Case Study: Arztbriefe aus KIS versenden im Klinikum Saarlouis

Mit 201 Planbetten und  Fachabteilungen für Innere Medizin, Chirurgie, Neurochirurgie, Urologie, Intensivmedizin sowie  Frauenheilkunde und Geburtshilfe bietet das Krankenhaus Saarlouis vom DRK ein umfangreiches Leistungs- und Behandlungsspektrum an. Klar definierte Werte in der Patientenbetreuung spielen dabei eine ebenso zentrale Rolle wie Wirtschaftlichkeit und hohe Prozesseffizienz.

Das Krankenhaus analysierte seine standard-isierten Abläufe und stellte fest, dass bei der Abwicklung der Ausgangspost Optimierungs-potenzial bestand: Täglich waren Mitarbeiter damit beschäftigt, Briefsendungen auszudrucken, zu kuvertieren, zu frankieren und schließlich bei der Post einzuliefern.

Schlankes Produkt, hohe Datensicherheit

Die Aufgabe stand fest: Der Postausgang sollte schnell und einfach optimiert werden. Mit Binect war beim Krankenhaus Saarlouis vom DRK ein Anbieter im engeren Gespräch, der nicht nur mit einer schlanken Produktlösung, sondern auch in puncto Integrierbarkeit und Datensicherheit  überzeugen konnte – schließlich sollten hauptsächlich vertrauliche Arztbriefe sicher aus den gewohnten Fachanwendungen versendet werden. Nach einer ersten Beratung vor Ort fiel die Wahl schnell auf den Binect Cube: eine kleine Box, die als abgesicherter Poststellenserver im eigenen Netzwerk sämtliche Ausgangspost digital in eine nachgelagerte Produktion steuert. Druck, Kuvertierung und Frankierung erfolgen in einem zertifizierten Druckzentrum und werden bis zur Übergabe an die Deutsche Post lückenlos getrackt.

Wir haben sofort erkannt, dass uns das Produkt optimal in den Fachprozessen unterstützen kann“, sagt Gaby Tillmann, Assistentin der Geschäftsführung.  “Ausschlaggebend waren auch der geringe Implementierungsaufwand und die niedrigen Einstiegskosten.“

Arztbriefe per Mausklick versenden Der Binect Cube wurde zügig in die krankenhausinterne Systemumgebung integriert und konnte sofort genutzt werden: Arztbriefe werden jetzt direkt aus dem Krankenhaus-Informationssystem (KIS) Agfa ORBIS® per Mausklick dem Versandprozess übergeben. Möglich macht dies u. a. die „Sammelkorb“-Schnittstelle, bei der Briefe aus den Anwendungen entgegengenommen und mit einem konfigurierbaren Regelwerk versehen werden (z. B. Versandoptionen, Prüfung durch Freigeber etc.).

Automatische Prüfroutinen im Hintergrund stellen dabei sicher, dass in den  Briefdokumenten z. B. die Empfängeradresse korrekt positioniert ist und nur gültige Dateiformate eingeliefert werden. Für den Versand von Arbeitsplatzpost steht zudem ein virtueller Drucker zur Verfügung, der die vollständige Integration in jede Office-Umgebung ermöglicht.

Auf dem Binect Cube werden alle versand-bereiten Briefe aus den jeweiligen Fachanwendungen zentral gesammelt und zu festgelegten „Leerungszeiten“ auf verschlüsselten Kanälen in das Druckzentrum gesteuert. Dort wird auf hochleistungsfähigen Maschinen gedruckt, kuvertiert und frankiert; die anschließende Hausabholung der fertigen Briefe durch die Deutsche Post AG sorgt für eine lückenlose und termingerechte Prozesskette.

Allein durch den Wegfall von Beschaffungskosten wie Papier, Umschlägen oder Toner haben wir enorm viel gespart. Hinzu kommt, dass die Gesamtabläufe bei der Briefverwaltung wesentlich effizienter geworden sind.

Holger Kirchhoff | Geschäftsführender Direktor

Effizientere Gesamtabläufe

„Allein durch den Wegfall von Beschaffungs-kosten wie Papier, Umschlägen oder Toner haben wir enorm viel gespart“, bestätigt der Geschäftsführende Direktor, Dipl.-Kfm. Holger Kirchhoff. „Hinzu kommt, dass die Gesamtabläufe bei der Briefverwaltung wesentlich effizienter geworden sind.“ Mit einem zentralen Versand-Journal inklusive  Kostenstellenzuordnung, Freigabe-Regelungen zur Vier-Augen-Prüfung oder umfangreichen Regelsets für unterschiedliche Arten von Sendungen übernimmt der Binect Cube die Kernfunktionen einer kompletten „digitalen Poststelle“.

Davon ist man auch beim Krankenhaus Saarlouis vom DRK überzeugt. 

Der Binect Cube hat wesentlich zur Prozessoptimierung in unserem Haus beigetragen und sorgt dafür, dass unsere vertraulichen Briefdokumente verlässlich und sicher beim Adressaten ankommen. Zufrieden sind wir aber auch mit dem von Binect bereitgestellten Service und der Betreuung vor Ort.

Gaby Tillmann | Assistentin der Geschäftsführung

Postausgang digitalisieren

So haben Unternehmen im Gesundheitswesen ihre Versandprozesse optimiert.