Output Management Outsourcing

Was Sie beim Outsourcen Ihres Output Managements beachten sollten

Wann lohnt sich das Outsourcing von Output Management wirklich? Worauf sollten Sie beim Outsourcing Ihres Output Managements achten? Was lohnt sich, ausgelagert zu werden?

Als Ende der 90er Jahre die große Outsourcing-Welle über Europa schwappte, verlagerten viele Unternehmen auch die Dokumentenverarbeitung auf externe Dienstleister. Sie erhielten die Rohdaten und kümmerten sich um den gesamten Prozess der Dokumentenerstellung, Ausgabe und Archivierung. Die Bindung der Unternehmen an ihre Dienstleister war effizient, langjährig und stabil. Das Themenfeld war beschränkt auf die sogenannte Regelkommunikation oder Transaktionspost.

Inzwischen ist die Welle längst abgeebbt. Angesichts der Vielzahl neuer Kommunikationswege sind neben der klassischen Briefpost Parallelstrukturen für den Output entstanden. Optimierte Prozesse gab und gibt es für die großen Sendungsanlässe Rechnungen, Mahnungen, geplante Mailings usw. Die Verarbeitung von Tagespost hingegen geschieht kaum systematisiert. Immer dann, wenn etwas wichtig genug ist, so dass es nicht in der üblichen Flut an E-Mails verschwinden darf, entstehen Dokumente und Briefe.

Im Ergebnis sinken Druck- und Briefvolumen in Deutschland seit Jahren weniger, als erwartet. Die zusätzliche Komplexität verschiedenster Kanäle, wie digitale Post, mobile Endgeräte, E-Mail verschlüsselt und unverschlüsselt, Abholung im Kundenportal und vieles mehr, müssen Unternehmen zusätzlich schultern.

Output Management Outsourcing: Warum drucken Unternehmen selbst?

Um Komplexität zu reduzieren, muss sinnvoll entschieden werden, was ausgelagert wird und welche Tätigkeiten in eigener Hand verbleiben. Agilität kann nur gelingen, wenn Anpassungen dort vorgenommen werden können, wo der Anpassungsbedarf auftritt und erkannt wird. Standardisierte Leistungsbausteine unterstützen notwendige Anpassungen, weil vereinfachte Prozesse besser handhabbar sind.

Unabhängig von der Branche ist das Outsourcing von Druck- und Logistikdienstleistungen für inhaltlich vollständig aufbereitete PDF-Dateien ein gut umsetzbarerer Ansatzpunkt für sinnvolle Digitalisierung. Der Druck und Versand von Dokumenten steht im Output Management am Ende der Verarbeitungskette und hat daher nur eine Schnittstelle zu den vorgelagerten Prozessen.

Weil gutes Output Management Outsourcing höchste Qualität mit Kostenersparnissen verbindet, setzt es sich in den Bereichen Dokumentendruck- und -logistik zunehmend durch.

Das Umsatzwachstum im Sektor Hybridpost gegen den Trend des zurückgehenden Druckvolumens im deutschen Markt zeigt diese Entwicklung deutlich.

Output Management Outsourcing senkt die Kosten, erhöht die Qualität, beschleunigt Prozesse und steigert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden

Je standardisierter die Prozesse, je höher das Dokumentenvolumen, desto rentabler ist das Outsourcing. Jedes Unternehmen, das regelmäßig Briefe, Einschreiben oder Postzustellungsurkunden (PZU) in relevantem Umfang verschickt, tut gut daran, einen professionellen Dienstleister einzubinden. Andernfalls verbleiben Komplexität und interne Prozesskosten als Ballast direkter und indirekter Kosten zu lange im Unternehmen.

Output Management Outsourcing ist eine strategische Entscheidung der Geschäftsführung mit diesen Vorteilen

Hauptvorteile des Output Management Outsourcings:

1. Kostenreduktion und Budgetkontrolle

Output Management Outsourcing ermöglicht es Unternehmen fixe Kosten, die mit Kauf, Wartung und Betrieb von Druckgeräten verbunden sind, in variable Kosten umzuwandeln. Bessere Budgetkontrolle, ausgeglichenere Liquidität und gespartes Geld sind die Folge. Kosten für Verbrauchsmaterialien, Reparaturen und technisches Personal reduzieren sich über Skaleneffekte beim Outsourcing Partner. Tätigkeiten in der klassischen Poststelle werden reduziert oder entfallen.

2. Verbesserung der betrieblichen Effizienz

Durch das Outsourcing von Druck- und Versanddienstleistungen können sich Mitarbeitende in Ausführung und Management auf die Kernaufgaben ihres Unternehmens konzentrieren. Der klare Fokus auf den Nutzen für die eigene Kundschaft macht Unternehmen durch gesteigerte Produktivität und höhere Mitarbeiterzufriedenheit erfolgreich.

3. Zugang zu neuesten Technologien

Digitalisierung bringt Unternehmen aller Branchen große Chancen. Nachhaltige Wettbewerbsvorteile entstehen nur durch die praktische Nutzung der sich beständig weiterentwickelnden neuen Technologien. Erfolgreiches Outsourcing bringt Abläufe zunächst auf den aktuellen Stand der Technik und bindet zugleich in einen arbeitsbegleitenden kontinuierlichen Verbesserungsprozess der ausgelagerten Prozesse ein. Durch die Nutzung von Clouddiensten können Geschäftsprozesse auf Best-Practice-Niveau gebracht und gehalten werden. Kombiniert man das Outsourcing der Hybridpostproduktion mit der direkten Möglichkeit für Sachbearbeiter diese Prozesse vom Arbeitsplatz flexibel zu nutzen, wird die Grundlage für die fortlaufende Verbesserung der Kundenkommunikation geschaffen.

