Mit rund 200 Planbetten und Fachabteilungen für Innere Medizin, Chirurgie, Neurochirurgie, Urologie, Intensivmedizin sowie Frauenheilkunde und Geburtshilfe bietet das Krankenhaus Saarlouis vom DRK ein umfangreiches Leistungs- und Behandlungsspektrum an. Klar definierte Werte in der Patientenbetreuung spielen dabei eine ebenso zentrale Rolle wie Wirtschaftlichkeit und hohe Prozesseffizienz.
Das Krankenhaus analysierte seine standardisierten Abläufe und stellte fest, dass bei der Abwicklung der Ausgangspost Optimierungspotenzial bestand: Täglich waren Mitarbeitende damit beschäftigt, Briefsendungen auszudrucken, zu kuvertieren, zu frankieren und schließlich bei der Post einzuliefern.
Schlankes Produkt und hohe Datensicherheit
Die Aufgabe stand fest: Der Postausgang sollte schnell und einfach optimiert werden. Mit Binect war beim Krankenhaus Saarlouis vom DRK ein Anbieter im engeren Gespräch, der nicht nur mit einer schlanken Produktlösung, sondern auch in puncto Integrierbarkeit und Datensicherheit überzeugen konnte – schließlich sollten hauptsächlich vertrauliche Arztbriefe sicher aus den gewohnten Fachanwendungen versendet werden. Nach einer ersten Beratung vor Ort fiel die Wahl schnell auf den Binect Cube: eine kleine Box, die als abgesicherter Poststellenserver im eigenen Netzwerk sämtliche Ausgangspost digital in eine nachgelagerte Produktion steuert. Druck, Kuvertierung und Frankierung erfolgen in einem zertifizierten Druckzentrum und werden bis zur Übergabe an die Deutsche Post lückenlos getrackt.
„Wir haben sofort erkannt, dass uns das Produkt optimal in den Fachprozessen unterstützen kann“, sagt Gaby Tillmann, Assistentin der Geschäftsführung. „Ausschlaggebend waren auch der geringe Implementierungsaufwand und die niedrigen Einstiegskosten.“
Arztbriefe per Mausklick versenden
Der Binect Cube wurde zügig in die krankenhausinterne Systemumgebung integriert und konnte sofort genutzt werden: Arztbriefe werden seitdem direkt aus dem Krankenhaus-Informationssystem (KIS) Agfa ORBIS® per Mausklick dem Versandprozess übergeben. Möglich macht dies u. a. die „Sammelkorb“-Schnittstelle, bei der Briefe aus den Anwendungen entgegengenommen und mit einem konfigurierbaren Regelwerk versehen werden (z. B. Versandoptionen, Prüfung durch Freigeber etc.).
Automatische Prüfroutinen im Hintergrund stellen dabei sicher, dass in den Briefdokumenten beispielsweise die Empfängeradresse korrekt positioniert ist und nur gültige Dateiformate eingeliefert werden. Für den Versand von Arbeitsplatzpost steht zudem ein virtueller Drucker zur Verfügung, der die vollständige Integration in jede Office-Umgebung ermöglicht.
Auf dem Binect Cube werden alle versandbereiten Briefe aus den jeweiligen Fachanwendungen zentral gesammelt und zu festgelegten „Leerungszeiten“ auf verschlüsselten Kanälen in das Druckzentrum gesteuert. Dort wird auf hochleistungsfähigen Maschinen gedruckt, kuvertiert und frankiert. Die anschließende Hausabholung der fertigen Briefe durch die Deutsche Post AG sorgt für eine lückenlose und termingerechte Prozesskette.
Allein durch den Wegfall von Beschaffungskosten wie Papier, Umschlägen oder Toner haben wir enorm viel gespart. Hinzu kommt, dass die Gesamtabläufe bei der Briefverwaltung wesentlich effizienter geworden sind.
Effizientere Gesamtabläufe
„Allein durch den Wegfall von Beschaffungskosten wie Papier, Umschlägen oder Toner haben wir enorm viel gespart“, bestätigt der Geschäftsführende Direktor, Dipl.-Kfm. Holger Kirchhoff. „Hinzu kommt, dass die Gesamtabläufe bei der Briefverwaltung wesentlich effizienter geworden sind.“ Mit einem zentralen Versand-Journal inklusive Kostenstellenzuordnung, Freigabe-Regelungen zur Vier-Augen-Prüfung oder umfangreichen Regelsets für unterschiedliche Arten von Sendungen übernimmt der Binect Cube die Kernfunktionen einer kompletten „digitalen Poststelle“.
Davon sind die Mitarbeitenden im Krankenhaus Saarlouis vom DRK überzeugt.
Der Binect Cube hat wesentlich zur Prozessoptimierung in unserem Haus beigetragen und sorgt dafür, dass unsere vertraulichen Briefdokumente verlässlich und sicher beim Adressaten ankommen. Zufrieden sind wir aber auch mit dem von Binect bereitgestellten Service und der Betreuung vor Ort.