Blog: Prozessoptimierung durch API-Schnittstellen bei E-Post-Lösungen
E.Via Schadenmanagement GmbH kam als Vielversender von Geschäftsbriefen auf Binect zu, um sich über den digitalen Briefversand zu informieren und zu E-Post-Lösungen beraten zu werden. Die API von Binect war zu diesem Zeitpunkt noch nicht bekannt.
„Als Versender von Geschäftspost waren wir vor allem daran interessiert, die Erstellung und den Versand unserer Geschäftspost an einen vertrauenswürdigen Dienstleister outzusourcen.“, berichtet ein Mitarbeitender der E.Via Schadenmanagement GmbH.
„Erst viel später, nachdem wir die für uns besonders wichtigen Themen wie Abwicklungsaufwand, Kosten und Datenschutz geprüft hatten und erste Tests gelaufen waren, kamen wir darauf zu sprechen, wie eine technische Anbindung an die Fulfillment Leistungen der Binect aussehen könnte. Uns wurde deutlich, welche großen Kostenersparnisse durch vollautomatisierte technische Lösungen realisierbar sind. So konnten wir den Fokus wieder auf unsere Kernaufgaben legen.“
Die von der E.Via Schadenmanagement GmbH eingesetzte Lösung ist die API-Schnittstelle von Binect.
Als mittelständischer Software-Dienstleister, hat sich Binect darauf spezialisiert, jegliche Form von Geschäftspost, wie Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Kundenanschreiben, usw. ressourcenschonend abzuwickeln.
Schon 2001 hat das Unternehmen Binect eine Standardlösung für Hybridpost im Mittelstand entwickelt und optimiert diese seit über 20 Jahren. Im Rahmen der Briefzustellung arbeitet Binect eng mit der Deutschen Post zusammen und hat ihren Standort im südhessischen Weiterstadt.
Funktionen der Binect API und alternative Software-Lösungen im Überblick
Produkte von Binect in einer Übersicht
Funktionen der Binect API und alternative Software-Lösungen im Überblick
Produkte von Binect in einer Übersicht
Softwarelösungen von Binect in einer Übersicht
Von unserer Einstiegslösung für kleinere Unternehmen bis zur umfangreichsten Output-Management-Lösung: alle wichtigen Funktionen der Software für die Anwendung und Administration.
Hohe Standards beim Datenschutz
Wenn von hybriden E-Post-Lösungen die Rede ist, sind vor allem zwei Verfahren gemeint:
1. Rein digitale Briefvorlagen in echte Briefe mit Umschlag und Briefmarke zu verwandeln (physische Zustellung)
2. Briefe in auslesbare Digitaldateien transformieren
Für Unternehmen mit einem hohen Versandvolumen, wie beispielsweise Krankenkassen, ist besonders entscheidend, den Überblick zu behalten und die Versandprozesse effizient zu managen. Geht es um die Einhaltung bestimmter Fristen, wie bei Immobilienverwaltungsunternehmen, Kliniken und Behörden, sind sichere und effiziente Versandprozesse entscheidend. Aufgrund von Rechtsnormen ist in diesen Fällen der traditionelle Brief bislang nicht zu ersetzen.
Damit der Versand reibungslos funktioniert, sind technische Voraussetzungen und die Gewährleistung des Datenschutzes notwendig. Durch regelmäßige extern-gesteuerte Überwachungsaudits garantiert Binect den Kunden höchste Datensicherheit. Unternehmen aus dem Gesundheitswesen, die sehr strenge Richtlinien befolgen müssen, vertrauen Binect ihre Daten an. Sie schätzen zudem die hohe Flexibilität des Unternehmens und den hervorragenden Support.
Mit der langjährigen Expertise für das Briefversandgeschäft bietet Binect im E-Post-Segment Software-Lösungen für Unternehmen mit kleinen, mittleren bis hohen Briefversand-Aufkommen. Auch Unternehmen, die Fulfillment-Leistungen an eigene Endkunden realisieren und dadurch in Summe erhebliche Umsätze generieren. Binect hält Lösungen parat, die als „White Label“ genutzt werden können.
API-Schnittstelle bietet Umsatzpotenzial
Ein Anbieter, der dies bereits erfolgreich praktiziert, ist ein Spezialist für Buchhaltungssoftware aus Frankfurt am Main. Durch die Nutzung der Binect API hat er eine vollautomatisierte technische Anbindung seiner Systeme an Binect. Dadurch kann eine Prozesseffizienz erzielt werden, die dem starken Wachstum seiner Kundenzahlen zugutekommt und sich bequem skalieren lässt.
Binect API bietet eine besonders leichte Handhabung, da die Systemumgebung erhalten bleibt und einfach an den Webservice für den digitalen Briefversand angebunden wird.
Ohne Zweifel gehört zur Nutzung einer API ein gewisses Technologie-Verständnis und idealerweise eigene IT-Fachkräfte, für die eine API-Anbindung eine leichte Übung sein dürfte.
Durch die Anbindung an die Binect API lassen sich viele Prozesse, die sonst Schritt für Schritt durchgeführt werden, vollautomatisiert umsetzen. Beim hybriden E-Post Briefversand sind dies beispielsweise:
- die Umwandlung des Schriftstücks in ein PDF,
- die Vorprüfung von Format und Adresse zur Sicherstellung der Maschinentauglichkeit und Zustellbarkeit,
- eine Autokorrektur (z. B. Weißen, Skalieren) und
- die sogenannte Normalisierung des Briefes.
Damit ist die Anpassung an die Druckmaschine inklusive Kuvertierung, Porto-Optimierung und Zustellung gemeint. Infolgedessen lassen sich ohne viel Aufwand auf beiden Seiten erhebliche Skalierungseffekte, wie Kosten- und Zeitersparnisse erzielen.
Mit wenigen Mausklicks lassen sich Briefe versenden, so einfach wie E-Mails. Insbesondere aus dem Büro im Homeoffice ist diese Art des Briefversands sehr bequem.
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