Das Postmodernisierungsgesetz (PostModG)
Die Folgen und neue digitale Versandmöglichkeiten bei Binect
Die Modernisierung des Postgesetzes
Mit dem Postmodernisierungsgesetz (PostModG) soll der Postsektor in Deutschland an die aktuellen Bedürfnisse und Herausforderungen der digitalen und globalisierten Welt angepasst werden. Das Gesetz regelt die Rahmenbedingungen für die künftige Erbringung von Postdienstleistungen von Briefen und Paketen und soll am 1. Januar 2025 in Kraft treten. Der Bundestag und Bundesrat haben im Juli 2024 das Postmodernisierungsgesetz verabschiedet.
Änderungen bei den Brieflaufzeiten durch das Postmodernisierungsgesetz (PostModG)
Wichtige Änderungen im neuen Gesetz betreffen die künftigen Brieflaufzeiten. Bislang ist die Deutsche Post verpflichtet, mindestens 80 Prozent der eingelieferten Briefsendungen noch am Tag nach der Einlieferung zuzustellen, mindestens 95 Prozent nach zwei Tagen.
Im neuen Postgesetz hat der Gesetzgeber die Vorgaben gelockert: 95 Prozent der Sendungen müssen nun erst am dritten Tag nach der Einlieferung zugestellt sein.
Zustellzeitpunkt nach Einlieferung
Bisherige Vorgabe für Sendungen
Vorgabe ab 1. Januar 2025 für Sendungen
Am 1. Tag
Mind. 80 Prozent
–
Am 2. Tag
Mind. 95 Prozent
–
Am 3. Tag
–
Mind. 95 Prozent
Am 4. Tag
–
Mind. 99 Prozent
Für die Beförderung eines Briefes innerhalb dieser Fristen besteht jedoch wie schon bislang kein gesetzlicher Anspruch.
Mit den Änderungen bei den Zustell- und Laufzeitangaben verfolgt der Gesetzgeber einige grundsätzliche Ziele:
- Briefpreise sollen weiterhin erschwinglich und deutlich unter dem europäischen Durchschnitt liegen
- Nachhaltige Erbringung von Postdienstleistungen ohne Nachtflüge innerhalb Deutschlands
- Weiterhin flächendeckende Versorgung an sechs Tagen in Deutschland
Mögliche Auswirkungen für Binect-Kunden
Von den Veränderungen bei den Vorgaben für die Zustellung ist auch Binect betroffen. Die Sendungen, die unsere Kunden mit der Binect-Software als Hybridpost versenden, werden zu einem großen Teil von der Deutschen Post zugestellt. Binect hat nach der Übergabe der Sendungen an die Deutsche Post keinen direkten Einfluss auf die Laufzeit.
Das Postmodernisierungsgesetz (PostModG) und die Initiativen bei Binect
Binect hat verschiedene Maßnahmen ergriffen, damit die Briefsendungen der Kunden schnellstmöglich beim Empfänger ankommen:
- Erhöhung der Einlieferungsmengen: Gemeinsam mit unseren Druckpartnern prüfen wir die Erhöhung der Einlieferungsmengen für eine taggleiche Produktion und Einlieferung beim Zusteller. Das bedeutet: Wir arbeiten an der Erhöhung der Tageskapazität, damit ein Maximum der Briefsendungen, die über die Binect Software versendet werden, noch am selben Tag gedruckt, frankiert und der Deutschen Post übergeben werden.
- Erweiterung des letzten Übertragungszeitpunktes: Zusammen mit unseren Druckpartnern prüfen wir die Erweiterung des letzten Übertragungszeitpunktes für die taggleiche Produktion. Damit wollen wir erreichen, dass übertragene Sendungen auch nach 14 Uhr möglichst noch am selben Tag produziert und bei der Deutschen Post eingeliefert werden.
- Alternative Zusteller: Wir bieten verstärkt Alternativen zur Zustellung durch die Deutsche Post. Mit unserem Partner MailAlliance haben wir die Möglichkeit, in verschiedenen Regionen Briefe taggleich einzuliefern und sie bereits am Folgetag zustellen zu lassen.
Darüber hinaus bieten wir in unseren Software-Lösungen für Sendungen, die besonders schnell, sicher und verbindlich zugestellt werden sollen oder müssen, die Versandart Einschreiben an.
In Kürze möglich: Digitaler Versand = schneller Versand
Binect führt derzeit und in den nächsten Monaten Schritt für Schritt Möglichkeiten einer rein digitalen Zustellung ein, die unsere Kunden unabhängig von den Brieflaufzeiten machen. Viele intensive Gespräche mit unseren Kunden zeigen, dass hier ein verstärkter Bedarf besteht und insbesondere digitale Versandwege gesucht werden, die sicher und verbindlich sind.
In vielen Fällen ermöglicht der Gesetzgeber bereits heute schon eine digitale Zustellung von Schreiben und Dokumenten. Der physische Brief ist in verschiedenen Bereichen längst keine rechtlich zwingende Notwendigkeit mehr.
Binect-Kunden sollen die Software, wie gewohnt, als zentrale Drehscheibe für den gesamten Versand von Geschäftspost und beliebigen Dokumenten nutzen. Mit der Erweiterung um die rein digitale Zustellung bieten wir den Geschäftspost Versand aus einer Hand in einer integrierten Lösung – sowohl analog als auch digital.
Alle Schreiben und Dokumente, die ein Unternehmen über Binect versendet, können über die gewohnten Nutzungsoberfläche eingesehen und bearbeitet werden und sind im zentralen Postausgangsbuch dokumentiert. Die Mitarbeitenden unserer Kunden können dadurch bequem kanalübergreifend arbeiten und finden alle Informationen im übergreifenden Versandjournal und Dashboard.
