Das Briefkaufkommen in Kreisen und Kommunen ist hoch. Gestartet hatte der Landkreis St. Wendel im Hauptamt mit dem Cube – eine Lösung, die auf einer Hardware basiert. Sie wird vor Ort platziert und von der hauseigenen IT verwaltet. Schnell stellten sie fest, dass andere Fachämter auch von den Vorteilen profitieren könnten und wechselten auf die größere Lösung Binect Enterprise, in der mehr als 100 Anwender das System nutzen können. Der Landkreis entschied sich für die „On Premise“-Lösung, die im kreiseignen Rechenzentrum verwaltet wird.
Für die Integration in die gewohnten Office-Umgebungen und Fachanwendungen sorgt die zugehörige Arbeitsplatz-Software Binect WorkDesk: Die SachbearbeiterInnen erledigen die Versandübergabe der Briefdokumente z. B. einfach per Mausklick über einen virtuellen Druckertreiber; die Wahl der Versandeinstellungen wie Farb- und Umschlagtyp und das Hinzufügen von Anlagen, wie Antragsformulare erfolgt direkt in der Software-Oberfläche.
Zudem ist es möglich, Workflows für einen Freigabeprozess oder Vier-Augen-Prinzip festzulegen. Das bedeutet: Kurze Prozesswege bei voller Transparenz, da jeder Verarbeitungsschritt für den Anwender nachvollziehbar protokolliert wird.
Zeitnahe wurden die Fachämter Sozialamt, Jugendamt, Schulverwaltungsamt und das Jobcenter mit angebunden. Dort können die MitarbeiterInnen direkt von den folgenden Vorteilen profitieren:
- Kosteneinsparungen für Toner, Kuverts und Papier,
- Einsparung von Druckern an den Arbeitsplätzen und
- Zeitersparnis bei manuellen Tätigkeiten
Der Versandprozess in der kommunalen Verwaltung ist digitalisiert. Die nachgelagerten Schritte für Druck, Kuvertierung, Frankierung und Zustellung als Papierbrief übernimmt das Binect-Fulfillment in einem überwachten Gesamtprozess. Die Empfänger erhalten wie gewohnt den Brief in Papierform.
Je nach Kundenbedarf kann der Funktions- und Leistungsumfang erweitert werden. So bietet Binect etwa das Zusatzpaket „Papierlogistik“ an. Das Modul „Papierlogistik“ ermöglicht die Verwendung kundenspezifischer Materialien für die Produktion. Das Dienstleistungspaket umfasst neben dem einmaligen Setup im Druckzentrum (Administration und Lagerung der kundeneigenen Materialien) auch die laufende Betreuung der Papierlogistik (Überwachung der Bestände, Koordination von Anpassungen etwa bei geändertem Briefkopf).
Weitere Funktionen von Binect Enterprise sind
- Versand von Postzustellungsaufträgen und Einschreiben,
- Terminversand,
- LDAP-Anbindung,
- Zusammenführen und Konsolidieren von Briefen und vieles mehr.
Im Ergebnis stellt Binect ein professionelles Full-Service-System für Geschäftspost zur Verfügung, das ohne langwierige Projekte in Betrieb genommen werden kann und das Postausgangsmanagement im Kundenunternehmen nachhaltig optimiert.
Die Software kann als „Software as a Service“ (SaaS), im Rechenzentrum der Binect GmbH oder „On Premise“ im eigenen Rechenzentrum, verwaltet werden.