Workflow: Das korrekte Adressformat

Die korrekte Adresse ist entscheidend, damit Ihre Briefe schnell und zuverlässig beim Empfänger ankommen – umso mehr gilt dies bei der vollautomatisierten Sendungsbearbeitung: Binect nimmt Ihre Briefe digital entgegen, bereitet die Daten auf und sorgt für Druck, Kuvertierung, Frankierung und Übergabe an die Deutsche Post.

Für die reibungslose Verarbeitung und Zustellung ist es daher wichtig, dass die Adresse z. B. korrekt positioniert und richtig aufgebaut ist. Dadurch wird in unserer hochstandardisierten Verarbeitungskette nicht nur die Produktionsfähigkeit der Sendungen gewährleistetet, sondern bildet auch eine der wesentlichen Voraussetzungen für Rabattierungen durch die Deutsche Post AG, die wir an unsere Kunden weitergeben.

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die wichtigsten Eckpunkte rund um den korrekten Aufbau der Adresse zusammen – so stellen Sie sicher, dass Ihre Geschäftsbriefe wie z. B. Rechnungen und Kundenanschreiben stets professionell, schnell und kostengünstig versendet werden.

Adressfeld und Adressposition

Das von unseren Systemen geprüfte Adressfeld basiert auf der für die professionelle Geschäftskorrespondenz maßgeblichen DIN-Norm 5008, in der auch die korrekte Adressierung geregelt ist („Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung“, dort Kapitel 17: „Nutzung von Briefvordrucken und -vorlagen“).

Um in der Praxis eine maximale Anzahl von Fällen abzubilden, hat das für den Versand mit Binect relevante Adressfeld einen in Höhe und Breite 5mm größeren Spielraum zur DIN 5008. Dies entspricht dem Standard-Sichtfenster eines DIN-lang und C4-Umschlags und hat sich in der Praxis bewährt. Daraus ergibt sich ein Adressfeld mit folgenden Maßen und Koordinaten sein:

• Breite: 90 mm
• Höhe: 45 mm
• Abstand zum linken Seitenrand: 20 mm
• Abstand zum oberen Seitenrand: 45 mm

Für die Position der Absenderadresse sind in diesem Feld die oberen 10 mm x 90 mmm reserviert. Für die Empfängeradresse stehen 35 mm x 90 mm zur Verfügung.

Gestaltung, Aufbau, Format

Auch für Gestaltung und Aufbau der Adresse gibt DIN 5008 klare Empfehlungen – dazu gehören z. B. Schriftgröße, Zeilenumfang, aber auch bestimmte Schreibregelungen und Reihenfolgen. Für den Versand mit Binect und die vollautomatisierte Sendungsbearbeitung ist es besonders wichtig, dass die Adresse folgende Mindestanforderungen erfüllt:

• Umfang: Die Empfängeradresse muss aus mindestens zwei Zeilen und darf maximal aus sieben Zeilen bestehen.
• Die Empfängeradresse darf keine Leerzeilen enthalten.
• Die letzte Adresszeile muss bei Inlandsbriefen eine gültige 5-stellige Postleitzahl enthalten. Achten Sie dabei auf den Abstand zwischen Postleitzahl und Bestimmungsort. Verwenden Sie bei Inlandsbriefen keine Länderkennung wie z. B. D-12345 oder DE-12345 sowie keine Länderbezeichnung wie DEUTSCHLAND in der letzten Adresszeile.
• Bei Auslandsbriefen muss die letzte Adresszeile eine gültige Länderbezeichnung enthalten. Eine gültige Länderbezeichnung besteht aus dem Ländernamen in Großbuchstaben und in den zulässigen Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch (z. B. SCHWEIZ, SWITZERLAND, SUISSE). Verwenden Sie keine ISO-Codes wie IT oder FR.
• Schriftart und -größe der Empfängeradresse müssen einheitlich sein. Als optimal für eine gute Maschinenlesbarkeit gelten serifenlose Standardschriften wie z. B. Arial, Helvetica oder Verdana und eine Schriftgröße von 10 pt bis 12 pt im Schriftschnitt „regular“.
• Verwenden Sie keine Effekte wie Unterstreichung, Schattierung, Hervorhebung oder Umrandung.
• Platzieren Sie keine Bilder oder Grafikelemente im Adressbereich.
• Passen Sie die Schriftgröße der Absenderadresse so an, dass diese oberhalb der Empfängeradresse vollständig im Bereich des Sichtfensters positioniert ist. Die Schriftgröße der Absenderadresse muss dabei kleiner als die der Empfängeradresse sein, Absender- und Empfängeradresse sollten deutlich voneinander getrennt sein.

Folgendes Beispiel zeigt Aufbau und Reihenfolge einer korrekten Empfängeradresse (Inlandsbrief):

• Anrede, optional (Herr, Frau, Firma)
• Name des Empfängers, Firmenname
• Weitere Empfängerangaben, optional (z. B. Abteilung, Ansprechpartner)
• Straßenangabe mit Hausnummer oder Postfach
• Postleitzahl und Bestimmungsort (OHNE Länderkennung oder -bezeichnung)