Coronavirus: Die neue Herausforderung für Führungskräfte

Eine Führungskraft hält eine Tasse in der Hand

 

Der nächste Lockdown wurde ausgerufen. Geschäfte und Schulen müssen wieder schließen. Das Kontaktverbot ist wieder aktiv und mit der Abstandsregelung soll die Ausbreitung des Virus verlangsamt werden. Deshalb ist in vielen Firmen mit Büroangestellten der Schritt zur Normalität noch in weiter Ferne. Homeoffice ist die einzige Möglichkeit, um die Mitarbeiter keinem Risiko einer Ansteckung auszusetzen. Für viele Führungskräfte ist diese Situation Neuland. Was Führungskräfte in dieser Ausnahmesituation beachten müssen, haben wir in fünf Tipps und einer Checkliste zusammengestellt.

1. Schaffen Sie klare Strukturen für Ihre Mitarbeiter

Mitarbeiter dürfen sich nicht im Stich gelassen fühlen und brauchen im Homeoffice wie auch im Büro klare Vorgaben und Strukturen. Aufgaben müssen verteilt und Deadlines gesetzt werden. So sind Ihre Mitarbeiter in der Verantwortung, auch im Homeoffice, ihre Arbeiten termingerecht abzuliefern. Das kann eine Herausforderung sein. Man fühlt sich im neuen Umfeld schnell allein gelassen und es schwierig ist sich zu organisieren. Auch Emotionen der Mitarbeiter sind für Führungskräften nicht zu deuten und aus der Entfernung zu klären. Das kann schnell in Frustration bei den Mitarbeitern umschlagen. Hilfreich ist es hier regelmäßig mit seinen Mitarbeitern zu telefonieren oder über Webmeetings in Kontakt zu bleiben. So verlieren Sie die Fortschritte nicht aus den Augen und können Ihre Mitarbeiter unterstützen.

 

Das Arbeiten aus dem Homeoffice heraus funktioniert bei Binect genauso gut, wie im Büro. Durch die regelmäßige Abstimmung über Telefon und Webmeetings bleibt man auf dem aktuellen Stand. Aufgaben können ohne größere Verzögerung fertiggestellt werden.

Malaika Flach - Online Marketing

 

 2. Stellen Sie IT-Ausstattung zur Verfügung

Gerade Mitarbeitern, die keine Büroausstattung für das Arbeiten im Homeoffice zur Verfügung stehen, brauchen jetzt die geeignete IT-Ausstattung. Zugänge zu internen Netzwerken müssen eingerichtet werden. Arbeitsprogramme müssen auch auf mobilen Endgeräten installiert werden und einen vollumfänglichen Zugriff gewährleisten. So stellt man sicher, dass den Mitarbeitern die aus dem Unternehmen gewohnte Arbeitsumgebung auch von zuhause zur Verfügung steht.

Diese Arbeitsmaterialen sind für ein reibungsloses Arbeiten im Homeoffice hilfreich:

  • Laptop, Ladegerät und Kopfhörer werden zur Verfügung gestellt
  • Mikrofone und Webcams funktionieren einwandfrei
  • VPN-Zugänge sind eingerichtet
  • Benötigte Tools und Programme stehen wie gewohnt zur Verfügung

Für das Homeoffice wurden früh genug alle notwendigen Arbeitsmaterialien gestellt. Als Mutter konnte ich schon ab der Schließung von Kitas und Schulen von zuhause aus arbeiten.

Lucia Schiavoni - Telemarketing

 

3. Führen Sie persönliche Gespräche

Die Geschäfte müssen weiterlaufen. Das ist für jeden klar. Allerdings ist die Arbeitssituation von zuhause aus anders als am gewohnten Arbeitsplatz.  Das kann für Mitarbeiter besorgniserregend und belastend sein. Jetzt ist es für Führungskräfte wichtig, die Prioritäten neu zu setzen und für die Mitarbeiter ein offenes Ohr zu haben. Das Wohlbefinden der Mitarbeiter ist gerade jetzt sehr wichtig. Die gesteckten Ziele und Leistungen können nur erbracht werden, wenn die private Situation es zulässt. Zusätzlicher Druck sollte vermieden werden. Das Verständnis um die Sorgen der Mitarbeiter sollte hierbei im Vordergrund stehen.

