Kunden fragen - wir antworten: Versandzeitpunkt im WorkDesk
Im WorkDesk stehen meine Briefe auf dem Status „Versendet“ und eine Uhrzeit ist sichtbar, er ist jedoch noch nicht beim Empfänger eingetroffen. Was sagt diese Uhrzeit genau aus?
Wichtig zu wissen ist bei der Beantwortung der Frage, dass der so genannte Zeitstempel im WorkDesk nach dem Absenden des Briefes (dies entspricht dem allgemeinen Verständnis nach dem Klick auf die Schaltfläche „Zur Poststelle“), nicht mehr geändert wird.
Möchte man den genauen Versandzeitpunkt wissen, hilft ein Blick in das Journal. Dieses ist für Nutzer mit Administratorrechten innerhalb der browserbasierten Verwaltungsoberfläche unter „Poststelle > Journal“ sichtbar. Es kann als CSV-Datei heruntergeladen und den Anwendern zur Auswertung zur Verfügung gestellt werden.
Jeder Brief hat eine Historie. In einer Art Lebenslauf werden wichtige Ereignisse (Statuswechsel) festgehalten. Ein Brief erscheint also mehrmals innerhalb des Journals.
Mit einer Abfrage kann dieses leicht nachvollzogen werden. In meinem kleinen Beispiel habe ich einen Brief an den WorkDesk gedruckt, mit einem Freigeber versehen, der Brief wurde freigegeben und versendet.
Die Gegenüberstellung der Ereignisse zeigt die jeweiligen Status des Briefes in WorkDesK und Journal. In der Filtereinstellung des Journals wurde für Ereignisse die Auswahl „Alle“ eingestellt.Zeitstempel im WorkDesk auch für das Ereignis „Versendet“ den Zeitpunkt den Zeitpunkt des Klicks auf die Schaltfläche „Zur Poststelle“ anzeigt.
| Prozess / Tätigkeiten des Anwenders | Zustand im WorkDesk | Zeitstempel im WorkDesk | Zustand im Journal | Zeitstempel im Journal | Erläuterung |
| Im Beispiel wurde der Brief aus Word mit „Datei > Drucken“an den WorkDesk gesendet | Neu | 27.03.2019; 10:36:47 | |||
| Klick auf „Zur Poststelle“ | Wartet auf Freigabe | 27.03.2019; 10:41:41 | Eingeliefert | 27.03.2019; 10:41:43 | Der Brief wurde auf den Cube übertragen, wurdejedoch noch nicht für den Versand freigegeben. |
| Freigeben | Versandbereit | 27.03.2019; 10:41:41 | Freigegeben | 27.03.2019; 10:44:21 | Der Brief ist versandbereit. |
| In Verarbeitung | 27.03.2019; 10:41:41 | Der Druckauftrag (eine Datei für den Druckdienstleister= wird gerade erstellt. | |||
| Im Druck | 27.03.2019; 10:41:41 | In Übertragung | Der Brief wurde dem Druckdienstleister übergeben. | ||
| Versendet | 27.03.2019; 10:41:41 | Versendet | Der Brief hat den Druckdienstleister verlassen und wurde der Deutschen Post AG übergeben. |