Mehr Flexibilität für Dokumentenprozesse: Regelwerke in der Binect-Plattform
Unternehmen haben oft sehr spezifische Anforderungen an ihre Dokumentenprozesse. Ein Brief darf nur unter bestimmten Bedingungen versendet werden, zusätzliche Dokumente sollen automatisch beigefügt werden oder Workflows müssen sich flexibel an unterschiedliche Geschäftssituationen anpassen.
Mit den neuen Regelwerken in der Binect-Plattform schafft Binect genau dafür eine Lösung: Kunden können viele Anpassungen künftig selbst konfigurieren – ohne Entwicklungsaufwand und ohne lange Projektzyklen. Gleichzeitig ermöglichen die Regelwerke eine automatisierte Analyse von Dokumenten und lösen darauf basierend gezielt Aktionen aus, wodurch wiederkehrende Aufgaben effizienter und fehleranfällige Prozesse deutlich robuster werden.
Der Mehrwert: Konfiguration statt Programmierung
Bisher bedeuteten individuelle Anforderungen häufig Entwicklungsaufwand. Mit den neuen Regelwerken wird ein großer Teil dieser Anpassungen zu einer konfigurierbaren Funktion.
Geschulte Anwender können Regeln selbst definieren und verwalten. Dadurch lassen sich neue Anforderungen schnell umsetzen, ohne dass ein Projektteam mehrere Entwicklungstage investieren muss.
Die Vorteile auf einen Blick:
- Schnellere Umsetzung von Anforderungen
- Individuelle Anpassung von Workflows
- Weniger Entwicklungsaufwand für individuelle Logiken
- Neue Funktionen einfacher erweitern
Damit wird die Plattform deutlich flexibler und lässt sich besser an unterschiedliche Geschäftsprozesse anpassen. Gleichzeitig steigt die Prozesssicherheit, da Regeln automatisch prüfen, ob Eingaben vollständig und korrekt sind.
Das Customizing-Triumvirat: Metadaten, Regeln und Workflows
Die neue Flexibilität basiert auf einem Zusammenspiel aus drei zentralen Elementen:
1. Metadaten-Definition
Welche Informationen stehen über ein Dokument zur Verfügung? Beispielsweise Empfängeradresse, Dokumenttyp oder Versandkanal. Die Plattform stellt hierfür eine Vielzahl standardisierter Metadaten bereit – von Adressdaten bis hin zu technischen Parametern wie Seitenanzahl oder Versandart.
2. Regelwerke
Welche Bedingungen werden geprüft und welche Konsequenzen entstehen daraus?
Eine Regel besteht dabei immer aus:
- Einem Metadatum
- Einem Vergleichsoperator (z. B. =, >, < oder regulärer Ausdruck)
- Einem Vergleichswert
3. Workflows
Welche Aktionen führt das System auf Basis dieser Regeln aus?
Dieses Zusammenspiel ermöglicht es, das Verhalten des Systems gezielt zu steuern – ohne Eingriffe in den Programmcode.
Beispiel: Versand stoppen für ausgewählte Adressen
Ein typischer Anwendungsfall zeigt, wie Regelwerke im Zusammenspiel mit Metadaten und Workflows eingesetzt werden können:
Ein Brief kommt als unzustellbar zurück, weil die Empfängeradresse nicht korrekt ist. Um weitere Fehlsendungen zu vermeiden, soll der Versand an diese Adresse vorübergehend unterbunden werden, bis die Daten korrigiert wurden.
Dies lässt sich über ein Regelwerk einfach abbilden:
Die Fachkraft kennzeichnet den Datensatz im Datenstamm, sobald eine Unzustellbarkeit festgestellt wurde. Eine Regel prüft diesen Status und verhindert daraufhin den weiteren Versand an diese Adresse.
Das System reagiert automatisch, indem es den Versandprozess stoppt und eine entsprechende Fehlermeldung ausgibt, zum Beispiel:
„Die Adresse ist ungültig. Bitte wenden Sie sich an die zuständige Abteilung.“
Gleichzeitig wird das betroffene Dokument im Workflow als fehlerhaft markiert und erst dann weiterverarbeitet, wenn die zugrunde liegende Bedingung – also die fehlerhafte Adresse – behoben wurde.
Dieses Beispiel zeigt, wie Nutzende mithilfe von Regelwerken selbst steuernd in Prozesse eingreifen können – flexibel, nachvollziehbar und ohne zusätzlichen Entwicklungsaufwand.
Fehler, Warnungen und logische Bedingungen
Regeln lassen sich flexibel kombinieren. Beispielsweise können mehrere Bedingungen definiert werden, die gemeinsam erfüllt sein müssen – diese sind logisch mit UND verknüpft.
