Case Study
WERO setzt digitale Poststelle ein
Drucken, falzen, kuvertieren, frankieren, zur Post bringen: Wie in vielen mittelständischen Unternehmen gehörte dies auch bei WERO jahrelang zum Arbeitsalltag, wenn es um die Abwicklung der Ausgangspost ging.
Bei hunderten Rechnungen, Angeboten und sonstigen Geschäftsschreiben wurde dem Mittelständler klar, dass hier erhebliches Optimierungspotenzial besteht. Dabei standen nicht nur die Kosten- und Zeitaufwände im Fokus, sondern auch die Bindung von Ressourcen, die effektiver für das Kerngeschäft hätten genutzt werden können.
„Wir suchten nach einer Lösung, die unsere Poststelle entlasten sollte“, sagt Andreas Merkt, IT-Chef des Unternehmens. „Schnell und einfach musste sie zu implementieren sein – so lautete meine Aufgabenstellung.“
Keyfacts
Unmittelbare Ersparnisse bei den Materialbeschaffungs-, Porto- und Gesamtprozesskosten
Versand von Rechnungen, Angeboten
Schneller und engagierter Support durch Binect
Innovation und Dynamik sind auch bei einem familiengeführten Unternehmen wie WERO entscheidende Faktoren für den Erfolg: Seit mehr als 60 Jahren steht der Mittelständler für ausgezeichnete Produkte und Dienstleistungen rund um Betriebliche Erste Hilfe, Hautschutz und Hygiene sowie PSA und Arbeitsschutz. Über 200 Mitarbeitende sorgen dabei täglich für hohe Qualität und persönliche Kundennähe. Um auch die internen Prozesse zu optimieren, hat WERO seine Abläufe beim Postausgang umgestellt.
Die digitale Poststelle im Unternehmen
Der Binect Cube ist eine kleine Box, die als Server im internen Firmennetzwerk eingerichtet wird und die Kernfunktionen einer „digitalen Poststelle“ vor Ort übernimmt: Sämtliche Tages- oder Regelpost wird direkt aus der gewohnten Dokumentenerstellung in einen zentralen Sendungspool übertragen und von dort zu festgelegten Zeiten in eine externe Produktion gesteuert. Druck, Kuvertierung und Frankierung erfolgen abgesichert in einem professionellen Druckzentrum, die Zustellung der fertigen Briefsendungen übernimmt die Deutsche Post AG.
Im Ergebnis lassen sich auf diese Weise unmittelbare Ersparnisse bei den Materialbeschaffungs-, Porto- und Gesamtprozesskosten erzielen. Mit einer zentralen Vorlagenverwaltung, einer umfassenden Monitoring-Möglichkeit mit Kostenstellenzuordnung sowie Freigabe-Regelungen deckt der Binect Cube ein komplettes Output Management effektiv ab. Dabei ist das Produkt speziell auf die Erfordernisse mittlerer Unternehmen zugeschnitten: ein schlankes System mit einem einfachen Set-up.
Sofort erkannte ich, dass der Binect Cube schnell, einfach und kostengünstig in unsere bestehenden Abläufe integriert werden konnte.
Integration in gewohnte Fachprozesse
Für die Integration in die bestehenden Abläufe vor Ort sorgt die Arbeitsplatz-Software Binect WorkDesk, mit der die Sachbearbeitenden bei WERO ihre Ausgangspost direkt aus der gewohnten Office- oder Fachanwendung heraus erledigen. Die Versandübergabe der Briefdokumente an den Binect Cube erfolgt beispielsweise einfach per Mausklick über einen virtuellen Druckertreiber.
Die Versand-Einstellungen wie Farb- oder Umschlagtyp lassen sich einfach über die Software-Oberfläche vornehmen, ebenso wie das Hinzufügen von Anlagen und eine finale Sichtkontrolle. Zudem können alle Sachbearbeitenden in einem eigenen Benutzerpostfach jederzeit Verarbeitungs- und Versandstatus prüfen und Briefe gegebenenfalls stornieren.
Das unternehmensweite Monitoring erfolgt über ein zentrales Versandjournal im eigenen Administrationsbereich, in dem sich alle Versandvorfälle im Unternehmen transparent nachvollziehen lassen. Ein weiterer Vorteil: Da der Binect Cube abgesichert in die eigene Haus-IT eingebunden ist, verbleiben die Daten im Unternehmen.
Die Einrichtung des Binect Cube war sehr einfach. Die Mitarbeitenden von Binect unterstützten uns im gesamten Einrichtungsprozess schnell, kompetent und äußerst engagiert.
Erfolgreiche Umstellung
Bei WERO hat man die Standardabläufe beim Postausgang erfolgreich umgestellt und damit einen wichtigen Beitrag für die Prozesseffizienz im Unternehmen geleistet. Punkten konnte der Binect Cube durch die einfache Einbindung in bestehende Abläufe und das praxisnahe Handling für den Anwendenden.
Binect hat ein tolles Produkt entwickelt und unterstützt uns mit außerordentlichem Engagement.
