Energiewende, Digitalisierung & Co.: Neben ihrem Versorgungsauftrag sind Stadtwerke heute ein wichtiger Akteur, um die Entwicklungen von Morgen mitzugestalten. Die Stadtwerke Tübingen zeigen, wie sich auch die Abläufe bei der Kundenkommunikation fit für die Zukunft machen lassen.
Die Stadtwerke Tübingen sind ein kommunales Versorgungsunternehmen mit einer mehr als 150-jährigen Geschichte. Was 1862 mit der Straßenbeleuchtung in der Universitätsstadt begann, umfasst heute ein breites Aufgaben-portfolio rund um die öffentliche Daseinsvorsorge in Tübingen und der Region.
Verantwortung aus Tradition trifft dabei auf neue Impulse, die der Versorger auch in seiner eigenen Unternehmenskultur aktiv vorantreibt. Um die Chancen moderner Arbeitswelten konsequent in der Praxis zu fördern, entschloss sich das Unternehmen zur Optimierung eines Fachbereichs, der für den Erfolg von Stadtwerken essentiell ist: die Abwicklung der Kunden-kommunikation.
Hunderte Briefsendungen täglich
Hunderte von Briefsendungen werden täglich in der Abteilung Kunden- und Abrechnungsservices der Stadtwerke Tübingen abgewickelt – und dies bislang mit erheblichem Aufwand: Die Sachbearbeiter druckten ihre Kundenkorrespondenz auf dem lokalen Etagendrucker aus, um sie anschließend eigenhändig zu kuvertieren, zu frankieren und dem Versand zu übergeben.
Dies ist nicht nur zeit- und kostenaufwendig, sondern belastete die Mitbearbeiter mit lästigen Routineaufgaben, die nicht zu ihrem Kerngebiet gehören. „Ziel war es, unsere internen Abläufe zu optimieren und gleichzeitig unsere hohe Servicequalität auszubauen“, sagt Sebastian Rudischer, Sachgebietsleiter Kunden- und Abrechnungsservices. „Binect hat sich uns als Ansprechpartner vorgestellt, um die Herausforderung zeitgemäß und pragmatisch anzugehen.“
Der Ansatz: Geschäftspost wie Rechnungen, Mahnungen oder Kundeninformationen, die im heutigen Büroalltag ohnehin elektronisch
erzeugt werden, werden per Mausklick einem zentralen Aufbereitungs- und Produktionsprozess übergeben und schließlich in Papierform zugestellt. Auf diese Weise sparen Unternehmen nicht nur Aufwände für manuelles Drucken, kuvertieren und Frankieren, sondern sind in der Lage, Teilprozesse rund um die Dokumentenerstellung, -freigabe und Versandsteuerung ganzheitlich zu managen.