DSGVO: Sicher und verbindlich kommunizieren
Der klassische Brief bleibt auch weiterhin das wichtigste Kommunikationsmittel, wenn es um den sicheren Versand von vertraulichen Inhalten geht – gerade jetzt, wenn die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) endgültig zur Anwendung kommt: Denn mit Stichtag 25. Mai 2018 ist für Unternehmen die Verschlüsselung von E-Mails mit personenbezogenen Daten verpflichtend. Doch es gibt eine echte Alternative zur aufwendigen E-Mail-Verschlüsselung – mit klaren Vorteilen gegenüber der ohnehin unsicheren E-Mail-Kommunikation.
Schnell und unkompliziert mit wenigen Mausklicks kommunizieren: Was im privaten Bereich längst zum Alltag gehört, kann ab dem 25. Mai 2018 für viele Unternehmen schnell zum datenschutzrechtlichen Problem werden. Mit Anwendung der EU-DSGVO gelten zu diesem Stichtag auch strengere Anforderungen bei der E-Mail-Korrespondenz. Das heißt: Unternehmen, die personenbezogene und sensible Informationen wie Konto- oder Patientendaten auf dem elektronischen Weg versenden, müssen unbedingt eine geeignete Verschlüsselung sicherstellen, um im Zweifelsfall hohe Geldbußen zu vermeiden (Kapitel 4, Art. 32 und Kapitel 8, Art. 83).
Laut einer aktuellen Umfrage des Bundeswirtschaftsministeriums besteht beim Thema E-Mail-Verschlüsselung jedoch besonders bei kleinen und mittleren Unternehmen erheblicher Nachholbedarf. Demnach nutzt rund ein Viertel dieser Unternehmen noch überhaupt keine Verschlüsselungstechnik. Als Hauptgründe für dieses Versäumnis, das bald teuer werden könnte, nennt die Umfrage vor allem hohe Implementierungskosten und den technischen Aufwand.
Mehrheit der Empfänger bevorzugt Papierform
Hier ist der Datenschutz beim geschäftlichen E-Mail-Verkehr bereits seit langem ein akutes Thema: Denn ohne hinreichende Verschlüsselung ist eine E-Mail an sämtlichen Knotenpunkten mitlesbar und entspricht etwa der Vertraulichkeit einer Postkarte. Einer aktuellen DIVSI-Studie zufolge hat daher auch die Mehrheit der Empfänger hohe Bedenken, wenn es um den elektronischen Versand von vertraulichen Inhalten geht: 71 Prozent empfangen wichtige Dokumente und Geschäftsschreiben bevorzugt in Papierform auf dem klassischen Postweg.
Kein anderes Kommunikationsmittel verspricht eine solche Verbindlichkeit, Rechtssicherheit und Vertraulichkeit wie der Papierbrief. Und vieles spricht dafür, dass auf den Brief bei der geschäftlichen Korrespondenz auch in Zukunft nicht verzichtet werden kann – schließlich sind laut Geschäftsbericht der Deutschen Post an jedem Werktag rund 59 Millionen Sendungen im Umlauf.
Einfach wie eine E-Mail, höchste Datensicherheit
Dabei können Unternehmen die unbestreitbaren Erleichterungen des digitalen Versendens heute einfach mit den Vorteilen des klassischen Briefs verbinden. Bei Lösungen wie denen von Binect heißt dies ganz pragmatisch: Rechnungen, Kundeninformationen, Patientenbriefe & Co. werden direkt aus den gewohnten Arbeitsumgebungen und Fachanwendungen (Office, ERP etc.) per Mausklick freigegeben, verwaltet und versendet, in der nachgelagerten Produktion gedruckt, kuvertiert und frankiert und schließlich exklusiv von der Deutschen Post als Papierbrief zugestellt.
Unternehmen sorgen damit für verbindliche und vertrauliche Briefkommunikation mit ihren Kunden und Partnern und profitieren gleichzeitig von den Vorteilen der digitalen Kommunikation – und das bei höchster Datensicherheit: Denn bei Binect werden alle Daten auf sämtlichen Übertragungswegen grundsätzlich mit Verschlüsselungstechniken abgesichert, die z. B. auch beim Online-Banking zum Einsatz kommen. Darüber hinaus ist bei Binect ein ganzheitliches IT-Sicherheitskonzept im Einsatz, das von unabhängigen Experten regelmäßig überprüft wird und mit Zertifikaten (u. a. ISO 27001) belegt ist.
Mit Binect optimieren Unternehmen ihre Versandprozesse und sind bei Thema DSGVO gut aufgestellt – und sparen dazu viel Zeit und Kosten: Probieren Sie es aus!