Blog: Serienbriefe digital versenden mit Binect Cube
Serienbriefe sind einer der häufigsten Anwendungsfälle im Bereich der professionellen Textverarbeitung. Nahezu jede Textverarbeitungssoftware stellt dazu Menüpunkte bereit, zum Beispiel:
- Microsoft Word: „Sendungen → Seriendruck starten„
- OpenOffice / Libreoffice: „Extras → Serienbrief-Assistent„
Bei beiden Programmen entsteht eine Datei, in der alle Briefe enthalten sind. So hat zum Beispiel ein Serienbrief-Dokument für 250 Empfänger und einer Brieflänge von einer Seite einen Umfang von 250 Seiten. Im folgenden wird dies als „Mehrfachbrief“ bezeichnet.
Dieses Dokument ist vergleichbar mit einer Rolle Küchenpapier: Mehrere Blätter befinden sich auf einer Rolle und es gibt ein Trennmerkmal, die Perforation. Ähnlich dieser Perforation benötigt auch ein Mehrfachbrief ein geeignetes Trennmerkmal.
Als Standardeinstellung dient dazu die Zeichenkette [[NeuerBrief]]. Sollten Sie eine andere Zeichenfolge benötigen, kann Ihr Betreuer in der Administrationsoberfläche unter „Briefe – Serienbrief“ eine andere – für Sie passendere Zeichenfolge – hinterlegen. Die beiden Blockklammerpaare sind dabei nicht erforderlich.
Dieses Trennmerkmal wird innerhalb der Briefvorlage als so genanntes Weißtextfeld hinterlegt.
Durch die Formatierung in weißer Textfarbe ist dieses Trennmerkmal für den Empfänger nicht sichtbar, da es nicht gedruckt wird. Die Software zum Trennen des Briefes erkennt dieses Steuerelement jedoch und teilt den Serienbrief auf.
Fügen Sie also Ihrer Serienbriefvorlage dieses Element hinzu, erscheint es nach Erzeugen des Serienbriefes auf jedem Brief.
Diese Punkte bitte beachten:
- Das Textmuster besteht aus mindestens fünf Zeichen
- Das Textmuster enthält keine Umlaute und Sonderzeichen enthalten (keinen Punkt, kein Komma)
Wichtig ist die Unterscheidung nach der Brieflänge:
- Bei einem statischen Brief sind für alle Briefe die Seitenzahlen gleich, da der Text keine Variablen, wie zum Beispiel Textbausteine mit fallbezogener Länge oder unterschiedlichen Anzahlen an Rechnungspositionen enthält. Dies können zum Beispiel Einladungen zur Jahreshauptversammlung sein.
- Dynamische Briefe weisen unterschiedliche Seitenzahlen auf. Je nach Inhalt kann ein Brief eine oder mehrere Seiten umfassen. Typisch ist dieses für Rechnungen, da je nach Anzahl der Rechnungspositionen die Seitenzahl variieren kann.
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Statische Briefe
Statische Briefe sind dadurch gekennzeichnet, dass sie über eine gleiche Seitenanzahl verfügen. Häufig ist dies bei Informationsbriefen, wie Infopost und Dialogpost der Fall. Diese Briefe können nach dem Trennmerkmal „Seitenzahl“ getrennt werden.
Ist es ein Mehrfachbrief, der über den WorkDesk gedruckt wird, rufen Sie hierzu durch einen Klick auf den „Bearbeiten“-Button das Dialogfenster „Briefeigenschaften“ auf. Im Bereich „Serienbrief“ aktivieren Sie die Funktion „Brief in Einzelbriefe trennen“, klicken auf „nach Seitenzahl pro Brief“ und tragen die entsprechende Seitenzahl ein. Nach einem Klick auf „Übernehmen“ wird der Mehrfachbrief aufgetrennt.
Dynamische Briefe
Bei dynamischen Briefen ist die Seitenzahl vom Inhalt abhängig und kann variieren. Dies ist bei Rechnungen der Fall. Je nach Anzahl der Rechnungspositionen weisen die einzelnen Briefe eine unterschiedliche Seitenanzahl auf.
In diesen Fällen wird entweder ein definiertes Trennmerkmal oder die Option „nach folgendem Textmuster“ genutzt.