Gleichzeitig können mehrere Regeln für denselben Anwendungsfall existieren, die alternativ greifen (ODER-Verknüpfung).
Neben Fehlern lassen sich auch Warnhinweise konfigurieren, etwa wenn Daten zwar ungewöhnlich sind, der Versand aber trotzdem möglich sein soll.
Die Auswertung dieser Regeln erfolgt automatisch bei verschiedenen Ereignissen, z. B.:
• Beim Hochladen eines Dokuments
• Bei der Bearbeitung im WorkDesk
• Bei der Verarbeitung über Sammelkörbe
Dadurch wird sichergestellt, dass Dokumente jederzeit validiert sind.
Automatische Beilagen je nach Inhalt
Ein weiterer praktischer Anwendungsfall ist das automatische Hinzufügen von Dokumenten.
Beispiel:
Ein Unternehmen möchte Rechnungen automatisch um ein SEPA-Mandatsformular ergänzen – allerdings nur dann, wenn beim Kunden noch kein SEPA-Mandat hinterlegt ist.
Das lässt sich über eine Regel lösen:
- Metadatum erkennt, ob ein SEPA-Mandat vorhanden ist
- Wenn das Feld leer ist → automatisch eine PDF-Beilage hinzufügen
Treffen alle Bedingungen einer Regel zu, wird die entsprechende Beilage automatisch angehängt. Dabei können auch mehrere Regeln für eine Beilage definiert werden.
Zusätzlich ist – bei Nutzung des Zusatzpakets „Papierlogistik“ – auch die automatische Zusteuerung physischer Beilagen möglich.
So lassen sich Dokumente intelligent ergänzen – vollständig automatisiert.
Regelwerke in der Praxis – weitere Anwendungsfälle
Warnhinweis bei ungewöhnlichen Daten
Nicht jede Auffälligkeit muss den Versand stoppen. Ist eine Adresse zwar ungewöhnlich, aber nicht eindeutig falsch, lässt sich statt eines Fehlers ein Warnhinweis konfigurieren. Der Mitarbeiter wird aufmerksam gemacht, kann aber bewusst entscheiden, ob der Versand trotzdem erfolgt.
Automatische Beilagen je nach Situation
Ähnlich wie beim SEPA-Mandat-Beispiel lassen sich auch andere Dokumente automatisch ergänzen. Etwa Hinweisblätter, Formulare oder Informationsschreiben. Immer dann, wenn ein bestimmtes Metadatum einen definierten Wert hat oder leer ist.
Dynamische Datenlisten für noch mehr Flexibilität
Zusätzlich können externe Listen – etwa CSV-Dateien – in die Logik eingebunden werden.
Diese lassen sich beispielsweise über WebDAV automatisch aktualisieren. Diese sogenannten Konfigurationsdateien können beispielsweise genutzt werden für:
• Vertreterlisten bei Urlaub oder Abwesenheit
• Dynamische Empfängerlisten
• Organisationsstrukturen oder Zuständigkeiten
Damit können Kunden Daten aus ihren eigenen Systemen flexibel integrieren und aktuell halten.
Klare Verantwortlichkeiten
Wichtig ist dabei die Rollenverteilung:
- Workflows werden weiterhin von Binect entwickelt und getestet.
- Regelwerke können Kunden selbst konfigurieren und verantworten.
Im Rahmen des Premium Supports unterstützt Binect ihre Kunden selbstverständlich bei der Konzeption und Umsetzung der individuellen Regeln.
Workshops und Schulungen
Damit Kunden das volle Potenzial der Regelwerke ausschöpfen können, werden begleitende Workshops und Schulungen angeboten.
Denn eines ist klar: Die Möglichkeiten sind groß – und mit der richtigen Einführung lassen sich daraus enorme Effizienzgewinne erzielen.
Fazit
Die neuen Regelwerke sind ein großer Schritt hin zu einer noch flexibleren Plattform. Unternehmen können ihre Dokumentenprozesse künftig deutlich schneller und individueller anpassen.
Statt auf Entwicklungsprojekte zu warten, lassen sich viele Anforderungen direkt konfigurieren – schnell, transparent und kontrollierbar.
Gleichzeitig sorgen automatisierte Prüfungen, intelligente Beilagensteuerung und flexible Datenintegration für mehr Effizienz und Prozesssicherheit.
Damit wird die Binect-Plattform noch stärker zu dem, was sie sein soll:
Eine leistungsfähige Infrastruktur für intelligente, automatisierte Dokumentenprozesse.