Diese privaten Fragen beschäftigen Ihre Mitarbeiter und sollten von Führungskräften berücksichtigt werden:

  • Ist mein Job noch sicher?
  • Ist Homeoffice und Kinder auf Dauer überhaupt miteinander vereinbar?
  • Wie geht es meinen Angehörigen?
  • Bleibe ich gesund?
  • Was soll ich tun, wenn ich mich einsam fühle?

Klar ist:  Das Führen von langen Gesprächen und das Lösen von Problemen gehört nicht zu den Kernaufgaben des Arbeitgebers. Dennoch ist es für die Mitarbeiter eine große Erleichterung, wenn sie wissen, dass ihre privaten Probleme Gehör finden.

Unseren Mitarbeitern mit Kindern bieten wir nach Bedarf individuelle Unterstützung in der aktuellen Situation oder helfen ihnen bei der Suche nach einer Kinderbetreuung. So lassen sich Kinder und Homeoffice gut miteinander vereinbaren.

Dr. Frank Wermeyer - Geschäftsführer

 

4. Geben Sie Feedback

Zeigen Sie den richtigen Weg, um noch bessere Leistung zu erbringen, indem Sie konstruktives Feedback geben. So behalten Sie die Performance im Auge, obwohl die Mitarbeiter ihren Arbeitstag im Homeoffice verbringen. Egal ob vor Ort oder im Homeoffice, durch ein regelmäßiges Feedback geben Sie Orientierung. Sie zeigen, dass Sie die Leistung wertschätzen und anerkennen. Hat man aufgrund der momentanen Situation nicht die Möglichkeit die Mitarbeiter persönlich zu sehen, sollte man das Feedback, wenn möglich, über einen Videoanruf übermitteln. Mit einen etwas persönlicheren Kontakt verliert man nicht die Verbindung zu den Mitarbeitern.

 

5. Halten Sie Ihre Mitarbeiter up-to-date

Unabhängig von Krisensituationen müssen wichtige Informationen für jeden einzelnen Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Gerade im Homeoffice ist es besonders wichtig. Informieren Sie alle Mitarbeiter über die laufenden Geschehnisse im Unternehmen und über zukünftige Probleme oder Neuigkeiten. Damit der Zusammenhalt nicht darunter leidet und Missverständnisse entstehen, sollten Sie den Informationsaustausch nicht vermeiden. Durch klare und gezielte Informationen kann man dem entgegenwirken.

Die Infomeetings, die von unserem Geschäftsführer im Zweiwochen-Rhythmus für alle Mitarbeiter abgehalten werden, funktionieren via Websession hervorragend.

Jürgen Kneißl - Leitung Vertrieb & Marketing

 

Zu Beginn der Krise war es mit Sicherheit für viele Führungskräfte eine große Herausforderung mit dieser neuen Situation umzugehen. Langfristig kann es aber ein Zugewinn an Flexibilität und neuen Arbeitsmöglichkeiten sein. Das Homeoffice führt zu mehr Akzeptanz in Unternehmen. Jetzt ist die beste Gelegenheit zu zeigen, dass das Arbeiten im Homeoffice genauso gute Leistungen hervorbringt wie im Büro.

 

Unsere Kunden haben diese positive Erfahrung mithilfe unserer Lösung für den digitalen Postversand schon machen dürfen. Das Beispiel der Hansestadt Warburg zeigt, dass unsere Lösung auch in Zeiten von Homeoffice reibungslos funktioniert und unsere Kunden ihren Geschäftsbetrieb am Laufen halten können. Weitere Referenzen und Anwenderbeispiele finden Sie hier:

Mit dem Binect CUBE sind unsere Mitarbeiter*innen sogar aus dem Homeoffice heraus voll einsatzfähig, wenn es um den Versand von Bescheiden und Bürgerinformationen geht. Das Versenden aus allen Fachanwendungen wie Anlagen, Serienbriefe und Anschreiben mit unterschiedlichen Kopfbögen funktioniert einwandfrei. Unsere Bürger*innen erhalten ihren Brief oftmals am nächsten Tag.

Klaus Weber - Leiter Fachbereich 1 - Hansestadt Warburg

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Binect ist seit 2001 Experte für Hybridpost und bietet für alle Anforderungen und Unternehmen genau das richtige Produkt. Unser Team unterstützt Sie gern bei Fragen rund die Optimierung von Versandprozessen. Sprechen Sie uns an!