Führende Unternehmen aus der Wohnungswirtschaft vertrauen auf Binect 
Case Study
R.H. Volland Hausverwaltung & Immobilienvermittlung
Die Herausforderungen
Die R.H. Volland Hausverwaltung & Immobilienvermittlung stellte sich täglich der Herausforderung, eine Vielzahl an Dokumenten wie Informationsrundschreiben, Bescheide und Mahnungen zu erstellen, zu drucken und postalisch zu versenden – ein Prozess, der für die vier Mitarbeitenden in der Verwaltung zunehmend zu einer Belastung wurde.
Mit durchschnittlich 10.000 Sendungen und einem Zeitaufwand von fünf Tagen pro Monat für die Abwicklung stand das Unternehmen vor der Notwendigkeit, seine Prozesse zu optimieren.
Keyfacts
4 Mitarbeitende in der Verwaltung
10.000 Sendungen pro Monat
Zeitreduktion von 40 auf 2 Arbeitsstunden/Monat
Die R.H. Volland Hausverwaltung & Immobilienvermittlung bietet ihren zwischenzeitlich rund 400 Kunden ein umfangreiches Dienstleistungsportfolio in der Immobilienverwaltung seit 1993.
Von der Betreuung der Wohnungseigentümergemeinschaften bis hin zur Immobilienvermittlung – das Unternehmen steht für umfassende Expertise und zuverlässigen Service. Doch mit der wachsenden Kundenanzahl stiegen auch die Herausforderungen in der Kundenkommunikation.
Die Lösung für R.H. Volland Hausverwaltung & Immobilienvermittlung
Auf der Suche nach einer Möglichkeit, die zeitaufwendigen manuellen Arbeitsprozesse zu automatisieren, stieß Rainer Volland, Geschäftsführer der R.H. Volland Immobilien & Hausverwaltung, gemeinsam mit seinem Team auf Binect. Die auf der Binect-Webseite beschriebenen Lösungen und Kundenreferenzen weckten das Interesse. Das Team beschloss, sich durch eine persönliche Online-Demo genauer zu informieren.
Während dieser Demonstration konnte Binect die Leistungsfähigkeit der Software unter Beweis stellen und zeigen, wie einfach sie sich in die bestehenden Umgebungen und Abläufe integrieren lässt. Dieser Einblick half Rainer Volland und seinem Team, sich für die Software von Binect zu entscheiden: Sie stellte die geeignete Lösung für ihre Anforderungen dar.
Die Einführung von Binect in unserem Unternehmen war ein echter Game-Changer: Wir konnten 95 Prozent der bisher benötigten Zeit einsparen - von 40 Arbeitsstunden auf 2 Arbeitsstunden.
Endlich können wir unsere Ressourcen gezielt einsetzen und haben gleichzeitig unsere Prozesse im Postversand deutlich vereinfacht und verschlankt.
Was den Service von Binect betrifft, sind wir sehr zufrieden: Schnelle Antworten, kompetente Unterstützung und ein echtes Verständnis für die Bedürfnisse unseres Unternehmens - das ist Service, wie man ihn sich wünscht.
Entscheidung für Binect
Im Entscheidungsprozess für Binect waren mehrere Schlüsselaspekte maßgeblich. Zunächst bot die Binect-Lösung massive Zeitersparnis: Während in der Vergangenheit für den Briefversand ca. 5 Arbeitstage pro Monat benötigt wurden, hat sich durch die Binect Lösung der Aufwand auf ca. 2 Stunden pro Monat um 95 Prozent reduziert.
Die einfache Anwendbarkeit stand ebenfalls im Vordergrund. Ein weiterer entscheidender Vorteil war die schnellere Bearbeitung der anfallenden Aufgaben. Nicht zu vergessen ist die Daten-Sicherheit, die durch einen zertifizierten Gesamtprozess gewährleistet ist. Binect arbeitet nach den Zertifizierungen und Vorgaben:
- ISO 27001 zum Informations- und Sicherheitsmanagement und
- ISO 9001 zum Qualitätsmanagement sowie
- DIN 5008 die Schreib- und Gestaltungsregeln für die Text- und Informationsverarbeitung
Schließlich ermöglicht die postfachübergreifende Konsolidierung an dieselben adressierten Personen eine neue Ebene an Effizienz und spart zudem Briefporto. Diese Funktion löst die alltäglichen Herausforderungen mit wenigen Klicks beim Dokumentenversand.
Die Entscheidung der R.H. Volland Immobilien & Hausverwaltung für Binect wurde maßgeblich durch das ausgeprägte fachliche Wissen, die technische Kompetenz sowie die zahlreichen Referenzen beeinflusst. Die Prozesse der Installation, Inbetriebnahme und Schulung zeichneten sich durch eine gute Organisation, eine schrittweise aufeinander abgestimmte Durchführung und eine zügige Umsetzung aus. Letztendlich fiel der Aufwand für die Implementierung der Binect Software-Lösung niedriger aus als ursprünglich von der R.H. Volland Hausverwaltung & Immobilienvermittlung angenommen.
Die Abläufe sind jetzt viel automatisierter und agiler. Wir sparen wertvolle Zeit und Ressourcen, die wir für wichtigere Aufgaben einsetzen können. Besonders geschätzt wird von meinen Mitarbeitenden, dass das aufwendige Vorbereiten der Postsendungen entfällt.
Wir sind sehr zufrieden mit der Lösung und dem hervorragenden Service. Binect lässt sich problemlos implementieren und nutzen, die Performance überzeugt, und das System läuft äußerst stabil.
Die Vorteile für R.H. Volland Hausverwaltung & Immobilienvermittlung sind vielfältig:
Reduktion der manuellen Aufwendungen um 95 Prozent- von 40 auf 2 Stunden pro Monat
Deutliche Senkung der Portokosten: Mehrere Sendungen an dieselbe Person werden zu einer Sendung konsolidiert
Unterstützt hybride Arbeitsmodelle - „everytime and everywhere“
Deutliche Entlastung der Mitarbeitenden
Vereinfachung des Arbeitsalltags durch leichte Anwendbarkeit und schnelle Bearbeitung
Erhöhte Datensicherheit durch ISO-Zertifizierungen
Einfache und flexible Integration in die IT-Infrastruktur und deren Prozesse
Dank Binect konnte die R.H. Volland Hausverwaltung & Immobilienvermittlung die Dokumentenverwaltung und den Postversand wesentlich effizienter gestalten.
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