Posteingangslösungen bei Binect
Binect bietet Postversand und Postempfang aus einer Hand
Als Anbieter von Lösungen für den digitalisierten Versand von Geschäftspost jeder Art ist Binect seit Jahren etabliert und marktführend. Ab sofort bietet Binect aus einer Hand auch intelligente Lösungen für den Empfang von Geschäftspost jeder Art – von der Rechnung bis zur Kundenbeschwerde.
Unsere Kunden stehen vor der Herausforderung, dass sich der Empfang von Geschäftspost mit verschiedenen Dokumenten und Belegen in den letzten Jahren deutlich verändert hat. Da der Brief in Papierform allmählich rückläufig ist und neue Medien der Kommunikation hinzukommen, wie die klassische E-Mail, SMS-, Messenger- und Social Media-Nachrichten, hat sich die Palette der zu berücksichtigenden Eingangskanäle deutlich ausgeweitet.
Es fällt damit schwerer, einen Überblick über den „Posteingang“ zu behalten, da die Briefe, Nachrichten und Dokumente an mehreren Stellen ankommen und zudem eine Vielfalt von Formaten aufweisen.
Um den gesamten Posteingang effizient zu managen, bedarf es geeigneter Lösungen. Für den Mittelstand und kleinere und mittlere Behörden kommt es darauf an, dass diese Lösungen
- einfach zu nutzen und
- sich im Idealfall einfach in die bestehenden Fachsysteme integrieren lassen.
Darüber hinaus ist es von entscheidender Bedeutung, dass diese Lösungen den digitalen Rechnungseingang verarbeiten können und damit zukunftsfähig sind. Die Pflicht zum E-Rechnungsempfang ab dem 1. Januar 2025 macht diese Anforderungen notwendig.
Über eine Produktpartnerschaft mit One Click Solutions bietet Binect zwei kostengünstige und etablierte digitale Posteingangslösungen:
ClickPost: für die automatisierte Klassifikation und Verteilung der Eingangspost
AutoClick: für die automatisierte Auslesung und Verarbeitung der Inhalte (z.B. Eingangsrechnungsverarbeitung)
Künftig wird Binect die beiden Lösungen in die Binect-Software, wie den WorkDesk Web integrieren. Das Ziel ist, eine übergreifende Nutzungsoberfläche für den Postversand und den Postempfang in einem System zu schaffen, von dem Nutzende durch einfache Handhabung und Zeitersparnis profitieren können.
Posteingangslösungen: Wie funktioniert der Postempfang mit Binect?
Um die eingehende Geschäftspost digital verarbeiten zu können, ist es notwendig, die Papierpost zu scannen. Werden eingehende Briefe nicht selbst gescannt, übernimmt optional Binect mit einem spezialisierten Partner die zentrale Scan-Dienstleistung und stellt die Sendungen für die Weiterverarbeitung in digitaler Form bereit.
ClickPost: Postklassifikation und -Verteilung im Posteingang
Während in den Fachabteilungen die Arbeitsprozesse rein digital laufen, hat die Poststelle oder die verantwortliche Abteilung für die Bearbeitung der eingehenden Papierpost oftmals das Nachsehen. Die digitale Transformation beginnt mit Binect beim Posteingang. Schnell, zuverlässig, vollautomatisch.
Die digitale Post durchläuft ein sogenanntes Pre-Processing. Dabei werden Adressen automatisch erkannt, es erfolgt ein Routing an die richtige Stelle ohne Vorsortierungen, es gibt die einfache Möglichkeit zur Rücksendung an die „Zentrale“ mit kurzem Kommentar. Darüber hinaus wird ein vollständiges Posteingangsbuch erstellt.
