Case Study: Bescheide und Postzustellungsaufträge digital versenden und Bürgerinnen und Bürger nachhaltig und zukunftssicher erreichen
Herausforderung
- Bescheide und Bürgerinformationen müssen schnell und zuverlässig versendet werden
- Digitalisierungsstrategien müssen umgesetzt werden
- Versandprozesse sollen optimiert werden
- Erstellung von Postzustellungsaufträgen ist aufwendig und zeitintensiv
Lösung
- Schnelle Implementierung einer digitalen Poststelle
- Postzustellungsaufträge und Einschreiben digital versenden
- Datenschutzkonformer Versand
- Analoge Prozesse digitalisieren
- Mitarbeiter entlasten
Der Landkreis St. Wendel mit seinen über 86.000 Einwohnern liegt nordöstlich der Landeshauptstadt Saarbrücken im Saarland. Er versteht sich als modern und zukunftsorientiert. Als Servicezentrum baut er sein digitales Angebot aus, das seinen Bürgerinnen und Bürgern jederzeit zur Verfügung steht. Auch aus ökologischen Gründen setzt er auf Digitalisierung, um die internen Abläufe noch flexibler, kostensparender und effizienter zu machen.
Unter dem Modellprojekt „Smart Cities“ wurde der Landkreis unter 86 Städten ausgewählt.
Ausgangssituation für den Einsatz einer digitalen Poststelle war der Wunsch, die Digitalisierung in der kommunalen Verwaltung voranzutreiben. Zu der Zeit wurden Bescheide und Schreiben manuell verarbeitet. Das heißt, sie wurden in den Fachämtern ausgedruckt, kuvertiert und in der Poststelle mit einer Frankiermaschine frankiert. Über regelmäßigen Austausch mit anderen Kommunen war die Möglichkeit zum Einsatz einer digitalen Poststelle bereits bekannt.
Der Landkreis St. Wendel hatte gleich mehrere Gründe nach einer Lösung zu suchen:
- Die Umstellung auf Digitalisierung im ganzen Haus,
- sich zukunftsorientiert und nachhaltig zu präsentieren,
- der Kostenpunkt und
- der hohe manuelle Aufwand.
Über seine Ausschreibung für den digitalen Postausgang sind drei Kandidaten in die engere Wahl gekommen. Ausschlagend für die Entscheidung war die Anforderung, dass neben Standardschreiben und Tagespost auch Postzustellungsaufträge und Einschreiben digital auf den Weg gebracht werden sollten.
Hier hat die Binect GmbH mit ihren umfangreichen Leistungen den Zuschlag erhalten. Neben den konkurrenzlosen Zusatzleistungen konnte Binect auch preislich punkten.
Digitale Poststelle entlastet Ämter und Fachbereiche
Das Briefkaufkommen in Kreisen und Kommunen ist hoch. Gestartet hatte der Landkreis St. Wendel im Hauptamt mit dem Binect Cube – eine Lösung, die auf einer Hardware basiert. Sie wird vor Ort platziert und von der hauseigenen IT verwaltet. Schnell stellten sie fest, dass die restlichen Fachämter auch von den Vorteilen profitieren können und wechselten auf die größere Lösung Binect Enterprise Basic. Hier können mehr als 100 Anwender das System nutzen. Der Landkreis entschied sich für die „On Premise“- Lösung, die im kreiseignen Rechenzentrum verwaltet wird.
Für die Integration in die gewohnten Office-Umgebungen und Fachanwendungen sorgt die zugehörige Arbeitsplatz-Software (Binect WorkDesk): Die Sachbearbeiter*innen erledigen die Versandübergabe der Briefdokumente z. B. einfach per Mausklick über einen virtuellen Druckertreiber; die Wahl der Versandeinstellungen wie Farb- und Umschlagtyp oder das Hinzufügen von Anlagen wie Antragsformulare erfolgt direkt in der Software-Oberfläche.
