Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) sind im B2B-Bereich ab 2025 verpflichtend
Binect bietet Lösungen für die Umstellung
Die Einführung der E-Rechnung hat der Gesetzgeber mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 beschlossen. Demnach sind alle Unternehmen ab 2025 verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Deutschland folgt damit dem Vorbild anderer EU-Länder und einiger Drittländer, in denen die E-Rechnung im Geschäftsverkehr bereits als Standard etabliert ist.
Was sind Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen)?
Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) sind digital erstellte und übermittelte Rechnungen, die im Gegensatz zu Papierdokumenten vollständig in einem elektronischen Format vorliegen. Über die europäische Norm EU 16931 sind die Standards für eine durchgängig elektronische Verarbeitung definiert. Inhaltlich enthalten Sie dieselben Informationen wie eine herkömmliche Rechnung.
E-Rechnungen werden häufig über standardisierte Formate wie XML oder PDF mit eingebetteten Daten versendet und bieten Vorteile, wie
- schnellere Bearbeitung,
- geringere Fehleranfälligkeit und
- Einsparungen bei den Verwaltungskosten.
Zudem erfüllen sie gesetzliche Anforderungen in vielen Ländern, die den elektronischen Rechnungsaustausch fördern.
Ein PDF-Dokument und andere Formate wie „.tif“, „.jpeg“ oder „.docx“ sind zwar geeignet, um eine Rechnung digital und visuell darzustellen. Sie entsprechen jedoch nicht den Anforderungen für eine maschinelle Weiterverarbeitung.
Was sind die Vorteile von E-Rechnungen?
E-Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile gegenüber traditionellen Papierrechnungen:
- Der Rechnungsprozess ist effizienter und kostengünstiger.
- Durch die Automatisierung der Verarbeitung wird die Fehlerquote reduziert.
- Der Verwaltungsaufwand wird minimiert.
- Mehr Nachhaltigkeit, da Papierverbrauch und physische Ressourcen eingespart werden.
Vorteile von E-Rechnungen für Empfänger
Empfänger profitieren von einer schnelleren und weitgehend automatisierten Verarbeitung. Da die Rechnungen in strukturiertem Format vorliegen, macht dies manuelle Eingaben überflüssig.
Vorteile von E-Rechnungen für Versender
Für Versender bieten E-Rechnungen Kosteneinsparungen, da Druck-, Papier- und Versandkosten entfallen. Zudem ermöglicht die schnelle Zustellung der E-Rechnungen eine zügigere Zahlung durch den Empfänger, was zu einer verbesserten Liquidität führen kann.
E-Rechnungen: Rechtliche Grundlagen und Vorschriften
E-Rechnungen unterliegen in Deutschland klaren rechtlichen Vorgaben, die sich vor allem aus dem E-Rechnungsgesetz und der EU-Richtlinie 2014/55/EU ableiten.
Sie müssen
- in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, um eine automatische Verarbeitung zu ermöglichen und
- bestimmte Anforderungen, wie die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit über 10 Jahre erfüllen.
Für wen und ab wann sind E-Rechnungen verpflichtend?
E-Rechnungen sind in Deutschland für verschiedene Akteure verpflichtend. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Für den Versand gilt eine schrittweise Einführung: Ab 2027 sind große Unternehmen mit einem Umsatz von über 800.000 Euro verpflichtet, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zu versenden. Ab 2028 wird diese Pflicht auf alle Unternehmen ausgeweitet und gilt damit auch für Kleinunternehmer.
Formate und Standards für E-Rechnungen
ZUGFeRD
ZUGFeRD kombiniert eine strukturierte XML-Datei mit einem PDF-Dokument. Das Format ist sowohl von Menschen lesbar als auch maschinell verarbeitbar. Es ist besonders für Unternehmen geeignet, die ihre Prozesse schrittweise digitalisieren möchten.
XRechnung
Die XRechnung ist ein reines XML-Format, das speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde. Es enthält keine visuelle Komponente und wird vollständig maschinell verarbeitet.
EDIFACT
EDIFACT ist ein internationaler Standard für den elektronischen Datenaustausch, der hauptsächlich in großen Unternehmen verwendet wird. So ist der Austausch von Geschäftsdaten in einem einheitlichen Format möglich, das weltweit anerkannt ist.
Wie wird die E-Rechnung zugestellt bzw. empfangen?
Die neue gesetzliche Regelung legt keine spezifischen Anforderungen für den Übermittlungsweg elektronischer Rechnungen fest. Daher sollte ein E-Mail-Postfach zunächst ausreichend sein, um elektronische Rechnungen zu empfangen. Alternativ kann die Bereitstellung der Daten über eine elektronische Schnittstelle oder ein (Kunden-)Portal zur Verfügung gestellt werden. Letztlich können Unternehmen den Übertragungsweg selbst bestimmen, solange die elektronische Weiterverarbeitung ohne Medienbruch gewährleistet ist.
Binect unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung der gesetzlichen Pflichten
Viele Unternehmen fühlen sich nach aktuellen Umfragen noch nicht gut vorbereitet auf die Umsetzung der neuen Pflichten. Berater empfehlen, sich an ein IT-Unternehmen zu wenden und sich umfassend vorzubereiten.
