Blog: Automatisches Hinzufügen von Dateien im Postausgangsprozess
Die Funktion „Sammelkorb“ innerhalb der Software von Binect vereinfacht die Versandprozesse. Denn: Sie bietet eine vollautomatische Verarbeitung von Schreiben im Postausgangsprozess. Besonders interessant ist der Einsatz des Sammelkorbs für Unternehmen, die wiederkehrende Versandanlässe, wie beispielsweise Rechnungen mit Anhängen – auch aus Drittsystemen – in größeren Sendungsvolumen verschicken.
Sammelkörbe übernehmen die Aufgabe eines Hotfolder-Verzeichnisses im lokalen Firmennetzwerk, also einem überwachten Verzeichnis, das Transparenz über die Versendungen bietet. Die Briefdateien werden automatisch oder manuell von den Nutzenden in den Sammelkorb kopiert. Alle fünf Minuten werden diese automatisch der Verarbeitung übergeben.
Die verschlüsselte Übertragung der Daten erfolgt nach höchsten Sicherheitsstandards an unsere Partnerunternehmen im Fulfillment. Diese kümmern sich um die komplette Produktion der Schreiben zu einem Brief in Papierform. Anschließend erfolgt die Übergabe an die Deutsche Post AG, die eine sichere und datenschutzkonforme Transportlogistik übernimmt.
Alle Kunden, die die Software-Lösung Binect Enterprise oder Binect Cube einsetzen, profitieren von der Funktion und können mehrere Sammelkörbe nach ihren Bedürfnissen konfigurieren.
Administrierende nehmen Konfiguration innerhalb des Sammelkorbs vor
Alle Versandoptionen können von den Verantwortlichen der Administration selbst vorkonfiguriert werden.
Beispielsweise stellen die Admins den Farb- und Drucktyp der Schreiben innerhalb eines Sammelkorbs ein. Damit wird zentral festgelegt, ob die Sendungen des jeweiligen Sammelkorbs farbig, schwarz, ein- oder beidseitig gedruckt werden. Die Nutzenden kopieren die Schreiben einfach in den Sammelkorb – die nächsten Schritte erfolgen dann automatisch ohne weitere Interaktion.
Darüber hinaus bietet die Option „Freigeber“ die Gestaltung eines Freigabeprozesses. Alle Schreiben, die mit einem solchen Feld versehen sind, werden erst nach einer Freigabe nach dem Vier-Augen-Prinzip versendet.
Spezielle Schreiben, die beispielsweise Urkunden oder Zertifikaten enthalten, sollen ungefaltet in einem C4-Umschlag versendet werden. Für diese Fälle konfigurieren die Admins das Feld „Nicht falten“ vor.
Um die Versandkosten intern leichter abzurechnen, tragen die Admins in das vorgesehene Textfeld die Kostenstelle ein.
Vorteile der Funktion Sammelkorb
Mit der Funktion Sammelkorb lassen sich Ressourcen und Zeit sparen, da der manuelle Versand abgelöst und komplett automatisch funktioniert. Damit sparen Sie Prozesskosten und gewinnen eine Lösung, die fehlerfrei und datenschutzkonform ist.
USE CASE: Die Verwendung der Funktion Sammelkorb in der Wohnungswirtschaft
Die Versendung von Betriebskostenabrechnungen ist für viele Wohnungsunternehmen in der Regel ein aufwendiger manueller Prozess. Die verantwortlichen Personen erstellen zunächst die Betriebskostenabrechnungen digital und drucken diese anschließend aus. Der Wärmemess-Dienstleister liefert die Heizkostenabrechnungen digital oder bereits ausgedruckt in Papierform. Nun erfolgt das manuelle Zusammenfügen der beiden Schreiben für einen gemeinsamen Brief.
Von unseren Kunden erfahren wir immer wieder: Nicht selten ziehen sich zwei bis drei Teammitglieder für mehrere Stunden in einen Raum zurück und legen die ausgedruckten Schreiben per Hand zusammen. Ein zeitaufwendiger und fehleranfälliger Prozess, der enorme Ressourcen bindet.
Auch kleinere Wohnungsgesellschaften verwalten in der Regel 2000-2500 Einheiten, für die sie einmal im Jahr eine Betriebskostenabrechnung erstellen.
Vereinbaren Sie mit unserem Branchenexperten aus der Wohnungswirtschaft einen Termin, um mehr über die Vereinfachung von Sendungen zu erfahren.
Betriebskostenabrechnungen mit der Heizkostenabrechnung digital versenden
Im Sammelkorb legen die Admins des Wohnungsunternehmens alle Versandoptionen für die Betriebskostenabrechnungen fest. Nun kommt eine weitere wichtige Funktion ins Spiel, die auch in der Wohnungswirtschaft für mehr Effizienz sorgt: Autojoin.
Mit Autojoin lassen sich die Heizkostenabrechnungen, die der Wärmemess-Dienstleister über sein ERP- bzw. SAP-Programm oder die Software liefert, mit der Software von Binect digital verbinden und automatisch den jeweiligen Betriebskostenabrechnungen zuordnen.
Mit diesen beiden Funktionen „Sammelkorb“ und „Autojoin“ ist es Wohnungsunternehmen digital möglich, die Betriebskostenabrechnungen für die Mieter automatisch mit den dazugehörigen Heizkostenabrechnung vom Wärmemess-Dienstleister zu einer Sendung zusammenzufügen.
Im WorkDesk Web – der Postfachanwendung von Binect– werden die zum Versand bereitgestellten Schreiben angezeigt und können dort überprüft und verfolgt werden.
Das Team von Binect passt alle notwendigen Konfigurationen für Sie individuell an.
Sie wünschen mehr Informationen über den digitalen Versand? Bitte wenden Sie sich an unser Beratungsteam.
Melden Sie sich gern für unser Webinar an. Wir zeigen Ihnen gern die Funktion Sammelkörbe in einer Live-Demo.
Das Team von Binect ist für Sie da
