Korrespondenzprozesse optimiert bei der AOK Niedersachsen

Die AOK Niedersachsen mit Sitz in Hannover beschäftigt 6.800 Mitarbeiter an 120 Standorten. 2007 evaluierte die AOK ihre Posteingangs- und -ausgangsprozesse und fand schnell heraus, dass es viel Optimierungs-potenzial gab. Vor allem die ausgehende Post kristallisierte  ich als Problem heraus: Tausende von Mitarbeitern verbrachten jeden Tag Stunden auf dem Weg zum Drucker, falzten Briefe, frankierten sie und  brachten sie zur Poststelle. Zudem war der Zeitverzug zwischen Fertigstellung des Briefs und Versand deutlich spürbar.

Schnelle Implementierung, schlanke Lösung

Der Bereich Postausgang sollte einfach und schnell optimiert werden. Die AOK analysierte den Markt für automatisierte Postlösungen und schrieb das Projekt schließlich europaweit aus. Binect konnte sich gegen zwei Konkurrenten in der engeren Auswahl durchsetzen. Nach einer Testinstallation erfolgte der Zuschlag. “Binect wurde uns von den Kollegen bei der AOK Bayern bereits empfohlen“, sagt Sebastian Angerstein, Bereichsleiter Dokumentenmanagement bei der AOK Niedersachsen. „Wir führten zudem eine
vierwöchige Eignungsprüfung der Anbieter durch, die Binect ebenfalls bestand.

Ihr Produkt war im Vergleich zum Wettbewerb deutlich weiterentwickelt, schlanker und schnell zu implementieren. Das hat uns beeindruckt.“ Die Implementierung war nach sechs Monaten  abgeschlossen – die Grundlagen waren bereits nach anderthalb Wochen erledigt, ein deutlicher Unterschied zur Konkurrenz, die insgesamt 142 Personentage veranschlagt hatte. Es folgten noch zwei Monate Nachjustierung sowie eine  Anbindung an die SAP-oscare®-Systeme. Im Mai 2009 war die Installation final.

Von Hybridpost zum Output Management

Binect stellte zunächst die Schnitt stelle zu einem externen Druckdienstleister dar. Dazu wurden Dokumente für den  Postausgang aus verschiedenen Anwendungen gesammelt, konsolidiert und an den Druckdienstleister weitergereicht. Binect übernahm außerdem eine  Generalunternehmerschaft und verantwortet so auch die Produktion der Briefe.

Sukzessive entwickelten Binect und die AOK das Angebot gemeinsam weiter. Unter-schiedliche  Texterstellungsanwendungen wurden auf eine Anwendung harmonisiert. So ließ sich die gesamte Erstellung deutlich optimieren:  as System bietet nun  Text-vorschläge und unterstützt auch im Hintergrund, etwa in der Auswahl des Kanals.

Binect verfügte bereits über Erfahrung und Referenzinstallati onen. Auch die für uns essenzielle SAP-Schnitt stelle für die elektronische Archivierung der Ausgangspost hat Binect schnell zu Beginn umgesetzt und uns damit einen großen Aufwand erspart.

Sebastian Angerstein | Bereichsleiter Dokumentenmanagement

Was zu Beginn lediglich eine Weitergabe von Dokumenten an den externen Druckdienstleister war, ist heute eine zentrale Verwaltung verschiedener Kanäle wie E-Mail, Fax und Nachrichten für die AOK-Online-Geschäftsstelle.

Das System erkennt die Präferenz des Adressaten und schlägt dem Sachbearbeiter entsprechend vor, etwa den Online-Kanal zu wählen, wenn der Kunde sich auch für die Online-Geschäftsstelle registriert hatte. Der eigentliche Brief wird dann automatisch im Postfach des Kunden eingestellt; eventuelle
Beilagen werden zudem als PDF angehängt.
Damit ist Binect für die AOK vom Dienstleister für das Output Management nun zum Partner im ganzheitlichen  Dokumentenmanagement geworden. Die einzelnen Bestandteile der Lösung arbeiten dabei komplett im Backend: Über ein Handshake-Verfahren werden sehr performant Daten, sprich Briefe und  Steuer-daten, angenommen; das System sendet automatisch eine Quittierung zurück, um eine lückenlose Verarbeitung zu  gewährleisten.

