E-Rechnungen im B2B-Bereich

Seit dem 1. Januar 2025 sind alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können – ohne Ausnahme und ohne Übergangsfrist. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen bis 2028. Wer frühzeitig handelt, ist klar im Vorteil.

Binect begleitet Unternehmen und Behörden bei der Umstellung – von der Empfangs- und Verarbeitungslösung bis zum digitalen Versand. So bleibt Ihre gesamte Geschäftskommunikation an einer Stelle: analog wie digital, ein- wie ausgehend.

Was sind Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen)?

Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) sind digital erstellte und übermittelte Rechnungen, die im Gegensatz zu Papierdokumenten vollständig in einem elektronischen Format vorliegen. Über die europäische Norm EN 16931 sind die Standards für eine durchgängig elektronische Verarbeitung definiert. Inhaltlich enthalten sie dieselben Informationen wie eine herkömmliche Rechnung.

E-Rechnungen werden in strukturierten Formaten (z. B. XML oder XML mit eingebettetem PDF) versendet und bieten Vorteile wie schnellere Bearbeitung, geringere Fehleranfälligkeit und Einsparungen bei den Verwaltungskosten.

Wichtig: Ein reines PDF-Dokument sowie Formate wie „.tif“, „.jpeg“ oder „.docx“ sind zwar geeignet, um eine Rechnung digital und visuell darzustellen. Sie entsprechen jedoch nicht den Anforderungen an eine strukturierte, maschinelle Weiterverarbeitung und gelten damit nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Was sind die Vorteile von E-Rechnungen?

E-Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile gegenüber traditionellen Papierrechnungen:

• Der Rechnungsprozess ist effizienter und kostengünstiger.
• Durch die Automatisierung der Verarbeitung sinkt die Fehlerquote.
• Der Verwaltungsaufwand wird minimiert.
• Mehr Nachhaltigkeit, da Papierverbrauch und physische Ressourcen eingespart werden.

Vorteile für Empfänger

Empfänger profitieren von einer schnelleren und weitgehend automatisierten Verarbeitung. Da die Rechnungen in strukturiertem Format vorliegen, werden manuelle Eingaben weitgehend überflüssig.

Vorteile für Versender

Für Versender entfallen Druck-, Papier- und Versandkosten. Zudem ermöglicht die schnelle Zustellung eine zügigere Zahlung durch den Empfänger, was die Liquidität verbessern kann.

Rechtliche Grundlagen und Fristen

Die Einführung der E-Rechnung hat der Gesetzgeber mit dem Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 beschlossen. Deutschland folgt damit dem Vorbild anderer EU-Länder, in denen die E-Rechnung im Geschäftsverkehr bereits Standard ist. Rechtlicher Rahmen sind unter anderem das E-Rechnungsgesetz und die EU-Richtlinie 2014/55/EU.

E-Rechnungen müssen:

• in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, um eine automatische Verarbeitung zu ermöglichen, und
• bestimmte Anforderungen an Unversehrtheit und Lesbarkeit erfüllen. Rechnungen sind Buchungsbelege und seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufzubewahren (zuvor zehn Jahre – verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz). Das strukturierte Original muss dabei maschinell auswertbar archiviert werden.

Für wen und ab wann gilt die Pflicht?

Die E-Rechnungspflicht wird gestaffelt eingeführt. Der Empfang ist bereits verbindlich, beim Versand gelten Übergangsfristen:

Formate und Standards für E-Rechnungen

ZUGFeRD

ZUGFeRD kombiniert eine strukturierte XML-Datei mit einem PDF-Dokument. Das Format ist sowohl für Menschen lesbar als auch maschinell verarbeitbar und eignet sich besonders für Unternehmen, die ihre Prozesse schrittweise digitalisieren möchten.

XRechnung

Die XRechnung ist ein reines XML-Format, das speziell für die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde. Sie enthält keine visuelle Komponente und wird vollständig maschinell verarbeitet.

EDIFACT

EDIFACT ist ein internationaler Standard für den elektronischen Datenaustausch, der vor allem in großen Unternehmen eingesetzt wird. Er ermöglicht den Austausch von Geschäftsdaten in einem weltweit anerkannten, einheitlichen Format.

Wie wird die E-Rechnung zugestellt bzw. empfangen?

Die gesetzliche Regelung legt keinen spezifischen Übermittlungsweg fest. Für den Empfang reicht zunächst ein E-Mail-Postfach aus. Alternativ können die Daten über eine elektronische Schnittstelle oder ein (Kunden-)Portal bereitgestellt werden. Unternehmen können den Übertragungsweg selbst bestimmen, solange die elektronische Weiterverarbeitung ohne Medienbruch gewährleistet ist.

E-Rechnungen empfangen und verarbeiten mit Binect

Als Spezialist für dokumentenbasierte Geschäftskommunikation bietet Binect Lösungen, mit denen Unternehmen E-Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten können. Der Empfang von E-Rechnungen ist derzeit eines der am stärksten nachgefragten Themen rund um die Posteingangslösungen von Binect und seinen Partnern.

Partnerschaft mit One Click Solutions

Gemeinsam mit One Click Solutions bietet Binect innovative Lösungen für die digitale Posteingangsverarbeitung aus einer Hand. Die Integration erfolgt ohne großen Aufwand und erleichtert vom Start weg die sichere Weiterleitung und automatisierte Verarbeitung digitaler Dokumente und Belege – gerade für den Empfang und die Bearbeitung der gesetzlich geforderten E-Rechnungen.

Auslesung und Verarbeitung mit AutoClick

Mit AutoClick, einem Produkt der One Click Solutions GmbH, werden relevante Informationen aus unterschiedlichen elektronischen Dokumenten möglichst automatisiert, vollständig und korrekt extrahiert. Die Erkennungsraten liegen über 95 Prozent bei einer schnellen und steilen Lernkurve. Auch komplexe Positionsdaten oder Tabellen über Hunderte von Seiten lassen sich zuverlässig auslesen und über frei konfigurierbare Prüfregeln automatisiert prüfen.

Vorteile des eInvoice-Moduls für den Empfang von E-Rechnungen:

• Sofortige Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen.
• Verarbeitung von XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X.
• Der bestehende Rechnungsprozess kann unverändert weitergenutzt werden.
• Aus dem E-Rechnungsdatensatz werden automatisch übersichtliche, kundenspezifische PDFs erzeugt, die die Sichtprüfung erleichtern – auch für Folgesysteme, die noch keine XRechnungen verarbeiten können.
• Belegdatei, Indexdaten und die Original-E-Rechnung können bereitgestellt werden (eingebettet in die Belegdatei).
• Alle Einstellungen erfolgen über Konfiguration und Dokumenttyp-Editor – ohne Scripting.

E-Rechnungen versenden mit Binect

Mit den Lösungen von Binect wird der Versand von E-Rechnungen nahtlos in bestehende Geschäftsprozesse integriert. Unternehmen übermitteln ihre Rechnungen in gängigen Formaten wie PDF, ZUGFeRD und XRechnung – vollautomatisch und ohne zusätzliche Arbeitsschritte.

Optimale Transparenz durch das digitale Postausgangsbuch

Der Versand per E-Mail erfolgt direkt aus dem System von Binect, ohne manuellen Mehraufwand. Ein besonderes Plus ist das digitale Postausgangsbuch (Journal): Es bietet jederzeit einen vollständigen Überblick über die versendete Geschäftspost – sowohl digitale E-Rechnungen als auch klassische Briefsendungen. Über die Spalte „Versandweg“ wird transparent, ob eine Sendung per E-Mail oder per Brief versendet wurde.