Case Study

Der Bauverein Delmenhorst eG

Die Herausforderungen

Eine der größten Herausforderungen im administrativen Alltag des Bauverein Delmenhorst eG war die schriftbasierte Kommunikation.

 

Die herkömmliche Methode des selbst Druckens, Unterschreibens, Kuvertierens, Frankierens und Versendens wurde von rund 1.000 Sendungen pro Monat für Informationen, Mahnungen, Abrechnungen und Rechnungen angewendet. Dieses Vorgehen hat wertvolle Ressourcen gebunden, wie die Arbeitszeit der Mitarbeitenden sowie Hardware für mehrere Drucker, Toner, Papier usw. Allein für die manuellen Tätigkeiten lagen die Zeitaufwände insgesamt zwischen einem halben bis zu zwei vollen Personentagen pro Monat.
Bauverein Delmenhorst eG Logo
Keyfacts
15 Mitarbeitende in der Verwaltung
1.000 Sendungen pro Monat
0,5 bis 2 volle Personentage
Das erklärte Ziel des Bauverein Delmenhorst eG war seit Gründung im Jahr 1911, den Mitgliedern eine gute, sichere und sozial verantwortbare Wohnungsversorgung zu bieten. Mit dem Claim „Wir Zuhausemacher“ setzt sich der Bauverein Delmenhorst nun seit über einem Jahrhundert mit großem Engagement ein. Dem Unternehmen ist es wichtig, die Vergangenheit zu bewahren und gleichzeitig die Genossenschaft auch in Zukunft im Sinne seiner Satzung weiterzuentwickeln. Der Bauverein Delmenhorst will weiter wachsen – und zwar genau so, wie es zu den steigenden Bedürfnissen der zwischenzeitlich mehr als 800 Mitgliedern passt. Gemeinsam mit der Tochtergesellschaft werden rund 2.100 Wohn- und Gewerbeeinheiten sowie einige Spezialimmobilien gemanagt.

Die Lösung von Binect für den Bauverein Delmenhorst eG

Getreu seinem Motto „Es gibt immer einen Weg!“ hat Reiner Fulst, hauptamtlicher Vorstand des Bauverein Delmenhorst, eine Lösung gesucht, mit der Zeit eingespart und die kostbare Ressource „Mitarbeitender“ besser und an den richtigen Stellen eingesetzt werden konnte.

Über eine Empfehlung wurde Reiner Fulst auf Binect aufmerksam und hat sich auf deren Webseite und die zahlreichen Referenzen informiert. 

Wichtig waren, eine einfache Anwendbarkeit, eine schnellere Bearbeitung und signifikante Einsparungen von Prozess- und Portokosten erzielen zu können. Für den Bauverein Delmenhorst kam nur ein Anbieter in Frage, bei dem die Daten-Sicherheit durch einen zertifizierten Gesamtprozess gewährleistet ist. Da dies bei Binect der Fall war, hat sich Reiner Fulst und sein Team in einer persönlichen Online-Demo die Lösung von Binect zeigen lassen. Dabei gefiel dem Bauverein Delmenhorst sehr gut, dass alle spezifischen Fragen entweder sofort im Demo-Termin bzw. sehr zügig im Nachgang geklärt wurden.
Foto von Reiner Fulst, hauptamtlicher Vorstand vom Bauverein Delmenhorst eG
Reiner Fulst
Hauptamtlicher Vorstand
Foto von Reiner Fulst, hauptamtlicher Vorstand vom Bauverein Delmenhorst eG

Die Automatisierung hat die Arbeitsabläufe nicht nur effizienter , sondern auch flexibler gemacht. Die eingesparte Zeit und die freigewordenen Ressourcen können nun für wichtigere Aufgaben genutzt werden. Dies hat auch zu einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeitenden geführt, die nun vom mühsamen manuellen Erstellen und Versenden der geschäftlichen Korrespondenz befreit sind.

Entscheidung für Binect

Aufgrund des erkennbar sehr hohen fachlichen Know-hows und der technischen Expertise hat sich der Bauverein Delmenhorst für Binect entschieden. Die Installation, Inbetriebnahme und die Schulung waren gut organisiert, modular aufeinander abgestimmt und wurden sehr schnell durchgeführt.

Insgesamt war der Aufwand für die Einführung der Software-Lösung von Binect geringer, als ursprünglich vom Bauverein Delmenhorst erwartet. Trotz anfänglicher Bedenken bezüglich der eingesetzten Standard-Software, die das schnelle Zusammenfügen der Dokumente erschwerte, bewältigten die Experten von Binect auch diese Hürde mit Bravour.

Die Erfahrungen mit Binect waren und sind durchweg positiv. Von der ersten Kontaktaufnahme über die Implementierung bis hin zur täglichen Nutzung zeichnet sich die Binect-Lösung durch Benutzerfreundlichkeit, Effizienz und Stabilität aus. Der erstklassige Service und die erfolgreiche Integration in unsere bestehende IT-Umgebung und Prozesse haben Binect zu einem unverzichtbaren Partner im Bestreben gemacht, den manuellen Aufwand zu minimieren und unsere Ressourcen optimal einzusetzen.

Foto von Reiner Fulst, hauptamtlicher Vorstand vom Bauverein Delmenhorst eG

Der Bauverein Delmenhorst profitiert in vielerlei Hinsicht

Mittlerweile nutzen alle 15 Mitarbeitenden in der Verwaltung die Binect-Lösung.

Die Vorteile sind beachtlich:

Deutliche Ersparnis bei den Prozesskosten
Weniger Zeit für manuelle Tätigkeiten, wie drucken, kuvertieren, frankieren
Optimaler Einsatz der Mitarbeitenden für inhaltliche Aufgaben
Steigerung der internen Zufriedenheit im Team
Einsparungen bei Material, Porto sowie Hardware, wie Drucker und Kuvertiermaschinen
Führende Unternehmen aus der Wohnungswirtschaft vertrauen auf Binect
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