4. Verbesserte Qualität und Professionalität

Die vernetzte, digitale Wissensgesellschaft ermöglicht und erfordert Arbeitsteilung und Kooperation in nie da gewesenem Ausmaß. Erfolgreiche Spezialisten und Integratoren, die aus Teilleistungen ein abgestimmtes Gesamtangebot formen, überwachen und optimieren ihre Leistungen fortwährend. Das Outsourcing von Output Management an Binect ist eingebettet in den gesetzlichen Rahmen (DSGVO, Telemediengesetz, usw.) und implementiert durch Zertifikate nachzuweisende Qualitätsstandards (DIN9001, ISO27001, etc.). Dieses tiefe und fortlaufende Qualitäts- und IT-Sicherheitsmanagement ist Inhouse kaum verlässlich leistbar. Mit standardisierten Software-as-a-Service-Angeboten, werden professionelle Abläufe für Unternehmen aller Größen verfügbar.

5. Skalierbarkeit und Flexibilität

Das Output Management besonders in der Ausprägung von „Managed Hybridpost“ ist ein Volumengeschäft. Je größer das Druck- und Zustellvolumen in einem definierten Ablauf, umso günstiger kann dieser angeboten werden. Unternehmen, die ihren Dokumentendruck und -versand auslagern, profitieren nicht nur von guten Konditionen, sondern können sich schnell und flexibel an Veränderungen im Versandvolumen anpassen. Ermöglicht ein Leistungsangebot die Nutzung aller Versandprodukte, vom Standardbrief, über Einschreiben, bis hin zu Postzustellungsaufträgen (PZA), entsteht Flexibilität vom Einzelschreiben bis zur termingerechten Versandaktion mit hunderttausenden von Briefen.

6. Risikominderung

Durch die Auslagerung des Output Management werden Risiken, die mit der Gerätewartung, der Datensicherheit und dem Einhalten von Compliance-Standards verbunden sind, vom Dienstleister übernommen. Redundant ausgelegte Leistungsprozesse und kontinuierliche Überwachung und Steuerung der Prozesse bilden das Fundament für Business Continuity und können definierte Szenarien für Desaster Recovery bei minimalen Kosten absichern. Das notwendige Prozessmanagement übernimmt der Outsourcing Partner.

7. Umweltauswirkungen

Schließlich sind skalierte und geführte Hochleistungsprozesse der beste Ansatzpunkt für die Steigerung von Nachhaltigkeit. Hohe Maschinenauslastung, der Einsatz nachhaltiger Papiermaterialien, Energieeffizienz und Klimaneutralität sind Ergebnis und Zielstellung der fortlaufenden Prozessoptimierung. Noch ist der Papierbrief ein notwendiges Instrument der Kunden- und Lieferantenkommunikation. Digitalisierung ist ein wichtiger Ansatzpunkt den ökologischen Fußabdruck des eigenen Unternehmens zu senken. Modernste Hochleistungs-Druckzentren mit umweltfreundlichen Drucklösungen und die Dokumentenlogistik der Deutsche Post AG helfen dabei unmittelbar.

Output Management Outsourcing mit Binect

Binect ist ein Qualitätsdienstleister für Geschäftspost. Durch unser Produktangebot zum Outsourcing des Dokumentendrucks und -versands erhalten Unternehmen die Möglichkeit, Ausgangspost voll digital zu organisieren. Diese Digitalisierung der Arbeitsprozesse kann unabhängig davon erfolgen, ob der Versand von Papierpost für manche Anlässe und Sendungsarten weiterhin notwendig ist. Mit unseren Produkten bringen wir Managed Hybridpost als Service-Baustein in Fachprozesse und auf den Arbeitsplatz.

Langjähriges Expertenwissen und die Erfahrung, fortlaufend qualitativ hochwertige Druck- und Versandleistungen bereitzustellen, bilden die Grundlage einer nachhaltigen Service-Plattform für Geschäftskommunikation. Hierfür binden wir Qualitätsdienstleister für Briefproduktion und Zustellung in einen Gesamtprozess ein, den wir fortlaufend überwachen und optimieren. Den Zugang hierzu vermitteln unser API-Angebot und eine neue Produktgeneration. Mit einem Software-as-a-Service-Angebot aus der Cloud minimieren wir für unsere Kunden konsequent alle Aufwände in Organisation, Durchführung und Betreuung von Geschäftspost-Prozessen.

Binect ist Geschäftspost weitergedacht!

Output Management Outsourcing - Fazit und Ausblick

Das Outsourcing von Dokumentendruck und -versand ist für viele Unternehmen ein kosteneffizienter und einfach zu nutzender Schritt, um schlanker und fokussierter zu werden. Es ermöglicht nicht nur eine bessere Kontrolle über die Betriebskosten, sondern bietet auch Zugang zu Fachwissen und Technologien, die intern nicht verfügbar sind. Dadurch können sich Unternehmen auf ihre Kerngeschäftsaktivitäten konzentrieren und gleichzeitig eine hohe Professionalität in ihrer Kundenkommunikation sicherstellen.

Die Frage ist nicht ob – sondern wann Sie mit dem Outsourcing von Dokumentendruck und -versand beginnen.

Kontaktieren Sie uns gerne für ein kompetentes Beratungsgespräch.