Als Spezialist für die dokumentenbasierte Geschäftskommunikation bietet Binect Lösungen an, mit denen Unternehmen ab sofort E-Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten können. Der Empfang von E-Rechnungen ist derzeit bei unseren Kunden das am stärksten nachgefragte Thema, wenn es um Posteingangslösungen von Binect und seinen Partnern geht.
Unsere Partnerschaft mit One Click Solutions
Binect hat eine Partnerschaft mit One Click Solutions geschlossen, um im Bereich der digitalen Posteingangsverarbeitung innovative Lösungen aus einer Hand anzubieten. Die Digitalisierung und Automatisierung von Posteingangsprozessen wird auf ein neues Niveau gehoben.
Die Integration der Lösungen erfolgt ohne großen Aufwand: Sie erleichtert vom Start weg die effiziente und sichere Weiterleitung sowie automatisierte Verarbeitung von digitalen Dokumenten und Belegen innerhalb von Unternehmen. Gerade für den Empfang und die Bearbeitung der vom Gesetzgeber geforderten E-Rechnungen steht damit eine sofort einsetzbare Lösung bereit.
Posteingangslösungen von Binect ermöglichen die professionelle Verarbeitung von E-Rechnungen
Rechnungs-Auslesung und -Verarbeitung im Posteingang mit AutoClick
Bei der Dokumentenerfassung mit AutoClick, einem Produkt der One Click Solutions GmbH, werden die relevanten Informationen aus unterschiedlichen elektronischen Dokumenten, wie zum Beispiel Rechnungen möglichst automatisiert, vollständig und korrekt extrahiert.
AutoClick sorgt dafür, dass nachfolgende Systeme und Anwendungen die richtigen Daten möglichst automatisiert weiterverarbeiten können. Die Erkennungsraten von AutoClick liegen höher als 95 Prozent und sind mit einer sehr schnellen und steilen Lernkurve zu erreichen.
Das freie Auslesen von komplexen Positionsdaten oder Tabellen – auch wenn sie über Hunderte von Seiten gehen – ist eine weitere herausragende Eigenschaft von AutoClick. Die Leseergebnisse können in AutoClick automatisiert geprüft werden. Dazu stehen frei konfigurierbare Prüfregeln zur Verfügung. Durch vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten lässt sich die Software in jede IT-Infrastruktur integrieren.
Aktuell spielt für viele Kunden das Modul „X-Rechnung / E-Invoice“ eine entscheidende Rolle.
AutoClick erfüllt die neuen Anforderungen des Gesetzgebers vollständig:
- Verarbeitung eingehender X-Rechnungen ohne Prozessänderungen
- Interne Bereitstellung von Papier/PDF-Rechnungen als X-Rechnungen zur Verarbeitung
- Versendung ausgehender Rechnungen als X-Rechnungen
AutoClick: für die automatisierte Auslesung und Verarbeitung der Inhalte (z.B. Eingangsrechnungsverarbeitung)
Vorteile der Nutzung von AutoClick mit dem eInvoice-Modul für den Empfang von E-Rechnungen:
Sofortige Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen.
Verarbeitung von XRechnung, ZUGFeRD und Factur X.
Bestehender Rechnungsprozess kann unverändert weiter genutzt werden.
Aus dem E-Rechnungsdatensatz werden automatisch kundenspezifische PDFs mit sehr übersichtlichem Layout erzeugt, um die Sichtprüfung zu erleichtern; auch für Folgesysteme, die noch keine XRechnungen verarbeiten können.
Die Belegdatei und die Indexdaten sowie die Original-E-Rechnung können zur Verfügung gestellt werden (eingebettet in die Belegdatei).
Alle Einstellungen erfolgen allein über Konfiguration und Dokumenttyp-Editor (kein Scripting erforderlich).
Das Team von Binect ist für Sie da
Das Versprechen von Binect
Als Digitalisierungs-Dienstleister bringen wir Unternehmen und Behörden schrittweise in die digitale Welt. Ob unsere Kunden neue gesetzliche Anforderungen in der Posteingangsverarbeitung umsetzen müssen oder von den Brieflaufzeiten der Deutschen Post unabhängig werden wollen: Binect ist und bleibt die zentrale Drehscheibe für alle eingehenden und ausgehenden Sendungen und Dokumente – ob analog oder digital.
E-Rechnungen mit Binect – Fazit und Ausblick
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile, sowohl in Bezug auf Effizienz als auch auf gesetzliche Anforderungen. Binect, gemeinsam mit Partnern wie One Click Solutions, bieten Unternehmen die Möglichkeit, eine reibungslose Integration digitaler Posteingangslösungen. Durch Automatisierung und innovative Tools wie AutoClick werden Rechnungen schnell und weitestgehend fehlerfrei verarbeitet.
Mit Blick auf die Zukunft wird die vollständige Digitalisierung der Rechnungsprozesse entscheidend sein, um die Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz zu steigern.