Gesamter Prozess hinter einem Mausklick

Die Sachbearbeiter arbeiten im besten Falle ausschließlich in ihrer operativen SAP-oscare®-Anwendung. Wenn dort eine Korrespondenz ausgelöst wird, drückt der Mitarbeiter nur noch auf eine Taste. Dann ist der komplett e Prozessschritt  abgeschlossen: Daten-generierung, Aufbereitung, Übergabe an die Binect- Umgebung, Weitergabe an den Druck-dienstleister oder die intelligente Steuerung in andere Kanäle. Binect erkennt jedoch auch Fehler bei der Eingabe und reagiert  entsprechend. Der Sachbearbeiter kann reagieren und etwa eine falsche Adresse berichtigen, bevor die  Korrespondenz versendet wird.

Spezielle Anforderungen

Als Krankenkasse hatte die AOK Niedersachsen einen umfangreichen Anforderungskatalog: Insgesamt 800 Kriterien musste Binect erfüllen.
Darunter fielen die vorgegebenen rechtlichen Rahmenbedingungen durch das Sozialgesetz-buch sowie einschlägige Datenschutzrichtlinien

 für Sozialdaten – und damit auch spezielle Zertifizierungen. Auch bei der Hardware gelten strenge Regulierungen. Die Server stehen bei der AOK in einer sogenannten demilitarisierten Zone (DMZ) innerhalb des Rechenzentrums, abgeschirmt durch eine eigene Firewall. Sämtliche externen  Datenübertragungen geschehen ausschließlich verschlüsselt per VPN.

„Uns war es wichtig, kein  Versuchskaninchen zu sein“, betont Sebastian Angerstein. „Binect verfügte  bereits über Erfahrung und Referenz-installationen. Auch die für uns essenzielle SAP-Schnittstelle für die elektronische  Archivierung der Ausgangspost hat Binect schnell zu Beginn umgesetzt und uns damit einen großen Aufwand erspart.“

Ständige Weiter-entwicklung

Seit mehr als sechs Jahren arbeitet die AOK
nunmehr mit Binect erfolgreich zusammen.
Laufend gibt es Weiterentwicklungen wie
die erwähnte Multi -Kanal-Sortierung. Beide Partner reagieren gemeinsam auf Neuerungen, etwa auf die Einrichtung einer AOK-Online-Geschäftsstelle; Binect entwickelt neue Funktionen, angepasst an die Bedürfnisse der AOK. Alle vier Wochen finden Projekt-managementgespräche statt und neue Anforderungen werden bewertet. Parallel werden Tickets über den ständigen Support abgearbeitet.

Bisher wurden neben dem Output Management auch neue Funktionen wie eine Ausfall- und Katastrophensicherung umgesetzt. Die Binect-Umgebung läuft dabei im Clusterbetrieb zwischen zwei Rechenzentren und wurde somit zur Hochverfügbarkeitslösung.

„Dank Binect konnten wir unsere Prozess-effizienz in Höhe von etwa 260  Vollzeitstellen pro Jahr steigern, die seither  für das Kern-geschäft der AOK Niedersachsen eingesetzt werden können“,  resümiert Sebastian Angerstein. „Ich würde  Binect daher guten Gewissens Weiterempfehlen.

Ihr Produkt war im Vergleich zum Wett bewerb deutlich weiterentwickelt, schlanker und schnell zu implementi eren. Das hat uns beeindruckt.

Sebastian Angerstein | Bereichsleiter Dokumentenmanagement

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