Case Study

Stadtwerke Tübingen steigert Prozesseffizienz bei der Kundenkommunikation

Energiewende, Digitalisierung & Co.: Neben ihrem Versorgungsauftrag sind Stadtwerke ein wichtiger Akteur, um die Entwicklungen von Morgen mitzugestalten. Die Stadtwerke Tübingen zeigen, wie sich Prozesseffizienz bei der Kundenkommunikation erzielen lässt.

 

Hunderte Briefsendungen täglich

Hunderte von Briefsendungen werden täglich in der Abteilung Kunden- und Abrechnungsservices der Stadtwerke Tübingen erstellt– und dies bislang mit erheblichem Aufwand: Die Sachbearbeitenden druckten die Kundenkorrespondenz auf dem lokalen Etagendrucker aus, um sie anschließend eigenhändig zu kuvertieren, zu frankieren und dem Versand zu übergeben.

Dies ist nicht nur zeit- und  kostenaufwendig, sondern belastete die Mitbearbeitenden mit lästigen Routineaufgaben, die nicht zu ihrem Kernaufgaben gehörten.

 

Keyfacts
Hunderte Briefsendungen täglich
Bisher großer Zeit- und Kostenaufwand
Installierung des Systems von Binect nach nur wenigen Tagen

Die Stadtwerke Tübingen sind ein kommunales Versorgungsunternehmen mit einer mehr als 150-jährigen Geschichte. Was 1862 mit der Straßenbeleuchtung in der Universitätsstadt begann, umfasst heute ein breites Aufgabenportfolio rund um die öffentliche Daseinsvorsorge in Tübingen und der Region.

Verantwortung aus Tradition trifft dabei auf neue Impulse, die der Versorger auch in seiner eigenen Unternehmenskultur aktiv vorantreibt. Um die Chancen moderner Arbeitswelten konsequent in der Praxis zu fördern, entschloss sich das Unternehmen zur Optimierung eines Fachbereichs, der für den Erfolg von Stadtwerken essentiell ist: die Abwicklung der Kundenkommunikation.

Der Ansatz

„Ziel war es, unsere internen Abläufe zu optimieren und gleichzeitig unsere hohe Servicequalität auszubauen“, sagt Sebastian Rudischer, Sachgebietsleiter Kunden- und Abrechnungsservices. „Binect hat sich uns als Ansprechpartner vorgestellt, um die Herausforderung zeitgemäß und pragmatisch anzugehen.“

Der Ansatz: Elektronisch erzeugte Geschäftspost wie Rechnungen, Mahnungen oder Kundeninformationen, werden per Mausklick einem zentralen Aufbereitungs- und Produktionsprozess übergeben und schließlich in Papierform zugestellt. Auf diese Weise sparen Unternehmen nicht nur Aufwände für manuelles Drucken, Kuvertieren und Frankieren, sondern sind in der Lage, Teilprozesse rund um die Dokumentenerstellung, -freigabe und Versandsteuerung ganzheitlich zu managen.

 

Full Service und schlankes System

Bei einer Bedarfsanalyse und Vorstellung des Portfolios kristallisierte sich schnell heraus, dass Binect Enterprise die Anforderungen der Stadtwerke Tübingen optimal erfüllen konnte. Neben Schnittstellen zu den gängigen Office- und Fachsystemen, womit sich von dezentraler Tagespost bis hin zu komplexen Regelpostläufen verschiedene Anwendungsszenarien abbilden lassen, bietet die Software umfangreiche Features zur Unterstützung von Fachabläufen wie Freigabe-Regelungen, Monitoring und Controlling.

Ausschlaggebend war das flexible Betriebskonzept, das es problemlos ermöglicht, das standardmäßig als Software-as-a-Service (SaaS) konzipierte Produkt wahlweise auch „on premise“ auf eigener Hardware vor Ort zu betreiben. Dies kam den Compliance-Anforderungen der Stadtwerke Tübingen entgegen, ohne jedoch zusätzliche Admin-Ressourcen notwendig zu machen, da Binect das Setup und die Wartung übernimmt.

 

Neben dem Funktionsumfang hat uns überzeugt, dass das Produkt schnell und ohne große Projektaufwände in Betrieb genommen werden konnte.

Digitale Poststelle

Das System war nach wenigen Tagen installiert und konnte zügig in die abteilungstypischen Fachabläufe integriert werden. Dabei stand das Binect-Team auch den Sachbearbeitenden unterstützend zur Seite. „Die Workflows haben sich schnell eingespielt und konnten unsere Mitarbeitenden überzeugen“, bestätigt Sebastian Rudischer.

Statt auf dem lokalen Etagendrucker „drucken“ die Beschäftigten die Kundenkorrespondenz jetzt virtuell aus den gewohnten Office-Anwendungen. Mit der integrierten Arbeitsplatz-Software, dem Binect WorkDesk, lassen sich beispielsweise Versandeinstellungen wie Farb- und Umschlagstyp wählen, Anlagen hinzufügen und prüfpflichtige Dokumente einem Freigeber zuweisen. Die Versandübergabe erfolgt dann einfach per Mausklick. Jedes Teammitglied kann den Postausgang im eigenen Postfach nachvollziehen und Sendungen bei Bedarf stornieren.

Der Einsatz von Binect Enterprise hat zu deutlich höherer Effizienz in unseren Abläufen geführt. Besonders die Mitarbeitenden sind sehr zufrieden mit den wesentlich schlankeren Workflows und der damit einhergehenden Zeitersparnis. Dies kommt auch unserer Servicequalität zugute.

Neben der Anwendung von bestimmten Versandregeln wie beispielsweise die Zuordnung von Briefpapieren sowie die Konvertierung in das druckfertige Zielformat PDF/A gehört dazu auch die Erzeugung einer eindeutigen Sendungs-ID, mit der jeder einzelne Prozessschritt bis zur Übergabe an die Deutsche Post auf Einzelbriefebene getrackt wird. Dadurch ist auch das im zentralen Versandjournal bereitgestellte Monitoring stets lückenlos und transparent.

Zentrale Produktion und schlankere Workflows

Mehrmals täglich werden die Sendungen an das zentrale Druckzentrum weitergeleitet – auf verschlüsselten Kanälen. Produziert wird auf hochleistungsfähigen Druckmaschinen, die an eine vollautomatische Kuvertier- und Frankierstraße angeschlossen sind. Die direkte Hausabholung der fertigen und konsolidierten Sendungen durch die Deutsche Post spart zudem weitere Transportwege und sorgt dafür, dass die Verzögerung zwischen Dokumentenerstellung, Produktion und Zustellung minimal ist. 

Postausgang digitalisieren

So haben Versorgungsunternehmen ihren Versandprozess optimiert.