Bürosituationen zur die Erstellung, den Druck und die Kuvertierung von Schreiben

Outsourcing von Dokumentendruck und -versand

Ein umfassender Leitfaden

Sind Sie Geschäftsführer und möchten Ihre Versand- bzw. Output Management Prozesse optimieren? Die Lösung könnte im Bereich des Outsourcings durch die Nutzung von Hybridpost liegen. In diesem Leitfaden zeigen wir zahlreiche Vorteile auf, die Sie beim Outsourcing des Dokumentendrucks und -versands erzielen können.

Die typischen Prozesse bei Dokumentenerstellung,
-produktion und -versand

1. Dokumentenerstellung: Sendung und Schreiben konfigurieren und erstellen

Outsourcing von Dokumentendruck und -versand an Binect

Im ersten Schritt werden die Dokumente entsprechend der Bedürfnisse des Unternehmens oder der Kunden erstellt. Es wird der Inhalt generiert, der für die Kommunikation mit Kunden und Partnern bestimmt ist. Diese Phase enthält die Auswahl des richtigen Formats, Designs und Inhalts, um sicherzustellen, dass das Dokument den Anforderungen und Standards entspricht.

Unsere Lösungen lassen sich problemlos in viele Fachapplikationen integrieren, so dass Sie Dokumente einfach und schnell in der gewohnten Umgebung erstellen können.

Häufig ist es erforderlich, verschiedene Dokumente, wie Anschreiben, Anhänge, Beilagen, Belege usw. zusammenzuführen. Dies ist abhängig von der Komplexität des Schreibens und z.B. der Anzahl von unterschiedlichen Fachapplikationen, aus denen die Dokumente stammen. Auch die Auftrennung von Gesamtdateien mit Anschreiben erfolgt in dieser Phase. In jedem Fall wird festgelegt, in welcher Form der Empfänger das Schreiben erhalten soll, wie sw/farbig, simplex oder duplex gedruckt, Verwendung bestimmter Vorlagen, usw.

Mit dem WorkDesk Web bietet unsere Lösung eine komfortable webbasierte Benutzer- und Administrationsoberfläche, mit der Sie Ihre Sendungen konfigurieren und automatisieren können.

2. Dokumentendruck

Outsourcing von Dokumentendruck und -versand an Binect

Nachdem die Sendungen erstellt wurden, folgt der Druckprozess. In diesem Schritt werden die digitalen Dokumente in physische Kopien umgewandelt. Das Ergebnis können einfache Ausdrucke oder komplexe Druckaufgaben mit speziellen Anforderungen an Papierqualität, Farbe, Beilagen- und Anlagensteuerung, der Formatierung und dem Aufbringen von Steuercodes sein. Es ist wichtig, dass der Druckprozess effizient und fehlerfrei abläuft, um Zeitverluste und Materialverschwendung zu vermeiden.

3. Dokumente kuvertieren und frankieren

Outsourcing von Dokumentendruck und -versand an Binect

Die gedruckten Dokumente werden in passende Umschläge gesteckt und entsprechend den Postvorschriften frankiert. Dies kann manuell oder (teil-) automatisiert erfolgen, je nach Umfang der Sendungen. Eine sorgfältige Handhabung in dieser Phase gewährleistet, dass die Dokumente sicher, unbeschädigt und günstig in die Zustellung zum Empfänger gegeben werden.

Unsere Lösungen enthalten die komplette Produktion der Schreiben, die von einem zertifizierten Binect-Partner übernommen wird. Druck, Kuvertierung und Frankierung beim Versender entfallen vollständig.

4. Dokumentenversand und -logistik

Outsourcing von Dokumentendruck und -versand an Binect

Der letzte Schritt umfasst den Versand und die Logistik der Dokumente. Dieser enthält den Versand über Post- oder Kurierdienste. Damit die Dokumente pünktlich und an den richtigen Ort geliefert werden, ist eine effektive Logistik erforderlich. Zudem spielt die Nachverfolgbarkeit eine wichtige Rolle, um den Überblick über den Lieferstatus der Sendungen zu behalten.

Unsere Lösungen enthalten die gesamte Logistik und Zustellung der Schreiben. Dabei binden wir neben der Deutschen Post auch regionale Zusteller ein, um die Sendungen schnell und kostengünstig zum Empfänger zu bringen.

