Hybridpost: Wie Sie Ihre Geschäftspost effizient managen
Geschäftspost einfach digital erledigen und den Empfänger trotzdem per Brief erreichen? Versandprozesse optimieren und dabei nicht auf die Rechtssicherheit der postalischen Zustellung verzichten? Hybridpost bringt genau dies unter einen Hut. Wissenswertes rund um den hybriden Versand von Rechnungen, Kundenanschreiben & Co. und wie Unternehmen damit Zeit und Kosten sparen, erfahren Sie in diesem Blog-Beitrag.
Was ist Hybridpost?
Von „Hybrid“ sprechen wir, wenn ein System zwei Technologien oder Prozesse miteinander kombiniert. Was in der Automobil-, Technologie- oder Energiebranche zukunftsweisende Mobilität, Innovation und Effizienz verspricht, ist seit einigen Jahren auch im Geschäftspostmanagement ein festes Thema. Der Ansatz: Elektronisch erzeugte Dokumente werden digital entgegengenommen und in eine externe Prozesskette für Druck, Kuvertierung, Frankierung und Zustellung gesteuert. Während der Empfänger wie gewohnt einen Papierbrief erhält, managt der Versender seine Tages- oder Regelpost papierlos in der gewohnten Arbeitsumgebung und ist unmittelbar in der Lage, manuelle Routineaufwände und damit auch erhebliche Zeit- und Kostentreiber zu reduzieren.
Hybridpost mit Binect: So werden aus digitalen Dokumenten echte Briefe.
Erste Ansätze für den hybriden Versand lieferte die Deutsche Post schon 1992, heute ist Hybridpost in Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen gefragter denn je – besonders in Deutschland, wo der klassische Brief nach wie vor einen sehr hohen Stellenwert in der Geschäftskommunikation genießt. So fasst auch die Bundesnetzagentur in ihrem Ergebnisbericht von 2018 zusammen, dass „qualitativ hochwertige Postdienstleistungen (…) auch in einer digitalisierten Welt noch eine herausgehobene Rolle [spielen] und (…) für die Menschen unverzichtbar [sind]. Bevölkerung und Unternehmen benötigen physische Briefsendungen für eine respektvolle und rechtssichere Kommunikation.“1
Von der Individuallösung zur Standardisierung
Gerade im Schnittbereich dieser beiden Welten – Digitalisierung und rechtssichere Kommunikation – entwickelt Hybridpost ein enormes Potenzial und wird zum Schlüsselthema für viele Unternehmen. Umso mehr gilt dies in Zeiten strengerer Datenschutzregelungen, mit denen auch der Versand geschäftlicher E-Mails schnell zum datenschutzrechtlichen Problem werden kann. Dabei besteht der große Vorteil des heutigen Hybridpost-Angebots darin, dass auch kleinere und mittlere Unternehmen von den Möglichkeiten des hybriden Versands profitieren können.
Während in den Anfangsjahren von Hybridpost vor allem Großversender wie z. B. Versicherungen mit teilweise maßgeschneiderten und projektaufwendigen Lösungen versorgt wurden, steht heute die Standardisierung im Fokus des dynamisch wachsenden Marktes. Der enorme technische Fortschritt in den Bereichen Software, Schnittstellen und Druckverarbeitung hat dazu geführt, dass sich aus dem eher branchenspezifischen Großkundenthema Hybridpost heraus ein im Prinzip für alle Unternehmen zugängliches Produkt- und Lösungsangebot etabliert hat. Heute sorgen virtuelle Druckertreiber, Hotfolder-Schnittstellen oder Portal-Upload für die Anbindung in gewohnte Office- und Fachanwendungen, während flexible Betriebskonzepte auf die kundeneigenen IT-Anforderungen reagieren können. Im Regelfall übernimmt der Hybridpost-Anbieter dem Kunden gegenüber zudem die Verantwortung für den gesamten Verarbeitungsprozess, unabhängig davon, ob z. B. für Druck oder Konsolidierung weitere Vertragspartner eingebunden sind. Die Produktion selbst erfolgt heute auch bei hochstandardisierten Angeboten üblicherweise in professionellen Maschinenparks, die wenig mit den Druckern oder Kuvertiermaschinen im Büro zu tun haben.
Auf dem Weg ins papierlose Büro
Kosteneinsparungen bei Material, Ressourcen und Porto gehören dabei zu den Hauptreibern für die seit 2012 spürbar anziehenden Nachfrage im Bereich Hybridpost. Wie das Wissenschaftliche Institut für Infrastruktur und Kommunikationsdienste (WIK) in diesem Zusammenhang erforscht hat, ist die Auslagerung des Postausgangs zudem besonders im Segment der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), ein „naheliegendes Projekt, um das Thema Digitalisierung im eigenen Unternehmen anzugehen“2.
Hier hat Hybridpost eine Schlüsselfunktion, da vor allem Mittelständler, aber auch viele kommunale Unternehmen oder Gesundheitseinrichtungen erheblichen Nachholbedarf bei der digitalen Transformation haben. Der Umstieg auf den hybriden Versand ist vielerorts daher ein wichtiger erster Schritt, um die Digitalisierungsagenda ganz pragmatisch anzugehen und genau da anzusetzen, wo oft mit das größte Optimierungspotenzial beim digitalen Wandel identifiziert wird.
