Case Study: Huf Fachmarkt digitalisiert Tagespost
Seit Jahren ist HUF – Der Mainzer Fachmarkt für Handwerk und Profis ein zuverlässiger Partner für Industrie, Handwerk und Privatkunden. Mit einem umfangreichen Sortiment von mehr als 65.000 Produkten namhafter Hersteller und einem herausragenden Service steht das Unternehmen für höchste Qualität und langjähriges Know-how – eine Expertise, mit der Handwerker und professionelle Heimwerker Kosten und Zeit sparen.
Die Flexibilität, Praxisnähe sowie Kosten und Zeitersparnis, die HUF seinen Gewerbe- und Privatkunden bietet, erwartet der Mainzer Fachmarkt auch von den Diensten für die täglichen Arbeitsprozesse im Unternehmen. Vor allem die Abläufe beim Postausgang haben sich als optimierungsbedürftig herausgestellt: Wie in vielen kleinen und mittleren Unternehmen erfolgte bei HUF die Abwicklung der täglichen Geschäftspost auf klassische Art und Weise: Die Schreiben wurden selbst ausgedruckt, kuvertiert, frankiert und zur Post gebracht. Vor allem bei Regelpost, wie dem Rechnungsversand ein zeitraubendes und kostspieliges Verfahren.
Leichte Anbindung und direkte Ersparnisse
Auf der Suche nach einer geeigneten Lösung ist HUF Mitte 2016 auf den Binect Cube aufmerksam geworden – eine kleine Hardware-Box, die einfach und zentral sämtliche Postausgangsprozesse im Unternehmen verwaltet und dabei speziell auf die Anforderungen des Mittelstands zugeschnitten ist. Das heißt: Geringe Einstiegskosten, einfache Anbindung, unmittelbare Ersparnisse.
Zügig implementiert, haben sich auch beim Mainzer Fachmarkt für Handwerk & Profis schnell direkte Ersparnisse durch das neue Gerät bemerkbar gemacht: „Wir haben jede Menge Kosten und Zeit durch den Binect Cube gespart“, sagt Eva Huf aus der Verwaltung des Unternehmens. „Allein der Wegfall der Beschaffung von Papier, Toner, Umschlägen sowie der Frankiermaschine macht so viel aus.“
Die digitale Poststelle
Mit dem Binect Cube wird Geschäftspost jeder Art direkt vom Arbeitsplatz oder aus gewohnten Software-Prozessen heraus digital versendet, in einem Hochleistungsdruckzentrum weiterverarbeitet und schließlich von der Deutschen Post AG als vollwertiger Papierbrief zugestellt. Mit flexiblen „Leerungszeiten“, zentraler Vorlagenverwaltung und Freigabeabläufen übernimmt der Binect Cube dabei die Kernfunktionen einer kompletten digitalen Poststelle im Unternehmen.
Davon ist man auch beim Mainzer Fachmarkt für Handwerk & Profis überzeugt. Neben der spürbaren Entlastung von Routinetätigkeiten und dem direkten Kostenvorteil punktet der Binect Cube auch durch sein leichtes Handling. „Die Bedienung ist wirklich einfach, und wir sparen uns die Arbeit des Kuvertierens und die Fahrten zur Post“, bestätigt Eva Huf.
So lässt sich Beispielsweise das komplette Rechnungs- und Mahnungswesen leicht und zuverlässig über das Gerät abwickeln – und da der Binect Cube direkt im eigenen Unternehmen steht, kann die gesamte Korrespondenz zusätzlich durch die firmeneigene Firewall abgeschirmt werden.
Wir haben jede Menge Kosten und Zeit durch den Binect Cube gespart. Allein der Wegfall der Beschaffung von Papier, Toner, Umschlägen sowie der Frankiermaschine macht so viel aus.“
Sicherheit und Preisvorteile
Wie HUF – Der Mainzer Fachmarkt für Handwerk & Profis haben bereits viele Mittelständler die Vorteile des Binect Cube für sich entdeckt – ausschlaggebend für die Anschaffung des Produkts sind dabei auch die hohe Produktionsqualität und Datensicherheit.
Durch Verschlüsselungsverfahren, wie sie auch im Online-Banking zum Einsatz kommen, und die datenschutzrechtlich regulierte Einbindung zertifizierter Dienstleister wie der Deutschen Post AG ist die Einhaltung des Briefgeheimnisses garantiert.
Und natürlich gibt Binect die Vorteile, die durch die Verträge mit dem Druckdienstleister sowie dem zustellenden Unternehmen entstehen, auch preislich an seine Kunden weiter. Auf diese Weise sind die Einsparmöglichkeiten durch den Briefversand mit Binect enorm. Und das auf allen Ebenen – Zeit, Personalressourcen und Kosten, was nicht unwesentlich zur Prozessoptimierung im Unternehmen beiträgt.
Die Bedienung der Software ist wirklich einfach und wir sparen uns die Arbeit des Kuvertierens sowie die Fahrten zur Post.