Trennung mit definiertem Trennmerkmal
Diese Vorgehensweise eignet sich besonders, um in häufig benutzen Serienbriefvorlagen ein Trennmerkmal zu integrieren. Dazu wird im Verwaltungsbereich des Cube ein Trennmerkmal definiert.
Bei Auslieferung des Binect Cube ist dort der Ausdruck [[NeuerBrief]] hinterlegt. Bei Bedarf können Sie dieses ändern, die Blockklammern können entfallen. Beachten Sie bitte, dass Änderungen an diesem Ausdruck für alle an den Binect Cube angeschlossenen Arbeitsplätze gelten.
Voraussetzung ist, dass sich das verwendete Textmuster auf der ersten Seite befindet, mindestens fünf Zeichen lang ist und nur einmal im Brief vorkommen und keine Sonderzeichen (auch keinen Punkt und kein Komma) enthalten darf.
Enthält Ihre Serienbriefvorlage nun dieses Trennmerkmal, wird der Brief beim Einliefern (Drucken) auf den Binect Cube automatisch in Einzelbriefe aufgetrennt.
Sonderfall: Nicht editierbares Dokument
Nicht editierbare Dokumente lassen sich mit dem Binect Cube in Einzelbriefe auftrennen. Dies ist bei Briefen erforderlich, die aus einem ERP-System als Output in Form eines PDFs erzeugt werden. Sollte keine Trennung nach Seitenzahl möglich sein, kann in den Briefeigenschaften ein für diesen Mehrfachbrief geltendes Textmuster angegeben werden.
Versandautomatisierung: Serienbrief und Sammelkorb
Sammelkörbe dienen zur Automatisierung des Briefversandes. Auf alle Briefe im Sammelkorb anzuwendende Druck- und Farboptionen können vordefiniert werden. Auch die Trennung von Serienbriefen lässt sich konfigurieren, wie oben beschrieben.
Erfahren Sie mehr zur Funktion Sammelkorb.
Bonustip / Workshop:
Serienbriefe mit Libreoffice als Einzel-PDF erstellen und im Sammelkorb speichern.
Für alle Benutzer, die LibreOffice verwenden, nicht jedoch den Serienbrief-Assistenten mögen, ist diese Anleitung gedacht. Es sollen Datenfelder in eine Serienbriefvorlage eingefügt, ein Serienbrief erstellt und im Sammelkorb gespeichert werden. Es wird eine Tabelle als Datenquelle verwendet.
Voraussetzung:
- Der Sammelkorb wurde als Laufwerk eingebunden.
Vorgehen:
Erstellen der Adressdatenbank aus einer bestehenden Tabelle:
- Starten Sie LibreOffice Base
- Wählen Sie „Verbindung zu einer bestehenden Datenbank herstellen“, wählen im DropDown-Menü „Tabellendokument“ aus und klicken auf „Weiter“
- Mit dem Button „Durchsuchen“ wählen Sie eine bestehende Tabelle (zum Beispiel aus Calc oder Excel) aus, klicken auf „Fertigstellen“ und speichern Ihre Datenbank im odb-Format ab.
- Starten Sie LibreOffice Writer
- Drücken Sie auf der Tatstatur die Tastenkombination STrg+Umsch+F4 (in älteren Versionen nur F4) – es öffnet sich der Datenbankexplorer.
- Nun können Sie per Drag and Drop die Spaltenköpfe auf die entsprechende Position im Dokument ziehen und Ihr Serienbriefdokument bearbeiten
- Wählen Sie im Anschluss „Datei – Drucken“, so schlägt Ihnen LibreOffice vor, einen Serienbrief zu drucken, klicken Sie auf „Ja“
Wählen Sie:
- Datensätze: je nach Bedarf
- Ausgabe: Datei
- Serienbriefdokument speichern: Als einzelne Dokumente speichern
- Dateiname aus Datenbank erzeugen
- als Pfad wählen Sie Ihren als Netzlaufwerk eingebundenen Sammelkorb aus
- Dateiformat: PDF
- Klick auf „OK“
Ihr Serienbrief befindet sich nun im Sammelkorb und wird von dort automatisch versendet.
Sollten Sie weitere Fragen zum Serienbrief haben freuen wir uns auf Ihre Nachricht und auf Ihre Anmeldung zu einem unserer Webinare
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