Mehr als nur Outsourcing
Auf dem Weg ins papierlose Büro ermöglicht es Hybridpost, den Briefversand über einen volldigitalen Prozess in die Geschäftsabläufe einzubinden, um Kunden und Partner optimal zu erreichen. Ebenso wie in den „hybriden“ Nachbartechnologien in Automobilbranche & Co. überzeugt auch Hybridpost jedoch vor allem dann, wenn es um ein intelligentes Zusammenspiel aller relevanter Prozesse handelt. Dann ist Hybridpost auch mehr als die bloße Auslagerung von zeit- und ressourcenaufwendigen Druck- und Versandabläufen, sondern kann Geschäftsprozesse effektiv und nachhaltig verbessern.
Konkret bedeutet dies: Wie bei allen Digitalisierungsprojekten sollten auch hier Insellösungen vermieden werden, um die Fachabteilungen, Teams und Mitarbeiter sinnvoll zu unterstützen. Heute sind Hybridpost-Lösungen in der Lage, z. B. ganze Freigabe-Prozesse bei prüfpflichtigen Dokumenten abzubilden oder an Monitoring- und Controlling-Prozesse anzudocken. Besonders in Fachbereichen, in denen eine reibungslose und schnelle Kundenkommunikation entscheidend ist (z. B. im Bescheidwesen oder in der Patientenkommunikation), trägt eine sinnvoll integrierte Lösung zu mehr Transparenz, höherer Standardisierung und vor allem lückenloseren Abläufen bei. Im Kern profitieren daher auch die Mitarbeiter von schlankeren Prozessen und mehr Zeit für Kernaufgaben.
Hybridpost: Darauf sollten Sie achten
Bei der heutigen Vielfalt an Produkten und Dienstleistungen rund um den hybriden Versand sollten Unternehmen auf folgende Punkte achten, um mit Hybridpost optimal durchzustarten:
- Datenschutz: Grundsätzlich unterliegen Hybridpost-Anbieter strengen gesetzlichen Regulierungen zu Datenschutz, Post- und Telekommunikation – denn das Briefgeheimnis hat auch beim hybriden Verfahren absolute Priorität und muss sowohl vom Hybridpost-Anbieter als auch von allen in die Leistungserfüllung integrierten Vertragspartnern sichergestellt werden. Beim Einsatz von Unternehmenslösungen empfiehlt es sich zudem, Anbieter auszuwählen zu setzen, die ein ganzheitliches Sicherheitsmanagement nach der ISO-Norm 27001 implementiert haben. Dadurch ist die Einhaltung höchster technologischer, rechtlicher und organisatorischer Standards zum Schutz von Daten umfassend gewährleistet. Erfahrene Hybridpost-Anbieter geben gern Auskunft über die eingesetzten Sicherheitsmaßnahmen z. B. bei Verschlüsselung, IT-Infrastruktur und Organisation.
- Integrierbarkeit: Im Sinne der optimalen Prozessunterstützung sollte darauf geachtet werden, dass der Versand direkt aus den gewohnten Office- und Fachanwendungen wie z. B. ERP und KIS oder den zentralen Systemen angesteuert werden kann. Besonders im Bereich Arbeitsplatzpost steht größtmögliche Praxisnähe im Vordergrund, um die Sachbearbeiter nicht mit unnötig komplizierter Software zu belasten. Ziel sollte es sein, Briefe wie Rechnungen oder sonstige Kundenanschreiben im gewohnten Workflow mit wenigen Mausklicks zu managen. Dazu gehören auch Freigabe- und Versandeinstellungen oder das einfache Hinzufügen von Anhängen. Vor allem bei automatisierten Sendungen aus zentralen Systemen ist es zudem sinnvoll, wenn Standardbeilagen für bestimmte Sendungsanlässe (wie z. B. AGB bei Rechnungen) zentral hinterlegt und so konfiguriert werden können, dass sie den entsprechenden Sendungen automatisch hinzugefügt werden.
- Tracking: Eine Hybridpost-Lösung sollte unbedingt über umfangreiche Tracking-Möglichkeiten auf Einzelbriefebene verfügen, zusätzlich zu Nutzer- und Gruppenpostfächer idealerweise in Form eines zentralen Versandjournals, das den Fachverantwortlichen lückenlos und transparent Briefstatus und weitere Daten wie z. B. Kostenstellenzuordnungen und Freigaben dokumentiert.
- Implementierung und Betrieb: Fehlende IT-Ressourcen und Fachkräftemangel gehören zu den Haupthindernissen bei der Umsetzung von digitalen Strategien. Umso wichtiger ist es auch bei der Einbindung von Hybridpost in die Geschäftsabläufe, auf möglichst standardisierte Lösungen mit schneller Installation und flexiblem Betriebskonzept zu setzen. In den vergangen Jahren haben sich z. B. SaaS-Konzepte (Software as a Service) bewährt, bei denen Kostenvorteile, Performance und Sicherheit optimal zusammenwirken. So kann ein Hybridpost-Produkt innerhalb kürzester Zeit implementiert werden, während Hosting und Betrieb professionell vom Anbieter gemanagt werden. Dadurch wird die IT vor Ort nicht zusätzlich belastet, während hohe Verfügbarkeit und Durchsatz sichergestellt werden.
Egal ob Unternehmenslösung, schlankes Online-Portal oder Partner-API: Hybridpost ist heute ein zentraler Baustein, um die Geschäftskommunikation zuverlässig, effizient und sicher zu erledigen und den richtigen Schritt in Richtung Digitalisierung zu gehen.
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Quellen:
Bundesnetzagentur, Ergebnisbericht: Evaluationsstudie zum Post-Universaldienst, Bonn 2018. > Externer Link
Antonia Niederprüm, „Hybridpost in Deutschland“, in: Wissenschaftliches Institut für Infrastruktur und Kommunikationsdienste (WIK), WIK-Newsletter 109 (Dezember 2017), S. 10-12. > Externer Link