Versandmarke über den WorkDesk Web für Geschäftspost
Hybrider Postversand mit Binect bedeutet: Alle Schreiben werden digital aus dem Büro oder Homeoffice versendet, während der Empfänger einen gedruckten Papierbrief erhält. Dennoch gibt es im Arbeitsalltag weiterhin Situationen, in denen Dokumente physisch verschickt werden müssen – etwa bei Schreiben mit Originalunterschrift, wie Gerichtsbeschlüssen oder notariellen Beglaubigungen.
Für diese Fälle werden Briefmarken benötigt. Diese lassen sich bequem und effizient über den Webclient WorkDesk Web digital erstellen, ausdrucken und anschließend auf die physischen Sendungen aufbringen. Das Porto kann dabei für verschiedene Sendungsarten direkt erworben werden – ganz ohne den Umweg über eine Postfiliale.
Anleitung zur Bestellung von Versandmarken im WorkDesk
Versandmarke bestellen über den Webclient WorkDesk WebDie Bestellung einer Versandmarke erfolgt direkt im WorkDesk Web und ist in wenigen Schritten erledigt.
- Im Menü unten links auf „Versandmarken“ klicken.
- Oben links „Bestellen“ auswählen.
- Das Fenster zur Erstellung der Versandmarke öffnet sich
Innerhalb dieses Fensters können verschiedene Einstellungen vorgenommen werden. Besonders wichtig ist die Auswahl des Produkts.
Zur Verfügung stehen:
- Postkarte
- Standardbrief
- Kompaktbrief
- Großbrief
- Maxibrief
Je nach Bedarf kann der passende Tarif ausgewählt werden.
Während der Auswahl wird unten links automatisch die Anzahl der Internetmarken sowie die Gesamtsumme der Kosten angezeigt. Dadurch behalten Nutzende jederzeit den Überblick über die anfallenden Portokosten.
Nach Abschluss der Bestellung wird die Versandmarke direkt ausgedruckt, auf die Sendung aufgeklebt und ist sofort versandbereit.
Rechtevergabe für Mitarbeitende für den Erwerb von Versandmarken
Über eine Rechtevergabe im System lässt sich festlegen, welche Personen dazu berechtigt sind, Versandmarken bestellen zu können. So können Organisationen steuern, welche Personen Internetmarken bestellen dürfen.
Dokumentation im Journal von Versandmarken
Ein weiterer wichtiger Bestandteil ist das Journal. Hier werden alle bestellten und stornierten Marken automatisch dokumentiert und protokolliert.
Die Vorteile:
- Lückenlose Nachvollziehbarkeit aller versendeten Dokumente
- Dokumentation des Verwendungszwecks
- Transparente Zuordnung der Kosten
Damit ist jederzeit nachvollziehbar, welche Marken versendet wurden und in welchem Kontext sie stehen.
Zentrale Poststelle und Kostentransparenz von Versandmarken
Durch die Integration in die zentrale Poststelle über die Lösung von Binect wird der Versandprozess zusätzlich vereinfacht. Die Angabe einer Kostenstelle ermöglicht eine transparente Zuordnung der Portokosten und unterstützt eine klare Kostenkontrolle innerhalb des Unternehmens.
Fazit
Die Versandmarken im WorkDesk Web bieten eine einfache und effiziente Möglichkeit, physische Sendungen direkt aus dem System heraus zu frankieren. Mitarbeitende können Porto schnell bestellen, Versandmarken ausdrucken und Sendungen sofort versenden. Gleichzeitig sorgen Journal, Kostenstellenzuordnung und Rechteverwaltung für ein hohes Maß an Transparenz und Kontrolle im gesamten Versandprozess.