Mit Managed Hybridpost von Binect wird der gesamte Prozess durch Automatisierung vereinfacht, beschleunigt und darüber hinaus auch vergünstigt.

Ohne Binect

Outsourcing von Dokumentendruck und -versand an Binect

Erstellen

Outsourcing von Dokumentendruck und -versand an Binect

Drucken

Outsourcing von Dokumentendruck und -versand an Binect

Kuvertieren und frankieren

Outsourcing von Dokumentendruck und -versand an Binect

Zur Post geben

Mit Binect

Outsourcing von Dokumentendruck und -versand an Binect

Erstellen

Outsourcing von Dokumentendruck und -versand an Binect

Dokumente einliefern und freigeben - fertig!

Welche Vorteile bietet das Outsourcing von Dokumentendruck und -versand an Binect?

Kosteneffizienz

Die Auslagerung des Dokumentendrucks und -versands steigert die Kosteneffizienz eines Unternehmens erheblich. Durch den Wegfall der Notwendigkeit, eigenes Personal einzustellen und zu schulen, können Unternehmen ihre Lohn- und Gemeinkosten senken. Das Outsourcing des Dokumentendrucks und -versands ermöglicht es Unternehmen, Fixkosten in variable Kosten zu wandeln und die damit verbundenen Prozesskosten relevant zu senken. Unternehmen mit kleinerem Versandvolumina profitieren von Portorabatten, die Binect als Großeinlieferer an seine Kunden weitergibt. Größere Unternehmen reduzieren erheblich den Aufwand, der mit dem Management von Druck/Kuvertierung, Frankierung, Poststelle unweigerlich anfällt. Binect übernimmt Planung, Durchführung, Überwachung und Qualitätssicherung – also Managed Hybridpost by Binect.

Automatisierung steigert Produktivität

Effizienz- und Produktivitätssteigerungen sind wesentliche Vorteile des Outsourcings von Dokumentendruck und -versand. Indem Unternehmen Dokumentenproduktions- und -logistik-Prozesse an Binect auslagern, können sie Prozesse straffen und interne Ressourcen für produktivere Aufgaben freisetzen. Das Ergebnis ist ein schlankes Output-Management, eine höhere Transparenz, mehr Durchsatz und bessere Geschäftsergebnisse.

Die richtige Software steigert Prozessqualität und -effizienz

Mit der geeigneten Software und einem durchdachten User Interface haben Sachbearbeiter jederzeit Zugriff auf die Dokumente und Sendungen, die mit Kunden und Lieferanten ausgetauscht werden. Mit dem einfachen Überblick über alle Sendungen und deren Status ist eine verbesserte Steuerung der Dokumente und Belegen zugrundeliegenden Geschäftsprozesse möglich. Binect stellt hierfür eine Arbeitsplatz-Anwendung bereit, mit der alle erforderlichen Arbeitsschritte und Abläufe wie Dokumentenprüfung, -vorschau, Anpassungen, Versandkonfiguration, Freigaben und Kontrollen intuitiv durchgeführt werden können.

Transparenz und Flexibilität beim Versand von Geschäftspost bringen Akzeptanz bei der Einführung des Systems für die Umstellung auf einen digitalen Prozess. Dies trägt wesentlich zur Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei, die ihren Zeitaufwand dadurch deutlich reduzieren und ihre Zeit mit wichtigeren wertschöpfenden Aufgaben widmen können.

Fokus auf Kernkompetenzen

Ein großer Vorteil des Outsourcings von Dokumentendruck und -versand ist die Möglichkeit, sich auf die eigentlichen Kernkompetenzen zu konzentrieren. Durch die Auslagerung des Output Management an einen spezialisierten Lösungsanbieter und Dienstleister wie Binect entfällt der Management Overhead für Postprozesse. Die Betreuung von Inhaus-Druckprozessen mit der Beschaffung und täglichen Betreuung des notwendigen Maschinenparks, einschließlich Logistik für Verbrauchsmaterial, Störungsmanagement und Reparaturen, können erheblich reduziert werden. Die Geschäftspost wird ein leicht zu steuernder digitaler Prozess und im Unternehmen werden mehr Zeit und Ressourcen für dessen Hauptaufgaben und strategische Ziele verfügbar.