Die Vorteile:
- Laufzeit der Kundenkommunikation optimieren.
- Kosten sparen.
- Überblick behalten, was, wann, an wen verschickt wurde und über welchen Weg Briefe versendet wurden.
Die digitalen Versandvarianten
1. Versand und Zustellung per E-Mail
Der einfache Versand von Dokumenten per E-Mail eignet sich insbesondere dann, wenn
- keine besonderen Sicherheitsanforderungen bestehen.
- die Empfänger in den Empfang von Unterlagen per einfacher E-Mail eingewilligt haben.
- keine Anforderungen an die Nachweisbarkeit des Empfangs bestehen (z.B. Zustellquittung erforderlich).
- Gesetzgeber und Aufsichtsbehörden keinen physischen Versand vorschreiben.
Die Diskussion über die Sicherheit und Nachweisbarkeit der einfachen E-Mail ist nicht neu. Empfänger können geltend machen, dass E-Mails nicht angekommen sind, beispielsweise bei Rechnungen. Für die Liquidität des Rechnungsversenders kann sich der Versand von Rechnungen via E-Mail als negativ erweisen und Aufwände im Mahnwesen hervorrufen.
Für andere Sendungen eignet sich der Versand per E-Mail jedoch mindestens als zusätzlicher Kanal.
2. Nachweisbare, verbindliche digitale Zustellung
Eine nachweisbare bzw. verbindliche Zustellung eignet sich immer dann, wenn
- der Sender sichergehen möchte, dass seine digitale Sendung den Empfänger erreicht.
- der Sender nachweisen können möchte oder muss, dass die Sendung auch tatsächlich zugestellt wurde („Zustellquittung“).
- Gesetzgeber und Aufsichtsbehörden entsprechende Anforderungen an eine digitale Zustellung stellen.
Die nachweisbare, verbindliche Zustellung ist kein neues Thema in Deutschland. Das deutsche De-Mail Gesetz und die europäische eIDAS-Verordnung schaffen hier einen klaren gesetzlichen Rahmen. Dennoch war die bisherige Akzeptanz bei Sendern und Empfängern in Deutschland nicht befriedigend. Die Deutsche Post hat ihren digitalen E-Postbrief, der alle Anforderungen der o.g. Gesetze und Verordnungen erfüllte, zum 1. Januar 2020 eingestellt.
Wir stellen heute fest, dass mangels praktikabler Alternativen zunehmend einfache E-Mails auch mit sensiblen Inhalten verschickt werden. Dies gilt nicht nur für Rechnungen, sondern teilweise sogar für ärztliche Befunde oder Schreiben vom Rechtsanwalt oder Notar mit höchst vertraulichen Informationen.
Binect steht für vertrauliche und qualitativ hochwertige Geschäftspost. Wir werden künftig den BriefButler Service in unsere Software integrieren. Der BriefButler ermöglicht eine nachweisbare und damit verbindliche digitale Zustellung. Binect Kunden können ihren gesamten „Post“-ausgang wie gewohnt über die Binect Software abwickeln und wählen für bestimmte Sendungen einfach den Kanal „nachweisbarer digitaler Versand“ aus. Die Zustellung beim Empfänger erfolgt dann per digitaler „registered mail“ oder auf einem sicheren Abrufportal.
Diese Form der Zustellung ist nicht nur für Behörden eine echte Alternative zum physischen Briefversand, sondern bietet sich für alle Versender an, die Kunden und Lieferanten vertraulich und nachweisbar mit digitaler Geschäftspost erreichen wollen.
3. E-Rechnung
Der Gesetzgeber hat mit dem neuen Wachstumschancengesetz im April 2024 starke Impulse gesetzt und mit diesem Gesetz Unternehmen und Behörden zur schrittweisen Einführung der E-Rechnung verpflichtet.
Folgende Aspekte sind dabei hervorzuheben:
- Die E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist explizit keine PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird, sondern ein strukturierter Datensatz z.B. im Format X-Rechnung, der elektronisch verarbeitet werden kann.
- Jedes Unternehmen muss ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
- Bis zur Deadline, dem 1. Januar 2028 müssen schrittweise nahezu alle Unternehmen zwingend elektronische Rechnungen versenden, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Die neuen Anforderungen des Gesetzgebers hauchen der schon länger bekannten E-Rechnung neues Leben ein. Auch wenn es für den verpflichtenden Versand von E-Rechnungen noch recht lange Übergangsfristen gibt, wird Binect auch hier frühzeitig einen neuen digitalen Versand für E-Rechnungen im Sinne des Wachstumschancengesetzes einführen.
Entsprechend der Binect-Philosophie, dass die Binect-Software die zentrale Drehscheibe für den gesamten „Post“-ausgang bietet, können Binect-Kunden bald für ihre Rechnungen die Versandart „E-Rechnung“ auswählen. Dabei ist auch geplant, dass unsere Kunden als Rechnungsversender überhaupt nichts ändern müssen, um E-Rechnungen zu versenden. Rechnungen sollen einfach wie bislang versendet werden, als PDF oder – falls die Rechnungssoftware dies kann– als strukturierten Datensatz, beispielsweise im X-Rechnung-Format.
Das Versprechen von Binect
Als Hybridpost- und Digitalisierungs-Dienstleister bringt Binect Unternehmen und Behörden schrittweise in die digitale Welt. Ob Kunden von Binect unabhängig von den Brieflaufzeiten der Deutschen Post werden oder aus anderen Gründen die Digitalisierung vorantreiben wollen: Binect unterstützt als zentrale Drehscheibe für alle ausgehenden Sendungen und Dokumente – ob analog oder digital.
