Welttag des Briefeschreibens

Portosprünge

Lange ist es her: Ende der 1990er-Jahre kostete ein Standardbrief noch rund eine D-Mark. 2016 stieg das Porto auf 0,70 Euro, Mitte 2019 auf 0,80 Euro und 2022 auf 0,85 Euro. Seit dem 1. Januar 2025 liegt es bei 0,95 Euro. Dieser Preis ist bis Ende 2026 festgeschrieben.

Die weiterhin hohen Sendungsmengen im Geschäftskundenbereich machen zugleich deutlich: Trotz steigender Portokosten haben deutsche Unternehmen eine hohe Zahlungsbereitschaft beim Thema Briefversand. Ein Grund ist die hohe Wertigkeit physischer Briefe im digitalen Zeitalter: Briefe gelten als persönlicher, respektvoller und rechtssicherer als vermeintliche digitale Alternativen.

Portokosten senken: Tipps für Unternehmen

Gerade für Unternehmen mit hohem Briefaufkommen summieren sich Portoerhöhungen schnell zu spürbaren Mehrkosten. Zumal zum Porto stets versteckte Prozesskosten für Druck, Kuverts, Frankierung und Arbeitszeit hinzukommen. Mit einigen einfachen Maßnahmen lässt sich die Geschäftspost deutlich günstiger organisieren:

• Formatgrenzen kennen: Ein Standardbrief (0,95 Euro) darf maximal 20 Gramm wiegen – das entspricht etwa drei Blatt DIN A4 samt Umschlag. Schon ein Blatt mehr macht die Sendung zum Kompaktbrief (1,10 Euro). Wer regelmäßig knapp über der Grenze liegt, spart mit beidseitigem Druck oder schlankeren Anlagen bares Geld.
• Sendungen bündeln: Gehen am selben Tag mehrere Briefe an denselben Empfänger, lassen sie sich mit intelligentem Output-Management automatisch in einer Sendung zusammenfassen – das spart pro Vorgang gleich mehrfach Porto.
• Eigenfertigung hinterfragen: Drucker, Kuvertier- und Frankiermaschinen verursachen Anschaffungs-, Wartungs- und Personalkosten, die in der Kalkulation der Poststelle oft untergehen. Ein Komplettpreis pro Sendung macht die tatsächlichen Kosten dagegen transparent und planbar.
• Portorabatte über Dienstleister nutzen: Hybridpost-Anbieter wie Binect bündeln die Sendungen vieler Kunden und geben Portorabatte weiter – in Summe lassen sich so bis zu 60 Prozent der Druck- und Prozesskosten einsparen.

Ein Blick auf den Kalender lohnt sich ebenfalls: Das aktuelle Briefporto ist bis Ende 2026 festgeschrieben. Ob und wie stark es danach steigt, ist offen. Wer seine Versandprozesse jetzt optimiert, federt kommende Erhöhungen von vornherein ab.

Erfindung der Briefmarke

Übrigens: Die Grundidee eines vom Absender zu entrichtenden Briefportos ist eng verbunden mit der Entwicklung des modernen Postwesens in der Mitte des 19. Jahrhunderts. Die revolutionäre Erfindung der Briefmarke hatte den Zweck, die zuvor aufwendigen, uneinheitlichen und ungenauen Methoden zur Briefpreisbestimmung zu vereinfachen und ein verbindliches Gebührensystem zu schaffen. Nach Ausgabe der „One Penny Black“ und der „Two Pence Blue“ 1840 in England – die ersten beiden Briefmarken überhaupt – folgten weitere Länder der bahnbrechenden Idee; als erste deutsche Briefmarke gilt der 1849 vom Königreich Bayern herausgegebene „Schwarze Einser“ – heute ein wertvolles Sammlerstück: Einer der wenigen erhaltenen Bögen (mit insgesamt 90 Marken) wurde 2010 für 300.000 Euro in Wiesbaden versteigert.

Als Folge des stetigen Ausbaus des Eisenbahnnetzes und des damit einhergehenden Aufschwungs des Briefs zum wichtigsten Kommunikationsmittel in Deutschland erreichte die Briefmarke um 1900 mit Milliardenauflagen einen Höhepunkt in ihrer Verbreitung – und das zeitgleich mit einer technischen Erfindung, die die Briefmarke zumindest bei der geschäftlichen Korrespondenz auch bald verdrängen sollte: die Frankiermaschine.

