Case Study: Die digitale Poststelle im Klinikum Aschaffenburg-Alzenau

Das gemeinnützige Klinikum Aschaffenburg-Alzenau gGmbH ist ein modernes Unternehmen, das an zwei Standorten hochwertige medizinische Versorgung für die Patienten in der Region garantiert. Dafür wurde das Klinikum u. a. mit dem KTQ-Prüfsiegel für herausragende Qualität im Gesundheitswesen zertifiziert. Auch bei den internen Arbeitsabläufen setzt das insgesamt rund 2.500 Mitarbeiter beschäftigende Unternehmen konsequent auf moderne Prozesse und stetige  Qualitätsverbesserung. Um diesen Kurs erfolgreich fortzusetzen, hat sich das Klinikum dazu entschlossen, die Strukturen beim Postausgang zu optimieren, und fand in Binect einen starken Partner.

Täglich werden im Klinikum Aschaffenburg-Alzenau hunderte Briefsendungen erstellt, die fristgerecht und sicher beim Empfänger ankommen müssen. Dabei haben sich vor allem die dazugehörigen Prozessschritte rund um den Versandoutput als aufwendig herauskristallisiert: Ausdrucken, kuvertieren, frankieren, bei der Post einliefern – dies ist nicht nur ineffizient und kostspielig, sondern besonders in einem modernen Unternehmen wie dem  Unterfränkischen Klinikum schlicht nicht mehr zeitgemäß.

„Der manuelle Vorgang beim Postausgang war zeitintensiv und beinhaltete die Beschaffung von Papier, Briefumschlägen und Druckermaterial“, bestätigt Elisabeth Jakob, Leiterin der Zentralen Dienste. Die Anforderung war klar: Die interne Poststelle sollte entlastet und die Fachprozesse verschlankt werden.

Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung
wurde man auf die Binect GmbH in Weiterstadt aufmerksam und fand im Binect Cube schnell ein vielversprechendes Produkt: eine kleine Box, die als abgesicherter Poststellenserver im eigenen Netzwerk sämtliche Ausgangs-post digital sammelt und zu festgelegten Leerungszeiten“ in eine nachgelagerte Produktion steuert. Druck, Kuvertierung und Frankierung im zertifizierten Druckzentrum sind auf hohe Performance optimiert und werden bis zur Übergabe an die Deutsche Post AG lückenlos getrackt.

Schnell einsatzbereit und praxisnah

Das hat das Klinikum überzeugt. Ausschlaggebend waren aber auch der geringe Implementierungsaufwand und die praxisnahe Handhabung. Innerhalb kurzer Zeit wurde der Binect Cube installiert und in Betrieb genommen. „Bei uns übernimmt der Binect Cube jetzt die Funktion einer
vollständigen Poststelle und ist äußerst flexibel einsetzbar“, sagt Elisabeth Jakob. So werden von dezentraler Arbeitsplatzpost bis zur automatisierten Regelpostannahme aus sogenannten „Sammelkorb“-Verzeichnissen unterschiedliche Versand- und Anwendungsszenarien unterstützt.

Im Klinikum Aschaffenburg-Alzenau kommt der Binect Cube vor allem in der Finanzbuchhaltung bei der Abwicklung von Rechnungen und Mahnungen zum Einsatz. Für die Integration in die gewohnten Office-Umgebungen und Fachanwendungen sorgt die zugehörige Arbeitsplatz-Software (Binect WorkDesk): Der Sachbearbeiter erledigt die Versandübergabe seiner Briefdokumente z. B. einfach per Mausklick über einen virtuellen Drucker-treiber; die Wahl der Versandeinstellungen wie Farb- und Umschlagtyp oder das Hinzufügen von Anlagen wie AGB erfolgt direkt in der Software-Oberfläche.

Zudem ist es möglich, Briefe einem Freigeber zur Vier-Augen-Prüfung vorzulegen. Das bedeutet: Kurze Prozesswege und volle Transparenz, da jeder Verarbeitungsschritt für den Anwender nachvollziehbar protokolliert wird.

„Unsere Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung arbeiten gerne und viel mit dem Binect Cube“, bestätigt Elisabeth Jakob. Ein weiteres Plus: Durch die zentrale Benutzerund Gruppenverwaltung mit Kostenträgerzuordnung lassen sich auch interne Controlling- und Monitoring-Abläufe mit dem Binect Cube abbilden.

Bei uns übernimmt der Binect Cube die Funktion einer vollständigen Poststelle und ist äußerst flexibel einsetzbar. Im Ergebnis sind wir sehr überzeugt vom Binect Cube. Durch die neue Versandart spart das Krankenhaus nicht nur Kosten und Material ein, sondern auch Zeit."

Elisabeth Jakob | Leiterin Zentrale Dienste

Hohe Qualität, sichere Kommunikation

Damit Fehldrucke in der angeschlossenen Produktion ausgeschlossen werden, laufen beim Binect Cube umfangreiche technische Prüfroutinen im Hintergrund. Dadurch wird sichergestellt, dass beispielsweise die Empfänger-adresse korrekt im Anschreiben positioniert ist und keine ungültigen
Formate in den Versand gegeben werden. Ergänzt wird dies durch steuerbare Sichtkontrollen am Arbeitsplatz.

Besonders im Gesundheitswesen ist zudem eine datenschutzrechtlich einwandfreie Sendungsverarbeitung von entscheidender Bedeutung. Dem Klinikum kommt hier zugute, dass Binect ein entsprechend zertifizierter Fachanbieter mit langjähriger Erfahrung im Krankenhaus- und Kranken-kassenumfeld ist. Daher kommen beim Binect Cube auch ausschließlich erprobte Verschlüsselungstechniken zum Einsatz, um Briefdaten effektiv abzusichern – und das sowohl zwischen den Systemkomponenten, als auch auf den Übertragungswegen ins Rechenzentrum und zur Druckstraße.

Abgerundet wurde dies durch eine kurze Installationszeit und einen vorbildlichen Service in Support und Betreuung seitens der Binect GmbH. Wir planen, den Binect Cube künftig auch für andere Massensendungen in unserem Haus einzusetzen. Hier treffen wir zum Schutz von Patientendaten, die in Bayern besonders ausgeprägten und strenge Regeln unterliegen, noch interne Vorkehrungen.

Im Ergebnis sind wir sehr überzeugt vom Binect Cube. Durch die neue Versandart spart das Krankenhaus nicht nur Kosten und Material ein, sondern auch Zeit."

Elisabeth Jakob | Leiterin Zentrale Dienste

Postausgang digitalisieren

So haben Unternehmen im Gesundheitswesen ihre Versandprozesse optimiert.