Mit dem Klassifizierungsmodul werden Dokumente von der Software nach inhaltlichen Kriterien klassifiziert und regelbasiert an die richtigen Empfänger oder Stellen gesendet. Mit dem Modul Dokumentkonfiguration können Dokumente mit zusätzlichen Informationen angereichert und Mikro-Worksflows realisiert werden. ClickPost ist entsprechend dem Bedarf des Kunden einfach zu konfigurieren und zu erweitern.
Bei weitergehenden Anforderungen, die auf der vollständigen Erfassung der Dokumentinhalte beruhen, kommt das Produkt AutoClick ins Spiel.
AutoClick: Dokument-/Beleg-Auslesung und -Verarbeitung im Posteingang
Bei der Dokumentenerfassung mit AutoClick geht es darum, die relevanten Informationen aus unterschiedlichen Dokumenten, wie zum Beispiel Rechnungen, Lieferscheine, Verträge oder Stücklisten, möglichst automatisiert, vollständig und korrekt zu extrahieren. Ziel ist es, wiederkehrende manuelle Tätigkeiten, wie Abtippen, Vergleichen, Suchen oder Überprüfen, durch automatische Softwareabläufe zu ersetzen.
AutoClick sorgt dafür, dass nachfolgende Systeme und Anwendungen die richtigen Daten möglichst automatisiert weiterverarbeiten können. Die Erkennungsraten von AutoClick liegen höher als 95 Prozent und sind mit einer sehr schnellen und steilen Lernkurve zu erreichen.
Das freie Auslesen von komplexen Positionsdaten oder Tabellen, auch wenn sie über Hunderte von Seiten gehen, ist eine weitere herausragende Eigenschaft von AutoClick. Die Leseergebnisse können in AutoClick automatisiert validiert, also geprüft, werden. Dazu stehen frei konfigurierbare Prüfregeln zur Verfügung. Durch vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten kann die Software in jede IT-Infrastruktur integriert werden.
Aktuell spielt für viele Kunden das Modul „X-Rechnung / E-Invoice“ eine entscheidende Rolle. Der Gesetzgeber hat mit dem neuen Wachstumschancengesetz Unternehmen und Behörden dazu angehalten, die E-Rechnung schrittweise einzuführen. Jedes Unternehmen ist verpflichtet, ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen zu können.
Die neuen Anforderungen des Gesetzgebers können mit AutoClick vollständig umgesetzt werden. Eingehende X-Rechnungen werden ohne Prozessänderungen verarbeitet, Papier/PDF-Rechnungen werden intern als X-Rechnungen zur Verarbeitung bereitgestellt. Nebenbei können auch ausgehende Rechnungen als X-Rechnungen versendet werden.
Vorteile für die Digitalisierung mit Posteingangslösungen:
Schnelligkeit und höhere Zuverlässigkeit: Manuelle, wiederkehrende Tätigkeiten werden von intelligenten Softwarelösungen übernommen
Kürzere Prozessdurchlauf- und Zustellzeiten: Gesamter interner Zustellprozess wird durch Automatisierung verkürzt
Steigerung der Produktivität bei gleichzeitiger Arbeitsentlastung: Mitarbeitende können sich stärker den für ihr Geschäft wichtigen Aufgaben widmen
Bessere Erreichbarkeit: Post erreicht auch Mitarbeitende im Homeoffice und auf Dienstreisen
Verbesserte Transparenz: Archivierung in digitalem Posteingangsbuch
Einfache Nutzung und hohe Akzeptanz: Die einfache Bedienung der Poststelle sowie die hohen Zustellraten führen schnell zu Akzeptanz.
Das Team von Binect ist für Sie da
Das Versprechen von Binect
Als Digitalisierungs-Dienstleister bringen wir Unternehmen und Behörden schrittweise in die digitale Welt. Ob unsere Kunden unabhängig von den Brieflaufzeiten der Deutschen Post werden oder aus anderen Gründen die Digitalisierung vorantreiben wollen: Binect ist und bleibt die zentrale Drehscheibe für alle ausgehenden und eingehenden Sendungen und Dokumente – ob analog oder digital.