Blog: Die Prozessschritte beim digitalen Postversand: Von der Grundidee bis zur Zustellung beim Kunden
Für den digitalen Postversand nutzt die GWH Wohnungsgesellschaft Hessen seit einigen Jahren die Binect-Software. Kira Schaumann, Digital Coach von der GWH, hat einen Blick hinter die Kulissen von dem Software-Hersteller Binect und seinem Partner, dem Druckdienstleister Ad-Con, geworfen und in einem Video festgehalten.
Die Grundidee von Binect-Lösungen
Jürgen Kneißl, Executive Sales Manager bei Binect, erläutert die Grundidee der Binect-Software: Jeder Mitarbeiter, der Geschäftsbriefe versenden will, soll möglichst aus jeder Software-Anwendung ganz einfach per Knopfdruck den Briefversand anstoßen können – ganz unabhängig von seinem eigenen Standort.
Und genau da liegt die Kernkompetenz von Binect: Der Postausgang wird durch die Software automatisiert und zu einer digitalen Poststelle weiterentwickelt.
Das Grundkonzept ist den Brief digital anzustoßen, sodass jeder Mitarbeiter von jedem Standort per Knopfdruck aus jeder Anwendung Briefe senden kann.
Vorteile für Unternehmen und Kommunen: Binect-Lösungen für den digitalen Postversand
Der Vorteil für Unternehmen ist, einen Brief so einfach wie eine E-Mail zu versenden.
Die Binect-Lösungen unterstützen Unternehmen und Kommunen dabei, die Digitalisierung und Automatisierung von zeitintensiven Postausgangsprozessen zu verschlanken und damit zu vereinfachen.
Der digitale Prozess mit Binect bietet darüber hinaus absolute Transparenz bei geringen Investitions- und Schulungskosten.
Der Start des Software-Dienstleisters Binect
Binect ist ein Software-Unternehmen, das bereits seit 2001 individuelle Workflows mit Krankenkassen entwickelt, um den Postausgang zu digitalisieren. Daraus entstand die Idee, die digitale Poststelle auch anderen Kundengruppen und Branchen zur Verfügung zu stellen, um beispielsweise Rechnungen, Mahnungen bequem und komfortabel zu versenden.
2017 hat Binect erstmals 100 Millionen Sendungen innerhalb eines Jahres über das System verschickt.
Künftig wird Binect weiterhin die Hybridpost-Prozesse für den digitalen Postausgang optimieren und stärker das Thema Posteingang als neue Herausforderung angehen.
Ein Brief ist immer identisch aufgebaut: Er besteht aus einer Hülle und einem Inhalt.
Das Zusammenspiel zwischen Binect und dem Druckdienstleister Ad-Con
Erfahrungsgemäß können ca. 8.000 bis 10.000 Sendungen pro Stunde produziert werden.
Nachdem das Kundenanschreiben digital erstellt und über die Binect-Software „abgeschickt“ wird, gelangen diese Daten zur Weiterverarbeitung in den Workflow der Druckdienstleister-Software.
Dabei kommunizieren die Systeme: Vom Druckdienstleister wird eine automatische Bestätigung geschickt, sobald der Brief übergeben wurde. Von da an beginnt die softwaretechnische Weiterverarbeitung für den Druck, in der jeder Schritt vollständig überwacht wird.
In der Brief-Produktion kommt ein hochwertiges Eukalyptuspapier zum Einsatz, bei dem auch bei einem beidseitigen Druck die Schrift nicht durchscheint. Nach einigen Prüfschritten und Vorarbeiten werden die Sendungen gefalzt, kuvertiert und frankiert.
Im Status des Binect-Workdesks werden alle Stationen, die in der Produktion stattfinden, dargestellt und bieten jederzeit eine maximale Transparenz.
Übergreifende und konkrete Herausforderungen
Die größte Herausforderung innerhalb des Druckprozesses besteht darin, eine reibungslose und taggleiche Produktion und Übergabe an die Deutsche Post und gleichzeitig eine maximale Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
Darüber hinaus existiert bisher in Deutschland keine offizielle technologische Infrastruktur, die eine sichere und digitale Kommunikation ermöglicht. Die klassische E-Mail wird voraussichtlich auch nur eine Brückentechnologie sein. Darum ist das hybride Verfahren – also Briefe digital erstellen und danach auf Papier ausdrucken und zustellen – weiterhin brandaktuell und notwendig in der Kommunikation.
Wenn ich heute eine E-Mail mit einer Anlage erhalte, überlege ich zweimal diese zu öffnen. Ich habe das Gefühl, es könnte Spam sein.
Planungen für die Zukunft
Es geht heute nicht nur um einen digitalen oder analogen Posteingang und -ausgang, sondern eher um die Verbindung davon. Wir sprechen dann von einem Dialog.
Binect wird sich künftig zu einem Fulfillment-Anbieter für Kommunikationslösungen entwickeln. Das bedeutet: Kunden, die Binect als Software nutzen, sollen ihre Zielgruppen dort erreichen, wo sie platziert sind – unabhängig von digital und analog.
Der Binect-Partner Ad-Con hat für die Zukunft den Ausbau verschiedener Spezialversendungen geplant, wie beispielsweise automatisierte Einschreiben und die bereits gut laufenden Postzustellurkunden. Gerade diese Zustellarten sind besonders aufwändig für beispielsweise Kommunen. Eine Automatisierung der Briefproduktion wird viele MitarbeiterInnen unterschiedlicher Branchen, wie Versorgungsunternehmen, Wohnungswirtschaft und im Gesundheitswesen entlasten.
Digitalisieren Sie Ihren Postausgang
Die vollständige Version des Videos finden Sie auf unserem YouTube-Kanal.