So verwenden Sie das korrekte Adressformat nach DIN 5008
Für die reibungslose Verarbeitung und Zustellung ist es daher wichtig, dass die Adresse z. B. korrekt positioniert und richtig aufgebaut ist. Dadurch wird in unserer hochstandardisierten Verarbeitungskette nicht nur die Produktionsfähigkeit der Sendungen gewährleistetet, sondern bildet auch eine der wesentlichen Voraussetzungen für Rabattierungen durch die Deutsche Post AG, die wir an unsere Kunden weitergeben. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die wichtigsten Eckpunkte rund um den korrekten Aufbau der Adresse zusammen – so stellen Sie sicher, dass Ihre Geschäftsbriefe wie z. B. Rechnungen und Kundenanschreiben stets professionell, schnell und kostengünstig versendet werden.
Inhalt:
Wo stehen das Adressfeld und Adressposition im Brief?
Wie sehen die richtige Gestaltung, Aufbau und Format der Adresse auf Briefen aus?
Die Anschrift im Geschäftsbrief
Wichtige Feinheiten und weitere Tipps für das Adressfeld
Wo stehen das Adressfeld und Adressposition im Brief?
Wo stehen das Adressfeld und Adressposition im Brief?
Das von unseren Systemen geprüfte Adressfeld basiert auf der für die professionelle Geschäftskorrespondenz maßgeblichen DIN-Norm 5008, in der auch die korrekte Adressierung geregelt ist („Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung“, dort Kapitel 17: „Nutzung von Briefvordrucken und -vorlagen“).
Um in der Praxis eine maximale Anzahl von Fällen abzubilden, hat das für den Versand mit Binect relevante Adressfeld einen in Höhe und Breite 5mm größeren Spielraum zur DIN 5008. Dies entspricht dem Standard-Sichtfenster eines DIN-lang und C4-Umschlags und hat sich in der Praxis bewährt. Daraus ergibt sich ein Adressfeld mit folgenden Maßen und Koordinaten sein:
- Breite: 90 mm
- Höhe: 45 mm
- Abstand zum linken Seitenrand: 20 mm
- Abstand zum oberen Seitenrand: 45 mm
Für die Position der Absenderadresse sind in diesem Feld die oberen 10 mm x 90 mmm reserviert. Für die Empfängeradresse stehen 35 mm x 90 mm zur Verfügung.
Auch für Gestaltung und Aufbau der Adresse gibt DIN 5008 klare Empfehlungen – dazu gehören z. B. Schriftgröße, Zeilenumfang, aber auch bestimmte Schreibregelungen und Reihenfolgen. Für den Versand mit Binect und die vollautomatisierte Sendungsbearbeitung ist es besonders wichtig, dass die Adresse folgende Mindestanforderungen erfüllt: Folgendes Beispiel zeigt Aufbau und Reihenfolge einer korrekten Empfängeradresse (Inlandsbrief): Versenden Sie einen Geschäftsbrief an eine Firma, eine Institution, eine Behörde oder einen Verein, müssen Sie folgende Unterschiede beim Adressat beachten: Landrat des Landkreises Wenn Sie einen Brief an eine Führungskraft schreiben, hängt die Variante für die Anschrift meistens von persönlichen Befindlichkeiten ab. Briefe an Führungspositionen im öffentlichen Sektor wie, wie Minister, Landrat, Bürgermeister etc., steht die Position in der Regel an erster Stelle, z. B.: Oberbürgermeister Wenn Sie integrierte Personen anschreiben, etwa einen Mitarbeiter eines Unternehmens, nennen Sie diese nach der Firma. Es ergibt sich also diese Reihenfolge: Die folgenden Beispiele zeigen diesen Aufbau: Binect GmbH Partnerschaft Dritte Welt Dornheim e. V. Landratsamt Bauamt Platzieren Sie den Adressblock linksbündig Verwenden Sie ausschließlich lateinische Schriftzeichen und arabische Ziffern aus dem Latin-Zeichensatz bzw. CP1252. Wenn Sie in der Empfängeradresse ergänzende Hinweise zur Zustellangabe angeben möchten (z. B. Hinterhaus 2), platzieren Sie diese durch doppelte Schrägstriche (//) getrennt hinter die Hausnummer. Beispiel: Musterweg 1 // Hinterhaus 2. Die korrekte Adresse ist entscheidend, damit Ihre Briefe schnell und zuverlässig beim Empfänger ankommen – umso leichter versenden Sie Ihre Geschäftsbriefe mit unserer Versandlösung: Binect nimmt Ihre Briefe digital entgegen, bereitet die Daten auf und sorgt für Druck, Kuvertierung, Frankierung und Übergabe an die Deutsche Post. Testen Sie unser System mit unserem Briefportal Binect Online. Kostenlos registrieren, Brief hochladen und versenden. So einfach funktioniert der digitale Briefversand mit Binect. Laden Sie sich kostenfrei unsere Formatschablone mit allen relevanten Adress- und Sperrbereichen sowie unsere Musterbriefe für Microsoft Word und OpenOffice herunter!Wie sehen die richtige Gestaltung, Aufbau und Format der Adresse auf Briefen aus?
Die Anschrift im Geschäftsbrief
Darmstadt-Dieburg
Herrn Michael Max
der Landeshauptstadt Mainz
Herrn Michael EblingAnschrift im Brief an eine integrierte Person
Personalabteilung
Frau Katrin Wegner
Herr Klaus Weber
Führerscheinstelle
Herrn Robert Weis
Frau Dr. Kristin MüllerWichtige Feinheiten und weitere Tipps für das Adressfeld
Fazit
Musterbrief und Formatschablone