Prozessoptimierung durch API-Schnittstellen bei E-Post-Lösungen

Illustration von Menschen, die Prozesse analysieren und mit Hilfe einer API-Schnittstelle optimieren wollen.

Als die E.Via Schadenmanagement GmbH als Vielversender von Geschäftsbriefen auf die Firma Binect zuging, um deren Kompetenz im Briefversand zu nutzen, hatte sie noch keine Ahnung, wie sehr sie das Thema API einmal beschäftigen würde. „Als Versender von Geschäftspost waren wir vor allem daran interessiert, die Erstellung und den Versand unserer Geschäftspost an einen vertrauenswürdigen Dienstleister outzusourcen“, berichtet sie.

„Erst viel später, nachdem wir die für uns besonders wichtigen Themen wie Abwicklungsaufwand, Kosten und Datenschutz geprüft hatten und erste Tests gelaufen waren, kamen wir darauf zu sprechen, wie eine technische Anbindung an die Fulfillment Leistungen der Binect aussehen könnte. Wie eine Lupe hat uns das die Augen geöffnet, welche Kostenersparnisse durch vollautomatisierte technische Lösungen realisierbar sind. Nun können wir den Fokus wieder auf unsere Kernaufgaben legen“.

Die von der E.Via Schadenmanagement GmbH so gepriesene Lösung ist die API-Schnittstelle der Firma Binect im südhessischen Weiterstadt. Die Firma ist ein mittelständischer Dienstleister, der sich seit 20 Jahren darauf spezialisiert hat, für seine Kunden jegliche Form von Geschäftspost, z.B. Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Kundenanschreiben, etc. abzuwickeln. Bereits 2001 erfand Binect die Standardlösung für Hybridpost im Mittelstand und arbeitet seither eng mit der Deutschen Post zusammen. In 2012 haben beide Partner gemeinsam die erfolgreichste digitale Poststelle auf den Markt gebracht.

Hohe Standards beim Datenschutz

Wenn von hybriden E-Post-Lösungen die Rede ist, sind vor allem zwei Verfahren gemeint: Zum einen geht es darum, rein digitale Briefvorlagen in echte Briefe mit Umschlag und Briefmarke zu verwandeln (physische Zustellung) und zum anderen lassen sich Briefe wiederum in auslesbare Digitaldateien transformieren. Es liegt auf der Hand, dass Unternehmen mit einem hohen Versandvolumen (z.B. Krankenkassen) hier unbedingt den Überblick behalten und ihre Versandprozesse effizient managen müssen. Auch wenn es um die Einhaltung bestimmter Fristen geht (z.B. bei Immobilienverwaltungsunternehmen, Kliniken oder Behörden) sind sichere und effiziente Versandprozesse unabdingbar. Aufgrund von Rechtsnormen ist in diesen Fällen der traditionelle Brief bislang nicht zu ersetzen. Damit der Versand reibungslos funktioniert, muss neben den technischen Voraussetzungen auch der Datenschutz gewährleistet sein.

Durch regelmäßige extern-gesteuerte Überwachungsaudits garantiert Binect seinen Kunden höchste Datensicherheit. Unternehmen aus dem Gesundheitswesen, die sehr strenge Richtlinien befolgen müssen, vertrauen Binect ihre Daten an. Sie schätzen zudem die hohe Flexibilität der Weiterstädter, da oft auch Sondervereinbarungen fixiert werden müssen.

Als der Experte für das Briefversandgeschäft hat Binect im E-Post-Segment ein großes Know-how aufgebaut – der Postversand-Service lässt sich für Interessenten schon ab einem Brief kostenlos über ein interaktives Web-Portal testen. Kunden von Binect sind Unternehmen mit kleinen (Online/Browser-Lösung), mittleren (Cube-Lösung) bis hohen Briefversand-Aufkommen (individuelle Enterprise Lösung), aber auch Unternehmen, welche auf diesem Weg Fulfillment Leistungen an eigene Endkunden realisieren und dadurch in Summe erhebliche Umsätze generieren (API-Schnittstelle) – man denke zum Beispiel an den Service vieler Banken, Kontoauszüge als Brief zuzustellen. Hierfür hält Binect Lösungen parat, die „White Label“ genutzt werden können.

API-Schnittstelle birgt Umsatzpotenzial

Ein Anbieter, der dies bereits erfolgreich praktiziert, ist ein Spezialist für Buchhaltungssoftware aus Frankfurt am Main. Durch die Nutzung der Binect API-Schnittstelle hat er eine vollautomatisierte technische Anbindung seiner Systeme an Binect und kann so eine enorme Prozesseffizienz erzielen, die dem starken Wachstum seiner Kundenzahlen zugutekommt und sich bequem skalieren lässt. Binect REST (REpresentational State Transfer) nennt sich die API-Schnittstelle, die eine komfortable Alternative zur bereits bewährten Binect API im SOAP-Protokoll darstellt. Sie bietet eine besonders leichte Handhabung, weil hier die Systemumgebung des Kunden erhalten bleibt und einfach an den Webservice für den digitalen Briefversand angebunden wird.

Ohne Zweifel gehört zur Nutzung einer API-Schnittstelle ein gewisses Technologie-Verständnis und idealerweise eigene IT-Fachkräfte auf Kundenseite, für die API-Schnittstellen eine leichte Übung sind. Wie hoch aber ist der Nutzen einer API-Schnittstelle im Vergleich zur Nutzung der Binect Services über ein bequemes Web-Portal im Browser?

Durch die Anbindung an eine API lassen sich viele Prozesse, die sonst Schritt für Schritt durchgeführt werden, vollautomatisiert umsetzen. Beim hybriden E-Post Briefversand sind dies z.B.:

  • die Umwandlung des Schriftstücks in ein PDF,
  • die Vorprüfung von Format und Adresse zur Sicherstellung der Maschinentauglichkeit und Zustellbarkeit,
  • eine Autokorrektur (z. B. Weißen, Skalieren) und
  • die sogenannte Normalisierung des Briefes.

Damit ist die Anpassung an die Druckmaschine inkl. Kuvertierung, Porto-Optimierung und Zustellung gemeint. Infolgedessen lassen sich ohne viel Aufwand auf beiden Seiten erhebliche Skalierungseffekte (u.a. Kosten- und Zeitersparnisse) erzielen.

Mit wenigen Mausklicks lassen sich traditionelle Briefe so einfach versenden, wie E-Mails. Gerade in Zeiten von Home-Office ist diese Art des Briefversands sehr bequem. 

Damit die Anbindung an die API funktioniert, bietet Binect verschiedene Service- und Abrechnungs-Modelle an. Freelancer und Kleinunternehmen können den Binect Online Service über die API-Schnittstelle kostenlos nutzen. Abgerechnet wird dann pro Sendung, so dass Binect-Kunden einfach nachvollziehen können, welche Volumen sie bewegen und wie hoch ihre Prozesskostenersparnis ist, bis zu 45% betragen kann.

Wer Lust bekommen hat, den Service einmal auszuprobieren kann >> hier kostenlos unsere Binect API testen. Von dort aus sind es nur noch wenige Schritte bis zur eigenen API-Anbindung.