Sie für jede Aufgabe feste Bearbeitungszeiträume.
- Verbildlichen Sie Ihre Aufgaben z. B. auf einer Tafel (oder „Kanban-Board“) mit farbigen Post-its und Spalten für „To dos“ (Projekte/Aufgaben), „Doing“ (Tagesaufgabe) und „Done“ (erledigte Aufgaben).
- Standardisieren Sie häufig wiederkehrende Tätigkeiten, indem Sie einen Workflow z. B. per Checkliste festlegen.
- Vermeiden Sie Ablenkung durch Social Media, Mails & Co. Legen Sie täglich Zeiten fest, wann Sie E-Mails lesen und beantworten. Vermeiden Sie es, dienstliche E-Mails nach Feierabend zu lesen.
- Halten Sie stets Ordnung an Ihrem Arbeitsplatz und räumen Sie Ihren Schreibtisch am Ende eines jeden Arbeitstags auf.
- Lernen Sie, auch einmal Nein zu sagen.
Mehr Entlastung im Unternehmen
Bei den Themen Überstunden und überlastete Mitarbeiter sind aber gerade auch die Chefs in der Pflicht. Entscheidend für konsequent mehr Entlastung der Mitarbeiter und letztlich auch Effizienz bei den täglichen Geschäftsprozessen ist es, Ressourcen bereits von vorne herein richtig einzuschätzen, Aufgaben nach klaren Prioritäten zu organisieren und Tätigkeiten, die nicht in das Fachgebiet eines Mitarbeiters fallen, zu verteilen oder ganz auszugliedern.
Ein Beispiel aus der Praxis: Zu den Top-Zeitfressern gehören in vielen Unternehmen die täglichen Abläufe beim Druck- und Versandout-Output. Geschäftsbriefe freigeben, drucken, kuvertieren, frankieren, zur Post bringen – dieser vielerorts noch alltägliche Ablauf kostet Geld, Zeit und wichtige Ressourcen.
Hybridpost-Angebote wie die von Binect bieten hier einfache Lösungen, um sämtliche Geschäftspostprozesse zu verschlanken und Workflows zu optimieren: Mitarbeiter können Briefe wie Rechnungen oder Kundeninformationen direkt aus der gewohnten Fachanwendung per Mausklick freigeben, versenden und verwalten.
Den Rest erledigt Binect – Unternehmen befreien sich von den Aufwänden für Druck, Kuvertierung, Frankierung und den Weg zur Post. Damit sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Geld und entlasten Mitarbeiter von lästigen Routineaufgaben.
Probieren Sie es aus! Hier können Sie Ihre individuelle Zeit- und Kostenersparnis berechnen:
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