Case Study
Landkreis St. Wendel versendet digital Bescheide und PZA/PZU
Die Ausgangssituation
Die Digitalisierung der ausgehenden Briefpost in der kommunalen Verwaltung von Sankt Wendel sollte vorangetrieben werden.
Bescheide und Schreiben wurden bis zu diesem Zeitpunkt manuell verarbeitet. Das heißt: Sie wurden in den einzelnen Fachämtern selbst ausgedruckt, kuvertiert und in der Poststelle maschinell frankiert.
Der Landkreis St. Wendel hatte das Ziel, den gesamten Briefpostausgang in allen Ämtern auf eine digitale Lösung umzustellen aus diesen Gründen:
- Zukunftsorientierter und nachhaltiger werden,
- Kosten senken,
- Den hohen manuellen Aufwand minimieren.
Nach einer Ausschreibung entschied sich der Landkreis für eine Zusammenarbeit mit Binect. Ausschlaggebend für Sankt Wendel waren, das mit der Software von Binect die Anforderungen erfüllt waren, Standardschreiben, Tagespost, Postzustellungsaufträge und Einschreiben digital versenden zu können.
Keyfacts
86.ooo Einwohner
Zuvor manuelle Verarbeitung der Bescheide und Schreiben
Durch Binect Zeit- und Kosteneinsparunge bei manuellen Tätigkeiten
Der Landkreis Sankt Wendel mit seinen über 86.000 Einwohnern liegt nordöstlich der Landeshauptstadt Saarbrücken im Saarland. Er versteht sich als modern und zukunftsorientiert. Als Servicezentrum baut er sein digitales Angebot aus, das der einheimischen Bevölkerung jederzeit zur Verfügung steht. Auch aus ökologischen Gründen setzt er auf Digitalisierung, um die internen Abläufe noch flexibler, kostensparender und effizienter zu machen.
Unter dem Modellprojekt „Smart Cities“ wurde der Landkreis unter 86 Städten ausgewählt.
Herausforderungen
- Bescheide und Informationen an die Bevölkerung sollten schneller und zuverlässig versendet werden
- Digitalisierungsstrategien sollten umgesetzt werden
- Versandprozesse sollten optimiert werden
- Erstellung von Postzustellungsaufträgen ist aufwendig und zeitintensiv
Lösung
- Schnelle Implementierung einer digitalen Poststelle
- Datenschutzkonformer Versand
- Digitale Prozesse implementieren anstatt manueller Tätigkeiten
- Mitarbeitende entlasten
- Postzustellungsaufträge und Einschreiben digital versenden
Digitale Poststelle im Landkreis Sankt Wendel entlastet Ämter und Fachbereiche
Das Briefkaufkommen in Kreisen und Kommunen ist hoch. Gestartet hatte der Landkreis Sankt Wendel im Hauptamt mit dem Binect Cube – eine Lösung, die auf einer Hardware basiert. Der Binect Cube wird vor Ort platziert und von der hauseigenen IT verwaltet.
Schnell stellte das Team fest, dass andere Fachämter auch von den Vorteilen profitieren könnten. Darum wechselten sie auf die größere Lösung Binect Enterprise, in der mehr als 100 Anwendende das System nutzen können. Der Landkreis entschied sich für die „On Premise“-Lösung, die im kreiseignen Rechenzentrum verwaltet wird.
Für die Integration in die gewohnten Office-Umgebungen und Fachanwendungen sorgt die zugehörige Arbeitsplatz-Software Binect WorkDesk: Die Sachbearbeitenden erledigen die Versandübergabe der Briefdokumente einfach per Mausklick über einen virtuellen Druckertreiber. Die Wahl der Versandeinstellungen wie Farb- und Umschlagtyp und das Hinzufügen von Anlagen, wie Antragsformulare, erfolgt direkt in der Software-Oberfläche.
Zudem ist es mit der Binect-Lösung möglich, Workflows für einen Freigabeprozess oder Vier-Augen-Prinzip festzulegen. Das bedeutet: Kurze Prozesswege bei voller Transparenz, da jeder Verarbeitungsschritt für den Anwendenden nachvollziehbar protokolliert wird.
Zeitnah wurden die Fachämter Sozialamt, Jugendamt, Schulverwaltungsamt und das Jobcenter an den Landkreis Sankt Wendel angebunden.
Die Ämter von von Sankt Wendel profitieren von diesen Vorteilen:
Kosteneinsparungen für Toner, Kuverts und Papier
Zeitersparnis bei manuellen Tätigkeiten
Einsparung von Druckern an den Arbeitsplätzen
Der Versandprozess in der kommunalen Verwaltung ist seit dem Einsatz der Binect-Lösung komplett digitalisiert. Die nachgelagerten Schritte für Druck, Kuvertierung, Frankierung und Zustellung als Papierbrief übernimmt das Binect-Fulfillment in einem überwachten Gesamtprozess, so dass weiterhin Briefe in Papierform empfangen werden.
Je nach Kundenbedarf kann der Funktions- und Leistungsumfang erweitert werden. So bietet Binect etwa das Zusatzpaket „Papierlogistik“ an. Dieses Modul ermöglicht die Verwendung speziellen Materialien für die Produktion. Das Dienstleistungspaket umfasst die Administration und Lagerung der kundeneigenen Materialien sowie die laufende Betreuung der Papierlogistik, wie die Überwachung der Bestände und die Koordination von Anpassungen bei geändertem Briefkopf.
Weitere relevante Funktionen bietet die Lösung Binect Enterprise:
- Versand von Postzustellungsaufträgen und Einschreiben
- Terminversand,
- LDAP-Anbindung,
- Zusammenführen und Konsolidieren von Briefen
Binect bietet ein professionelles Full-Service-System für Geschäftspost, das schnell in Betrieb genommen werden kann und das Postausgangsmanagement im Kundenunternehmen nachhaltig optimiert.
Die Software kann als „Software-as-a-Service“ (SaaS), im Rechenzentrum der Binect GmbH oder „On Premise“ im eigenen Rechenzentrum, verwaltet werden.
Mit der digitalen Poststelle von Binect sind wir sehr zufrieden. Wir haben uns mehrere Anbieter für den digitalen Postversand angeschaut und den Eindruck gewonnen, dass nur Binect den digitalen Versand von Postzustellungsaufträgen anbieten kann. Deshalb empfehlen wir Binect uneingeschränkt weiter.
Höchster Schutz und IT-Sicherheits-Standards für Ihre Daten
Die Binect GmbH steht für höchste Datenschutz- und IT-Sicherheitsstandards. Das belegt die Deutsche Gesellschaft zur Zertifizierung von Managementsystemen (DQS) durch Zertifikate und regelmäßige Überprüfungen. Binect ist nach ISO/IEC 27001:2013 und ISO 9001:2015 zertifiziert.
Durch jährliche externe Überwachungsaudits wird die Umsetzung und Weiterentwicklung der IT-Sicherheitsmaßnahmen überprüft. Neben dem Informationssicherheits-Managementsystem ist ein Qualitätsmanagementsystem gemäß dem internationalen Standard ISO 9001:2015 implementiert. So wird der Qualitätsanspruch in Bezug auf Organisation, Personal und Technik effizient abgesichert.
Versandprozesse smart und zukunftssicher gestalten
Das Team von Binect unterstützt Landkreise und Kommunen, ihre Digitalisierungsziele zu erreichen. Neben dem klassischen Brief bieten wir die Lösung, Dokumente in Bürgerportale, per E-Mail oder in Archivsysteme zu leiten. So erreichen Landkreise und Kommunen ihre Bevölkerung nachhaltig und zukunftssicher.