Zugang zu Fachwissen

Die Auslagerung des Output-Managements ermöglicht es Unternehmen, externes Fachwissen zu nutzen. Interne Teams werden entlastet, damit sie auf die Kernaufgaben fokussiert werden können, die Kundennutzen schaffen.

Durch die Zusammenarbeit mit Binect erhalten Unternehmen Zugang zu Fachleuten, die über umfassende Kenntnisse und Erfahrungen bei der Verwaltung und Optimierung von Output Management Prozessen verfügen. Unsere Experten sind mit den besten Praktiken der Branche, technologischen Fortschritten und ergebnisorientierten Dokumenten-Workflows bestens vertraut.

Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung optimaler Geschäftspost-Prozesse im Produktaufbau und im Consulting.

Flexibilität und Skalierbarkeit

Das Outsourcing von Dokumentendruck und -versand bietet Unternehmen die Möglichkeit, sich agil an veränderte Bedürfnisse und Anforderungen anzupassen. Mit den Lösungen von Binect können die benötigten Ressourcen – je nach den Anforderungen des Kunden – flexibel nach oben oder unten skaliert werden, was eine effiziente Verwaltung des Dokumentenvolumens ermöglicht.

Diese Flexibilität und Skalierbarkeit, die das Outsourcing von Output Management bietet, ermöglicht es Unternehmen, eine optimale Leistung und Kosteneffizienz aufrechtzuerhalten, ohne durch starre, interne Ressourcen belastet zu werden.

Höhere Qualität und bessere Konsistenz

Verbesserte Qualität und Konsistenz sind wesentliche Vorteile des Outsourcings von Dokumentendruck und -versand. Wenn Sie die Binect-Experten mit dieser Aufgabe betrauen, können Sie ein hohes Maß an Fachwissen und Liebe zum Detail erwarten. Sie verfügen über das nötige Wissen und die Erfahrung, um sicherzustellen, dass Ihre Inhalte fehlerfrei produziert werden können.

Darüber hinaus ermöglicht das Outsourcing die Implementierung standardisierter Prozesse und Qualitätskontrollmaßnahmen, was zu konsistenten Inhalten führt. Diese Konsistenz schafft Vertrauen bei Ihren Kunden und stärkt den Ruf Ihrer Marke.

Geringeres Risiko und Einhaltung der Vorschriften

Die Auslagerung von Dokumentendruck und -versand trägt dazu bei, geschäftliche Risiken zu mindern und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Seit vielen Jahren etablierte Dienstleister wie Binect haben Erfahrung im Umgang mit sensiblen Daten und sind mit Sicherheitsprotokollen bestens vertraut. Sie implementieren robuste Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich Zugangskontrollen und Verschlüsselung, um sensible Daten vor unbefugtem Zugriff oder Verstößen zu schützen. Außerdem halten sie sich über die sich entwickelnden Compliance-Anforderungen auf dem Laufenden und minimieren so das Risiko von Strafen bei Nichteinhaltung.

Durch die Auslagerung des Dokumentendrucks und -versands können sich Unternehmen auf Experten verlassen: Sie kümmern sich um das Risikomanagement und die Einhaltung von Vorschriften. So können sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren, ohne die Datensicherheit oder die Einhaltung von Vorschriften zu gefährden.

Diese Vorteile bietet das Outsourcing von Dokumentendruck und -versand an Binect

Das Outsourcing von Dokumentendruck und -versand führt Sie einen wichtigen Schritt weiter auf dem Weg in ein flexibleres, kosteneffizienteres digitales Unternehmen. Mit einem verbesserten Fokus auf Ihr eigentliches Kerngeschäft, können Sie mehr geschäftliche Chancen nutzen und Verwaltungsoverhead abbauen.

Das Team von Binect ist für Sie da

Oliver Wessoly
Oliver Wessoly
Head of Sales & Marketing
Michael Geisel
Michael Geisel
Sales Consultant
Marcel Heck
Marcel Heck
Sales Consultant
Cornelia Brinkmann
Cornelia Brinkmann
Sales Consultant
Ulrike Stienert
Ulrike Stienert
Technical Sales Consultant
Axel Hörnke
Axel Hörnke
Technical Sales Consultant
Lucia Schiavoni
Lucia Schiavoni
Teamlead TeleSales
Ellen Kraft
Ellen Kraft
TeleSales
Nadine Schwahn
Nadine Schwahn
TeleSales