E-Postbrief eingestellt: Was das für Unternehmen bedeutet und welche Alternativen es gibt

Der E-Postbrief sollte den klassischen Geschäftsbrief ins digitale Zeitalter führen – rechtsverbindlich, sicher und vollständig elektronisch. Heute ist klar: Das Konzept hat sich am Markt nicht durchgesetzt. Die Deutsche Post AG stellte den elektronischen E-Postbrief bereits zum 31. Dezember 2019 ein und beendete den Dienst 2022 vollständig. Für Unternehmen, die ihre Ausgangspost digitalisieren wollen, stellt sich damit die Frage: Wie versenden Sie Geschäftspost heute effizient, rechtssicher und kostengünstig?

In diesem Beitrag erfahren Sie, warum der E-Postbrief gescheitert ist, welche Rolle Hybridpost für den Mittelstand spielt und was der europäische eIDAS-Standard für die Zukunft der Briefkommunikation bedeutet.

Warum wurde der E-Postbrief eingestellt?

Die Deutsche Post AG hat den digitalen E-Postbrief eingestellt. Was bedeutet das für den Markt?

Die Entwicklung im deutschen Briefmarkt verläuft in vielerlei Hinsicht anders als in den europäischen Nachbarländern. Deutsche Behörden und Unternehmen kommunizieren aus verschiedenen Gründen immer noch sehr stark per Brief. Zwar sind auch in Deutschland die klassischen Briefmengen rückläufig, jedoch geht dieses Abschmelzen deutlich langsamer voran als in anderen Ländern.

Der digitale E-Postbrief war, genau wie die De-Mail, der Versuch, Unternehmen, Behörden und Kunden eine digitale Infrastruktur zur Verfügung zu stellen, die mittelfristig einen großen Teil des Briefvolumens ablösen sollte. Das Ziel: eine einfache, digitale und vor allem rechtsverbindliche Kommunikation, die dem physischen Brief in ihren Wirkungen rechtlich gleichgestellt ist.

Diese deutschen Gehversuche in die rechtsverbindliche digitale Kommunikation darf man getrost als vorerst gescheitert betrachten. Weder De-Mail noch E-Postbrief konnten sich durchsetzen – es gab schlicht zu wenige Nutzer, sowohl auf der Versender- als auch auf der Empfängerseite. Die Einstellung des E-Postbriefs war aus dieser Perspektive ein logischer Schritt der Deutschen Post AG.

E-Postbrief-Alternative für Unternehmen: Hybridpost

Wie ist Binect als Anbieter von Output-Management-Lösungen von der Einstellung des E-Postbriefs berührt?

Binect ist weit mehr als ein Hybridpost-Anbieter. Binect bietet Kunden, u. a. aus der Gesundheitsbranche, der Wohnungswirtschaft und dem kommunalen Umfeld, seit Jahren Lösungen für die Organisation und den Versand ihrer gesamten Ausgangspost – sowohl für die Regelpost als auch insbesondere für die Tagespost. Als Anbieter von Output-Management-Lösungen deckt das Unternehmen dabei nicht nur den physischen Briefversand ab, sondern auch digitale Versandkanäle.

Beim Thema Hybridpost übernimmt Binect für seine Kunden den gesamten Versand der physischen Post: In einem einzigen Komplettpreis pro Sendung sind Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand enthalten. Über seine Größe kann das Unternehmen zudem Portorabatte an die Kunden weitergeben.

Hybridpost ist, wie der Name andeutet, eine Mischung aus digitalem Versand und physischer Zustellung – the best of both worlds. Unternehmen digitalisieren ihre Ausgangspost vollständig, ohne dass die Empfänger eine digitale Infrastruktur benötigen. Nahezu alle Vorteile des digitalen Versands lassen sich so bereits heute nutzen:

• Kein Drucken, Kuvertieren und Frankieren im eigenen Haus
• Versand direkt aus den bestehenden Systemen (z. B. ERP)
• Planbare Kosten durch einen Komplettpreis pro Sendung
• Jeder Empfänger erreichbar – ganz ohne Registrierung oder digitales Postfach

Genau hier lag eine der zentralen Schwächen des E-Postbriefs: Der aufwändige Registrierungsprozess hat die Akzeptanz eher geschwächt als beflügelt. Viele Mittelstandskunden von Binect wollten bewusst keinen rein digitalen Zustellkanal – im Gegenteil, sie schätzten es, dass der Empfänger bei Hybridpost einen physischen Brief erhält.

