Blog: Corona treibt Digitalisierung in Kommunen voran
Kommunen stehen seit Beginn der Corona-Pandemie vor großen Herausforderungen. Aufgrund von Abstandsregeln und Kontaktbeschränkungen können Kommunen ihren Service für ihre Bürger*innen nur noch eingeschränkt zur Verfügung stellen. Die Regierung empfiehlt Unternehmen, den Arbeitsplatz der Büroangestellten ins Homeoffice zu verlegen. Das betrifft auch Beschäftigten in der öffentlichen Verwaltung. Aufgrund der Besonderheiten im öffentlichen Dienst ist dieses jedoch nicht ohne Weiteres umsetzbar.
Viele kleine Kommunen haben sich bis dato nur wenig mit dem Thema Digitalisierung beschäftigt. Dies zeigt eine aktuelle Studie* der Bitkom. Dabei gilt es jetzt die Weichen für eine Digitalisierungsstrategie zu stellen und die kommunalen Verwaltungen fit für die Zukunft zu machen.
Wir zeigen Ihnen die Knackpunkte der Digitalisierung in den Kommunen auf und wie Sie mit geringem Aufwand eine digitale Poststelle umsetzen. So sind Ihre Beschäftigen auch im Homeoffice weiterhin voll einsatzfähig.
Die Corona-Pandemie zeigt deutlich, welche Kommunen sich bereits mit digitalen Technolo-gien beschäftigen oder diese eingeführt haben und welche Kommunen nicht. Nun ist es zwingend, sich mit diesem Thema auseinander zu setzen. Denn: Fast 90% der befragten Kommunen geben an, dass sie die Pandemie als Digitalisierungstreiber sehen.
Dank digitaler Technologien bleiben Kommunen funktionsfähig
Der Lockdown im Frühjahr 2020 bedeutete auch Einschränkungen im Serviceangebot der Kommunen. Durch den Einsatz von digitalen Technologien konnten jedoch zwei Drittel der befragten Kommunen ihren Betrieb insgesamt aufrechterhalten und rund ein Drittel zumindest in wesentlichen Bereichen. Einschränkungen gab es beispielsweise bei den Öffnungszeiten und den Möglichkeiten zur persönlicher Vorsprache.
Trotz dieser Einschränkungen sind viele Kommunen froh darüber, dass sie mit dem Einsatz von digitalen Technologien weiterhin für ihre Bürger*innen erreichbar sind.
Mangel an Finanzmittel und Know-how erschweren die Digitalisierung in Kommunen
Fast alle befragten Kommunen sehen in der Digitalisierung eine Chance für ihre Kommune. Dennoch sehen sich mehr als die Hälfte der Kommunen als Nachzügler beim Thema Digitalisierung.
Die größten Hemmnisse für eine erfolgreiche Digitalisierung liegen nach Ansicht der befragten Kommunen im Mangel an finanziellen Mitteln und Know-how.
In Sachen Budgetplanung müssen Kommunen in diesem Jahr Anpassungen vornehmen. Rund die Hälfte der befragten Kommunen geben an, dass sie für den Bereich Digitalisierung ihr Budget für 2021 erhöhen werden.
Bei der Umsetzung einer digitalen Infrastruktur kommen hohe Investitionen auf die Kommunen zu. Insbesondere im Bereich Verwaltung, IT und Datenmanagement ist der Investitionsbedarf am größten. Hier stehen digitale Verwaltungsdienst-leistungen weit oben auf der Agenda. Über 60% der befragten Kommunen planen oder diskutieren derzeit über die Integration von Online-Anträgen.
In vielen Kommunen ist zu beobachten, dass Digitalisierungsbeauftragte eingestellt werden, die sich rund um das Thema IT und Digitalisierung in den Kommunen kümmern. Spezielle Fachkräfte unterstützen Kommunen bei der Auswahl von geeigneten Technologien. Dies bestätigt auch, dass viele Verwaltungsmitarbeiter*innen nicht über die nötigen Kenntnisse und Praxiserfahrung im Umgang mit digitalen Werkzeugen wie Videokonferenzen oder Dokumentenmanagementsysteme verfügen.
Neben finanzieller Unterstützung erwarten die Kommunen auch einheitliche Standards und Vorgaben von der Politik. Dies könnte auch einer der Gründe sein, warum für jede fünfte befragte Kommune die Digitalisierungsstrategie noch kein Thema ist.