Zudem ist es möglich, Briefe innerhalb einer Vier-Augen-Prüfung zur Freigabe vorzulegen. Das bedeutet: Kurze Prozesswege und volle Transparenz, da jeder Verarbeitungsschritt für den Anwender nachvollziehbar protokolliert wird.
Zeitnahe wurden die Fachämter Sozialamt, Jugendamt, Schulverwaltungsamt und das Jobcenter mit angebunden. Dort können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umgehend von den folgenden Vorteilen profitieren:
- Kosteneinsparungen für Toner, Kuverts und Papier,
- Einsparung von Druckern an den Arbeitsplätzen und
- Zeitersparnis bei manuellen Tätigkeiten
Der Versandprozess in der kommunalen Verwaltung ist digitalisiert. Die nachgelagerten Schritte für Druck, Kuvertierung, Frankierung und Zustellung als Papierbrief übernimmt das Binect-Fulfillment in einem überwachten Gesamtprozess. Die Empfänger erhalten wie gewohnt den Brief in Papierform.
Je nach Kundenbedarf kann der Funktions- und Leistungsumfang erweitert werden. So bietet Binect etwa das Zusatzpaket „Papierlogistik“ an. Das Modul „Papierlogistik“ ermöglicht die Verwendung kundenspezifischer Materialien für die Produktion. Das Dienstleistungspaket umfasst neben dem einmaligen Setup im Druckzentrum (Administration und Lagerung der kundeneigenen Materialien) auch die laufende Betreuung der Papierlogistik (Überwachung der Bestände, Koordination von Anpassungen etwa bei geändertem Briefkopf).
Weitere Funktionen von Binect Enterprise Basic sind
- Versand von Postzustellungsaufträgen und Einschreiben,
- Terminversand,
- LDAP-Anbindung,
- Zusammenführen und Konsolidieren von Briefen und vieles mehr.
Im Ergebnis stellt Binect ein professionelles Full-Service-System für Geschäftspost zur Verfügung, das ohne langwierige Projekte in Betrieb genommen werden kann und das Postausgangsmanagement im Kundenunternehmen nachhaltig optimiert.
Die Software kann als „Software as a Service“ (SaaS), im Rechenzentrum der Binect GmbH oder „On Premise“ im eigenen Rechenzentrum, verwaltet werden.
Höchster Datenschutz und IT-Sicherheits-standards für Ihre Daten
Die Binect GmbH steht für höchste Datenschutz- und IT-Sicherheitsstandards, die von unabhängigen Experten regelmäßig überprüft werden und mit Zertifikaten belegt sind. Wir sind nach ISO/IEC 27001:2013 und ISO 9001:2015 zertifiziert.
Durch jährliche externe Überwachungsaudits wird die Umsetzung und Weiterentwicklung der IT-Sicherheitsmaßnahmen überprüft. Neben dem Informationssicherheits-Managementsystem ist ein Qualitätsmanagementsystem gemäß dem internationalen Standard ISO 9001:2015 implementiert. So wird der Qualitätsanspruch in Bezug auf Organisation, Personal und Technik effizient abgesichert.
Versandprozesse smart und zukunftssicher gestalten
Bislang ist rund ein Drittel aller Fachämter im Landkreis St. Wendel an die digitale Poststelle angeschlossen. Ziel ist bis Ende 2022 die restlichen Fachämter anzubinden.
Binect unterstützt Kreise und Kommunen ihre Digitalisierungsziele zu erreichen. Neben dem klassischen Brief bieten wir die Lösung Dokumente in Bürgerportale, per E-Mail oder in Archivsysteme auszuleiten. So erreichen Kreise und Kommunen ihre Bürgerinnen und Bürger nachhaltig und zukunftssicher.
Mit der digitalen Poststelle von Binect sind wir sehr zufrieden“, bestätigt Manuela Kleinbauer. Wir haben uns mehrere Anbieter für den digitalen Postversand angeschaut und den Eindruck gewonnen, dass nur Binect den digitalen Versand von Postzustellungsaufträgen anbieten kann. Deshalb empfehlen wir Binect uneingeschränkt weiter.