Nach dem E-Postbrief: Was bedeutet der eIDAS-Brief für Unternehmen?

Welche Rolle spielen Schlagworte wie „eIDAS-Brief“ für die Briefkommunikation der nächsten Jahre?

Die EU hat 2014 eine Verordnung verabschiedet, mit der das Angebot an „Vertrauensdiensten“ europaweit definiert und angeglichen wird. Durch die sogenannte eIDAS-Verordnung bestehen einheitliche Richtlinien für Anbieter, sodass derartige Dienste europaweit mit derselben Rechtswirkung genutzt werden können. Ein absolut notwendiger Schritt – rechtsverbindliche Kommunikation sollte nicht mehr rein national gedacht werden.

Die Deutsche Post AG hat sich als Vertrauensdienst-Anbieter zertifizieren lassen und positioniert den eIDAS-Brief als Nachfolger des elektronischen E-Postbriefs. Kommunikationsdienste nach eIDAS-Vorgaben könnten eine marktweit akzeptierte Lösung werden – vorausgesetzt, den Anbietern gelingt es, eine zu starke Fragmentierung des Marktes zu verhindern. Bei De-Mail und E-Postbrief konnte beobachtet werden, dass Verwirrung im Markt Gift für die Entwicklung digitaler Briefinfrastrukturen ist.

Digitale Versandkanäle bei Binect: physisch und digital aus einem System

Was heißt das konkret für Binect-Kunden?

Binect bietet Kunden mit den Produkten Binect Enterprise und Binect ONE bereits heute an, digitale Versandkanäle ihrer Wahl einzubinden – von der Archivierung über den Upload auf das eigene Kundenportal bis hin zum Versand via Brief per E-Mail oder den sicheren Zustelldienst BriefButler.

Der Ansatz: Binect integriert die digitalen Dienste der Standardangebote, die die Kunden nutzen wollen. So versenden Unternehmen physische und digitale Briefe aus einem System, unter einer Oberfläche, mit übergreifender Versandsteuerung und Reporting aus einer Hand. Binect berücksichtigt dabei, wie sich Dienste wie der eIDAS-Brief am Markt entwickeln.

FAQ: E-Postbrief für Unternehmen

Gibt es den E-Postbrief noch? Nein. Der rein elektronische E-Postbrief wurde zum 31. Dezember 2019 eingestellt, der gesamte E-Postbrief-Dienst für Privatkunden zum 30. November 2022. Als Nachfolger für die verbindliche digitale Zustellung positioniert die Deutsche Post den eIDAS-Brief.

Was ist die beste E-Postbrief-Alternative für Unternehmen? Für die meisten Unternehmen ist Hybridpost der praktikabelste Weg, die Ausgangspost zu digitalisieren: Briefe werden digital übergeben, professionell gedruckt, kuvertiert, frankiert und physisch zugestellt – ohne dass Empfänger eine Registrierung benötigen.

Warum ist der E-Postbrief gescheitert? Vor allem an fehlender Verbreitung: Es gab zu wenige registrierte Nutzer auf Versender- und Empfängerseite. Der aufwändige Registrierungsprozess (u. a. PostIdent) war eine hohe Hürde – ein Problem, das De-Mail gleichermaßen betraf.

Was ist der Unterschied zwischen E-Postbrief und Hybridpost? Der elektronische E-Postbrief war eine rein digitale Zustellung in ein geschlossenes System, das eine Registrierung beider Seiten voraussetzte. Hybridpost kombiniert digitalen Versand mit physischer Zustellung und erreicht damit jeden Empfänger in Deutschland.

Sie möchten Ihre Ausgangspost digitalisieren ohne die Unsicherheiten geschlossener Systeme wie dem E-Postbrief? Sprechen Sie mit dem Beratungsteam von Binect und erfahren Sie, wie Sie mit Binect physische und digitale Briefe aus einer Lösung versenden.