Corona treibt die Digitalisierung in Kommunen voran. Deutlich spürbar wird dies im Bereich der digitalen Anwendungen und Technologien. Rund die Hälfte aller befragten Kommunen haben aufgrund der Pandemie zusätzlich in Hard- und Software-Lösungen investiert.
Homeoffice für kommunale Beschäftigten nicht ohne weiteres umsetzbar
Nicht nur in Sachen digitaler Infrastruktur verändert die Corona-Pandemie die Situation in der kommunalen Verwaltung. Auch für kommunale Beschäftigten hat sich ihre Arbeitssituation stark verändert. Der Ruf nach Möglichkeiten von zuhause aus zu arbeiten wird immer lauter. Gerade in der kommunalen Verwaltung überwiegen die Tätigkeiten am Computer. Grundsätzlich eine gute Voraus-setzung, für die Verlagerung in das Homeoffice. Dennoch bietet die Hälfte der befragten Kommunen ihren Beschäftigten keine Möglich-keit, das Homeoffice zu nutzen. Hauptgrund ist das fehlende technische Equipment.
Die Entwicklung weg von Büroarbeiten in den Betrieben hin zu mehr Fernarbeit ist in Kom-munen daher häufig noch nicht spürbar. Das bestätigt auch die Antwort auf die Frage, ob sich die befragten Kommunen vorstellen könnten nach der Pandemie eine Homeoffice-Regelung zu etablieren. Nur knapp die Hälfte kann sich dies vorstellen. Die andere Hälfte möchte grundsätzlich kein oder nur wenig Homeoffice anbieten.
Dabei spricht sehr wenig gegen eine Homeoffice-Regelung für kommunale Beschäftigten. Es ist klar, dass für Beschäftigten in Bereichen mit Kundenkontakt wie beispielsweise den Bürgerbüros eine Homeoffice-Regelung nicht machbar ist. Die meisten kommunalen Beschäftigten arbeiten jedoch in Bereichen ohne direkten Kunden- bzw. Bürgerkontakt. Wenn hier die notwendige technische Ausstattung zur Verfügung gestellt wird, wären Beschäftigten auch im Homeoffice für die Kommunen voll einsatzfähig.
Das bestätigt auch unser Kunde, die Hansestadt Warburg. Im Frühjahrs-Lockdown 2020 stand sie genau vor dieser Herausforderung. Dem Fachbereich 1 wurde Homeoffice angeordnet. Die technische Ausstattung wurde schnell zur Verfügung gestellt. Doch konnte man die benötigten Bescheide, Schreiben und sonstige Dokumente nicht aus dem Homeoffice per Post verschicken. Mit diesem Problem kam die Hansestadt Warburg auf uns zu. Mit unserer Lösung für den digitalen Briefversand waren ihre Beschäftigten nach nur wenigen Tagen voll einsatzfähig. Sie erstellen wie gewohnt ihre Bescheide, PZA/PZU und Bürgerinformationen in ihrem System. Anstelle sie direkt auszudrucken, werden die Daten an unser System übergeben. Hier werden sie validiert und mit höchsten Sicherheitsstandards an unseren Druckdienstleister übermittelt. Dieser druckt, kuvertiert, frankiert und übergibt die fertigen Briefe an die Deutsche Post zur Zustellung.
Mit dem Binect Cube sind unsere MitarbeiterInnen sogar aus dem Homeoffice heraus voll einsatzfähig, wenn es um den Versand von Bescheiden und Bürgerinformationen geht. Das Versenden aus allen Fachanwendungen wie Anlagen, Serienbriefe und Anschreiben mit unterschiedlichen Kopfbögen funktioniert einwandfrei. Unsere BürgerInnen erhalten ihren Brief oftmals am nächsten Tag.
Ein weiterer Pluspunkt ist die Entlastung der dortigen Poststelle. Gerade zu Beginn der Corona-Pandemie haben Kommunen mehr Schreiben verschickt, um über die aktuelle Situation zu informieren. Hier liefen die Poststellen auf Hochtouren, um Ihre Bürger*innen zeitnahe zu erreichen. Eine digitale Poststelle ist für Kommunen eine große Erleichterung und ein einfacher Schritt in Richtung Digitalisierung. Zudem ergeben sich finanzielle Einsparmöglichkeiten, die den städtischen Haushalt entlasten.