Case Study: Postausgang digitalisiert bei der BKK Linde
Die BKK Linde gehört zu den bundesweit geöffneten Betriebskrankenkassen. Um ihre internen Prozesse zu optimieren und gleichzeitig eine hohe Servicequalität zu garantieren, hat die BKK Linde ihre Abläufe beim Postausgang evaluiert. Schließlich müssen täglich rund 1.000 Kundenbriefe, Bescheide und sonstige Korrespondenz zuverlässig bei den Empfängern ankommen.
Besonders bei Krankenversicherern sind reibungslose Abläufe beim Druckoutput ein Schlüsselfaktor für eine servicestarke Kunden-kommunikation. Obschon viele Fachprozesse längst digitalisiert sind, wird auch bei modernen Versicherungen der Großteil der wichtigen Korrespondenz nach wie vor auf Papier versendet – und das vielerorts manuell und mit erheblichen Zeit- und Kostenaufwänden.
Bei der BKK Linde sah dies konkret so aus: Täglich lief die Ausgangspost aus den bundesweit 10 Standorten zentral am Wiesbadener Hauptsitz digital zusammen und wurde in der hauseigenen Poststelle gedruckt, kuvertiert und schließlich ausgeliefert – bei Sendungen für über 100.000 Versicherte und rund 48.000 Arbeitgeber ein aufwendiger und kostenintensiver Prozess. Hinzu kamen Wartungsaufwand und Verfügbarkeit des Maschinenparks, die sich als Problem heraus-stellten.
Die Aufgabe war klar: „Wir suchten nach einer Lösung, die unsere internen Ressourcen entlasten und zuverlässige Prozessabläufe sicherstellen sollte“, sagt Markus Winter, stellvertretender Vorstand der BKK Linde.
Dabei ging es dem Krankenversicherer nicht nur darum, die Arbeitsschritte rund um das Drucken und Kuvertieren auszulagern; zum Anforderungskatalog gehörte auch eine bessere Unterstützung in den jeweiligen Fachprozessen. Besonders die internen Abläufe bei prüfpflichtigen Fällen stellten sich als optimierungsbedürftig heraus. „Uns war es wichtig, die Prozesse bei Vier-Augen-Prüfungen zu verschlanken“, so Markus Winter.
Schlankes Produkt, schnelle Implementierung
Die BKK Linde analysierte den Markt für
Postausgangslösungen und wurde Anfang
2017 auf Binect aufmerksam. „Binect verfügte bereits über hinreichende Erfahrung im Bereich der gesetzlichen Krankenkassen. Ausschlaggebend war allerdings, dass ihr Produkt wesentlich schlanker und im Vergleich zu Konkurrenz-angeboten ohne große Projektaufwände realisiert werden konnte“, bestätigt Markus Winter.
Nach einer ersten Bedarfsanalyse vor Ort erfolgte der Zuschlag für Binect Enterprise Basic, das als Full-Service-Produkt das Postausgangs-management der Betriebskrankenkasse optimieren sollte. Da die Produktlösung aus standardisierten Lösungsmodulen mit optionalen Zusatzpaketen besteht, waren bei der Implementierung keine langwierigen Projektaufwände oder hohe Investitionskosten notwendig. Ein weiteres Plus: Das System wird komplett als „Managed Service“ im zertifizierten Binect-Rechenzentrum betrieben und machte damit keine zusätzlichen IT-Ressourcen beim Wiesbadener Krankenversicherer erforderlich.
Zentrales Sendungs-management, hohe
Performance
Implementierung und Ersteinrichtung des
Systems waren nach kurzer Zeit abgeschlossen, nach einer zügigen Testphase ging man sofort in den produktiven Betrieb über. Kernaufgabe des Systems ist es, Tagespost und Regelkommunikation per Desktop-Client direkt vom Sachbearbeiter-Arbeitsplatz oder automatisiert aus Hotfolder-Schnittstellen entgegenzunehmen, aufzubereiten und in das komplett von Binect verantwortete Fulfillment für den Druck-Output zu steuern.
Als zentrale Infrastruktur zwischen dem
lokalen Dokumentenmanagement und der
nachgelagerten Produktion fungiert der
Binect MailRoom: Hier laufen alle Sendungen zusammen, hier erfolgen alle wichtigen Prüfroutinen und Aufbereitungsschritte. Neben der Anwendung von bestimmten Versandregeln wie z. B. die Zuordnung von Briefpapieren sowie die Konvertierung in das druckfertige Zielformat PDF/A gehört dazu auch die Erzeugung einer eindeutigen Sendungs-ID, mit der jeder einzelne Prozessschritt bis zur Übergabe an die Deutsche Post getrackt wird. Dadurch ist auch das im zentralen Versandjournal bereitgestellte Monitoring stets lückenlos und transparent.
Die Sendungsableitung in das zentrale Druckzent-rum erfolgt mehrmals täglich und ist auf hohe Performance ausgerichtet. Produziert wird im Vier-Farb-Digitaldruck auf Druckmaschinen, die an eine vollautomatische Kuvertier- und Frankierstraße angeschlossen sind. Die direkte Hausabholung der fertigen und konsolidierten Sendungen durch die Deutsche Post AG spart zudem weitere Transportwege und sorgt dafür, dass die zeitliche Verzögerung zwischen Dokumentenerstellung, Produktion und Zustellung minimal ist.
Wir konnten deutlich an Prozess- und Kosteneffizienz gewinnen. Für uns als kundenorientierte Betriebskrankenkasse mit starkem Mitgliederwachstum kommt dies direkt unserem Kerngeschäft zugute.
Kostenersparnis und mehr Effizienz in den Fach-prozessen
Bei der BKK Linde ist man von der neuen
Postausgangslösung überzeugt. „Die
Prozesseffizienz ist enorm“, sagt Markus
Winter. „Im Ergebnis sparen wir Zeit und
Ressourcen. Außerdem können wir durch die Konsolidierung eine höhere Portorabattierung bei der Deutschen Post erzielen.“
Aber auch bei der Fachprozessunterstützung vor Ort konnte Binect Enterprise Basic überzeugen. Durch die zugehörige Arbeitsplatz-Software (Binect WorkDesk) und Schnittstellen zu lokalen Hotfoldern lassen sich gewohnte Office-Umgebungen und Fachanwendungen wie ERP problemlos integrieren, so dass die kompletten Abläufe rund um Briefverwaltung, -kontrolle und
-versand einfach per Mausklick erledigt werden können. „Hinzu kommt, dass die Oberflächen sehr gut strukturiert sind und die Bedienung für den Anwender sehr einfach ist“, bestätigt Martin Winter.
Die Anforderung der BKK Linde an schlankere Prozesse zur Vier-Augen-Prüfung bildet das System durch eine standardmäßig implementierte Freigabe-Funktion ab. Sachbearbeiter können prüfpflichtige Dokumente per Mausklick einem Freigeber zuweisen, der die vorgelegten Dokumente direkt in der Anwendung kontrollieren, freigeben oder ggf. mit einer entsprechenden Begründung ablehnen kann. Außerdem kann über die Benutzerverwaltung festgelegt werden, dass
Briefdokumente bestimmter Sachbearbeiter
immer z. B. von einem Team- oder Bereichsleiter vor dem Versand geprüft und freigegeben werden müssen.
Mit Binect sind wir sehr zufrieden.