Case Study: Digitaler Postausgang bei Wero
Innovation und Dynamik sind bei einem familiengeführten Unternehmen wie WERO entscheidende Faktoren für den Erfolg: Seit mehr als 60 Jahren steht der Mittelständler für ausgezeichnete Produkte und Dienstleistungen rund um die betriebliche Erste Hilfe, Hautschutz und Hygiene, die persönliche Schutzausrüstung und Arbeitsschutz. Über 200 Mitarbeiter sorgen dabei täglich für hohe Qualität und persönliche Kundennähe. Um die internen Prozesse zu optimieren, hat WERO seine Abläufe beim Postausgang umgestellt
und im Binect Cube die richtige Lösung gefunden.
Drucken, falzen, kuvertieren, frankieren, zur Post bringen: Wie in vielen mittelständischen Unternehmen gehörte dies auch bei WERO jahrelang zum Arbeitsalltag, wenn es um die Abwicklung der Ausgangspost ging. Bei hunderten Rechnungen, Angeboten und sonstigen Geschäftsschreiben wurde dem Mittelständler klar, dass hier erhebliches Optimierungspotenzial besteht. Dabei standen nicht nur die Kosten- und Zeitaufwände im Fokus, sondern auch die Bindung von Ressourcen, die effektiver für das Kerngeschäft hätten genutzt werden können.
„Wir suchten nach einer Lösung, die unsere Poststelle entlasten sollte“, sagt Andreas Merkt, IT-Chef des Unternehmens. „Schnell und einfach musste sie zu implementieren sein – so lautete meine Aufgabenstellung.“
Fündig wurde man zunächst bei einem Wettbewerbsprodukt; noch während der Umsetzungsphase wurde Andreas Merkt dann auf den Binect Cube aufmerksam: „Sofort erkannte ich, dass der ‚Cube‘ schnell, einfach und kostengünstig in unsere bestehenden Abläufe integriert werden konnte“, bestätigt der IT-Fachmann.
Die digitale Poststelle im Unternehmen
Der Binect Cube ist eine kleine Box, die als Server im internen Firmennetzwerk eingerichtet wird und die Kernfunktionen einer Art „digitalen Poststelle“ vor Ort übernimmt: Sämtliche Tages- oder Regelpost wird direkt aus der gewohnten Dokumentenerstellung in einen zentralen Sendungspool übertragen und von dort zu festgelegten Zeiten in eine externe Produktion gesteuert. Druck, Kuvertierung und Frankierung erfolgen abgesichert in einem professionellen
Druckzentrum, die Zustellung der fertigen Briefsendungen übernimmt die Deutsche
Post AG.
Im Ergebnis lassen sich auf diese Weise unmittelbare Ersparnisse bei den Material-beschaffungs-, Porto- und Gesamtprozesskosten erzielen; mit umfangreichen Regelsets für den Versand, zentraler Vorlagenverwaltung oder umfassenden Monitoring-Möglichkeiten mit Kostenstellenzuordnung und Freigabe-Regelungen deckt der Binect Cube aber auch weitergehende
Sofort erkannte ich, dass der ‚Cube‘ schnell, einfach und kostengünstig in unsere bestehenden Abläufe integriert werden konnte.
Anforderungen an ein komplettes Output Management effektiv ab. Dabei ist das Produkt speziell auf die Erfordernisse mittlerer Unternehmen zugeschnitten: schlankes System, einfaches Set-up.
Integration in gewohnte Fachprozesse
Das hat auch WERO überzeugt: „Enttäuscht wurde ich nicht. Ganz im Gegenteil: Die Einrichtung des Binect Cube ist einfacher gewesen, als ich es erwartet hatte“, bestätigt Andreas Merkt. „Natürlich stellten sich auch bei dieser Implementierung einige kleinere ‚IT-Steine‘ in meinen Weg. Diese lösten die Mitarbeiter der Binect GmbH schnell, kompetent und äußerst engagiert. Abgerundet wurde der gute Service dadurch, dass man mir Webinare anbot, zu Terminen an denen ich Zeit hatte.“
Für die Integration in die bestehenden Abläufe vor Ort sorgt eine Arbeitsplatz-Software (Binect WorkDesk), mit der die Sachbearbeiter bei WERO ihre Ausgangspost direkt aus der der gewohnten Office- oder Fachanwendung heraus erledigen. Die
Versandübergabe der Briefdokumente an den Binect Cube erfolgt z. B. einfach per Mausklick über einen virtuellen Druckertreiber; Versand-einstellungen wie Farb- oder Umschlagtyp lassen sich einfach über die Software-Oberfläche vornehmen, ebenso das Hinzufügen von Anlagen oder eine finale Sichtkontrolle. Zudem kann jeder Sachbearbeiter in einem eigenen Benutzerpostfach jederzeit Verarbeitungs- und Versandstatus prüfen und Briefe gegebenenfalls noch
stornieren.
Das unternehmensweite Monitoring erfolgt
über ein zentrales Versandjournal, in dem fachverantwortliche Administratoren sämtliche Versandvorfälle im Unternehmen transparent nachvollziehen können. Ein weiterer Vorteil: Da der Binect Cube abgesichert in die eigene Haus-IT eingebunden ist, verbleiben sämtliche Daten im Unternehmen selbst.
Erfolgreiche Umstellung auf Binect-Lösung
Bei WERO hat man die Standardabläufe beim Postausgang erfolgreich umgestellt und damit einen wichtigen Beitrag für die Prozesseffizienz im Unternehmen geleistet. Punkten konnte der Binect Cube durch die unkomplizierte Einbindung in bestehende Abläufe und das praxisnahe Handling für den Endnutzer. Andreas Merkt zeigt sich
zufrieden: „Binect hat ein tolles Produkt entwickelt und dies mit außerordentlichem Engagement supportet.“
Enttäuscht wurde ich nicht. Ganz im Gegenteil: Die Einrichtung des Binect Cube ist einfacher gewesen, als ich es erwartet hatte