Frankierservice automatisieren und outsourcen
Der Entschluss ist gefallen: Der interne Postversand kostet zu viel, bindet zu viele Ressourcen und skaliert nicht mehr mit dem Unternehmen. Es ist Zeit, den Frankierservice zu outsourcen und zu automatisieren.
Soweit so gut, doch in der Praxis scheitern viele Projekte nicht an der Technologie, sondern an vermeidbaren Fehlern bei Auswahl und Einführung.
Seit über 25 Jahren und hunderten Projekten haben wir bei Binect gelernt, an welchen Stellen Unternehmen und Behörden beim Outsourcing ihres Postversands am häufigsten stolpern und wie man es besser macht.
Hier sind die fünf häufigsten Fehler und wie Sie sie vermeiden.
Fehler 1: Den Anbieter nur nach dem Porto-Preis vergleichen
„Was kostet ein Brief?“ ist die falsche erste Frage. Die richtige lautet: „Was kostet mich der gesamte Prozess?“
Wer nur das Porto vergleicht, übersieht die eigentlichen Kostentreiber: Mitarbeiterzeit für Drucken, Falzen und Kuvertieren, Wartungskosten für Frankiermaschinen, Fehlerquoten bei manueller Verarbeitung und den Aufwand für Nachverfolgung und Ablage.
Ein Standardbrief über Binect kostet ab 0,80 Euro, inklusive Papier, Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand mit der Deutschen Post. Was das im Vergleich zum internen Prozess bedeutet, lässt sich oft erst im Gespräch beziffern. Jedoch sind die Unternehmen, die gerechnet haben, selten überrascht.
Fehler 2: Datenschutz und Zertifizierungen erst im Nachhinein prüfen
Geschäftspost enthält sensible Daten. Rechnungen, Mahnungen, Patientenbriefe, Behördenbescheide. Wer diese Daten an einen externen Dienstleister übergibt, trägt die Verantwortung dafür, dass dieser nachweislich DSGVO-konform arbeitet.
In der Praxis wird diese Frage häufig erst nach Vertragsunterzeichnung gestellt. Dabei ist sie entscheidend: Werden Daten ausschließlich in Deutschland verarbeitet? Welche Zertifizierungen weist der Anbieter vor? Ist er dem deutschen Briefgeheimnis verpflichtet?
Binect ist zertifiziert nach ISO/IEC 27001 und ISO 9001. Zwei der anspruchsvollsten Standards für Informationssicherheit und Qualitätsmanagement. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen, revisionssicher dokumentiert und ausschließlich auf Wunsch über deutsche Server verarbeitet. Ein seriöser Anbieter beantwortet diese Fragen transparent und unaufgefordert.
Fehler 3: Die technische Integration unterschätzen
„Wir schicken die Dateien manuell rüber“ das funktioniert. Aber es verschenkt den eigentlichen Hebel.
Der echte Effizienzgewinn entsteht, wenn Dokumente vollautomatisch aus dem bestehenden System heraus übergeben werden: direkt aus dem ERP, dem CRM, der Finanzbuchhaltung oder dem Krankenhausinformationssystem – ohne Medienbruch, ohne manuellen Zwischenschritt.
Binect lässt sich unter anderem an ORBIS, MEDICO und NEXUS im Gesundheitswesen, an Axians Infoma und WiNoWiG in der Kommunalverwaltung sowie an gängige ERP- und DMS-Systeme anbinden. Im einfachsten Fall erscheint die Software einfach als zusätzlicher Drucker im Druckmenü.
Rainer Volland, Geschäftsführer einer Hausverwaltung, beschreibt das Ergebnis so: von 40 Arbeitsstunden auf 2 Arbeitsstunden pro Woche – eine Zeitersparnis von 95 Prozent. Das ist keine Ausnahme, das ist Integration, die wirklich greift.
Die Einführung von Binect in unserem Unternehmen war ein echter Game-Changer: Wir konnten 95 Prozent der bisher benötigten Zeit einsparen - von 40 Arbeitsstunden auf 2 Arbeitsstunden. Endlich können wir unsere Ressourcen gezielt einsetzen und haben gleichzeitig unsere Prozesse im Postversand deutlich vereinfacht und verschlankt.
Fehler 4: Keine klaren Zusagen zu Laufzeiten und Produktionsterminen einfordern
„Der Brief kommt schon irgendwann an“ ist keine belastbare Aussage – schon gar nicht, wenn es um Mahnfristen, Widerspruchsfristen oder Postzustellungsaufträge geht.
Klären Sie deshalb vor Vertragsabschluss verbindlich: Bis wann müssen Sendungen eingereicht sein, damit sie noch am selben Tag produziert werden?
Bei Binect gilt: Werktags bis 14:00 Uhr eingegangene Sendungen gehen noch am selben Tag in Produktion und werden der Deutschen Post übergeben. Das gibt Planungssicherheit – für Inkassoprozesse genauso wie für behördliche Zustellungen.
Fehler 5: Den Wechsel als einmaliges Projekt behandeln
Viele Unternehmen führen einen externen Frankierservice ein, atmen einmal durch – und lassen das Thema dann jahrelang unangetastet. Dabei verändern sich Versandvolumina, Systemlandschaften und gesetzliche Anforderungen laufend.
Die Stadt Meißen etwa hat durch die Automatisierung mit Binect mehr als zwei volle Personentage pro Monat eingespart – nicht durch einen einmaligen Eingriff, sondern durch einen Prozess, der kontinuierlich mitgewachsen ist. David Hermann, Leiter des Amts für Informationstechnik und Digitalisierung, beschreibt es als signifikante Reduktion von Prozess-, Material- und Portokosten gleichzeitig.
Ein guter Dienstleister ist deshalb kein Lieferant, sondern ein langfristiger Partner – mit festem Ansprechpartner, persönlichem Support und dem Angebot, Prozesse gemeinsam weiterzuentwickeln.
Durch die Automatisierung und Optimierung unserer Versandprozesse haben wir massive Einsparungen erzielt. Sowohl die Prozess- und Material- als auch die Portokosten wurden signifikant reduziert. Darüber hinaus können wir die eingesparte Zeit von mehr als zwei vollen Personentage pro Monat für wichtigere Aufgaben nutzen.
Fazit: Outsourcing funktioniert – wenn man die richtigen Fragen stellt
Das Auslagern von Druck, Frankierung und Versand ist eine der effektivsten Stellschrauben für schlanke Verwaltungsprozesse. Wer dabei nur auf den Briefpreis schaut, Datenschutz vertagt und die Integration unterschätzt, verschenkt das meiste Potenzial.
Binect begleitet Unternehmen, Behörden und Gesundheitseinrichtungen seit 2001 durch genau diesen Prozess. Von der ersten Analyse bis zum laufenden Betrieb.
Testen Sie die Lösung 30 Tage kostenfrei oder sprechen Sie direkt mit unserem Beratungsteam.