Moderne Poststellen und Büros

Nachdem neben den Frankier- auch moderne Kuvertiermaschinen in die Poststellen der Unternehmen einzogen, wurde der Briefversand im Laufe des 20. Jahrhunderts zunehmend automatisiert. Durch technische Erneuerungen wie die elektronische Schreibmaschine und die Entwicklung der modernen EDV erlebte auch die Bürokultur seit den 1950er und 1960er Jahren einen tiefgreifenden Wandel hin zu Automatisierung, Beschleunigung und Standardisierung von Arbeitsprozessen.

A propos: Der erste jemals überhaupt auf einer Schreibmaschine getippte Brief datiert schon rund hundert Jahre zuvor: Der Südtiroler Tischler Peter Mitterhofer – selbst ein Pionier der frühen Schreibmaschinen-Technik – schrieb 1869 einen Dankes- und Bettelbrief an seinen Gönner Ritter Franz von Goldegg – auf einer Schreibmaschine aus Holz.

Normen

Noch ausgehend von der Schreibmaschine bestimmt bis heute die Norm DIN 5008 die grundlegenden Schreib- und Gestaltungsregeln für Geschäftsbriefe – darunter fallen u. a. Adressfeld, Seitenränder oder Zeilen für Datum und Betreff. Seit 1996 berücksichtigt die Norm auch die Gestaltungsmöglichkeiten mit PC-Textverarbeitungsprogrammen. Weitere wichtige DIN-Vorgaben für die Erstellung von Geschäftsbriefen sind DIN 680 (Fensterbriefhülle, Formate, Fenstererstellung), DIN 5009 (Diktierregeln) und DIN 16511 (Korrekturzeichen).

Digitale Prozesse

Heute ist alles in den PC, Office-Anwendungen und CRM-Systeme integriert, längst bestimmen digitale Prozesse den Arbeitsalltag, sodass auch die einst modernen Frankier- und Kuvertiermaschinen wie Relikte aus einer anderen Zeit wirken. Dennoch gibt es auch heute noch Unternehmen, die auf die kosten- und wartungsintensiven Geräte setzen, um den täglichen Brief-Output zu bewältigen – denn auch in Zeiten von Digitalisierung und „Smart Office“ ist die klassische Briefkommunikation nicht aus dem Geschäftsleben wegzudenken.
Zwar wurde schon früh das „papierlose Büro“ ausgerufen, vermeintliche digitale Alternativen zum Brief konnten sich in Deutschland bislang jedoch nicht durchsetzen – der eingestellte E-Postbrief und die De-Mail sind dafür die bekanntesten Beispiele. Hinzu kommt, dass in Zeiten der DSGVO auch der Versand von geschäftlichen E-Mails schnell zum datenschutzrechtlichen Problem werden kann. Immer beliebter sind heute daher Lösungen, die die Vorteile eines gedruckten, postalisch zugestellten Briefs mit den gewohnten Vorteilen einer digitalen Arbeitsumgebung vereinen: Hybridpost.

Hybridpost

Was mit ersten Gehversuchen bereits 1992 auf der CeBIT begann, ist heute ein technisch und logistisch hochentwickeltes System, bei dem – vereinfacht gesagt – ein Absender seinen Brief digital verschickt und der Empfänger ihn physisch erhält. Möglich ist dies z. B. per Software-Integration, virtuellem Drucker oder Web-Interface, im Hintergrund sorgt ein professioneller Maschinenpark für hochwertige und reibungslose Produktion.

Mit den Produkten von Binect – von Binect ONE bis zur Binect API – lassen sich dabei nicht nur bis zu 60 Prozent Druck- und Prozesskosten einsparen: Auch die gewohnten Fachprozesse rund um die Brieferstellung, -freigabe und -verwaltung werden durch integrierte Tools erheblich optimiert. Auf diese Weise sparen Unternehmen Zeit und Geld und steigen optimal in die Digitalisierung ein. Für den Empfänger bleibt das Ergebnis gleich: Er erhält einen guten alten Brief in gewohnter Qualität.