Kommunen: BürgerInnen effizienter und zuverlässiger erreichen

In immer mehr Bundesländern entwickeln sich Modellregionen für die Digitalisierung in Städte und Gemeinden. Es werden seitens der Länder hohe Summen für die Digitalisierung in Modellkommunen zur Verfügung gestellt. Über das E-Government-Gesetz soll die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung erleichtert werden. So wird Bund, Ländern und Kommunen einen einfacheren, nutzerfreundlichen und effizienteren elektronischen Verwaltungsdienst angeboten.

 

 

 

Bürgernähe trotz Digitalisierung ist machbar 

Bürgernähe ist gerade bei einer Digitalstrategie für Städte und Kommunen sehr wichtig. Deshalb sind reibungslose Abläufe bei der Kommunikation mit ihren Bürgerinnen und Bürgern ein entscheidender Faktor bei der Umsetzung von digitalen Projekten.

Wahlbenachrichtigungen und Bescheide sollen schnell die Empfänger erreichen. Allein rund 4.000 Grundsteuerbescheide pro Quartal werden an Haushalte in einer rund 13.000 Einwohner-Gemeinde versendet. In diesem Beispiel fallen pro Quartal über 130 Stunden reine Arbeitszeit für die manuelle Bearbeitung des Postausganges an. Das heißt, dass eine Arbeitskraft bei einer 40-Stundenwoche über drei Wochen nur diese Bescheide bearbeiten würde. Da dies so nicht möglich ist, werden die Arbeiten auf mehrere Mitarbeiter*innen verteilt und diese von ihren Kernaufgaben abgehhalten. Vielerorts wird bis heute selbst ausgedruckt, kuvertiert, frankiert und bei der Post eingeliefert. Ein enormer Zeit- und Ressourcenaufwand für die kommunale Verwaltung.

Einsparung Kommunen

 

 

 

Geht das auch papierlos? Ja, aber richtig!

Als Partner für den öffentlichen und kommunalen Bereich bieten wir Lösungen, die den postalischen Versand optimal in volldigitale Prozesse integrieren. 
Unser Ansatz: Leistungsbescheide und Bürgerinformationen werden direkt aus den gewohnten Office- und Fachanwendungen, wie z.B. OWIG digital entgegengenommen, druckfertig aufbereitet und in eine zentrale Produktion mit anschließender Übergabe an die Deutsche Post AG gesteuert.

 

Neues Feature PZA/PZU! 
Versenden Sie Ihre amtlichen Dokumente digital
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Warum Sie sich für den digitalen Briefversand entscheiden sollten?

  • Effizientes Handling von Bescheiden und sonstigen Bürgerschreiben
  • Höhere Servicequalität, da Sie mehr Zeit für Ihre BürgerInnen haben
  • Mehr Zeit für Kernaufaufgaben - nie wieder drucken, kuvertieren frankieren und zur Post bringen 
  • Hohe Kosteneinsparungen durch digitale Prozesse
Mit dem Binect CUBE sind unsere MitarbeiterInnen sogar aus dem Homeoffice heraus voll einsatzfähig, wenn es um den Versand von Bescheiden und Bürgerinformationen geht. Das Versenden aus allen Fachanwendungen wie Anlagen, Serienbriefe und Anschreiben mit unterschiedlichen Kopfbögen funktioniert einwandfrei. Unsere BürgerInnen erhalten ihren Brief oftmals am nächsten Tag.
Klaus Weber
Klaus WeberLeiter Fachbereich I - Hansestadt Warburg
 
 

Ihre Lösung in der Übersicht

Prozessoptimierung

  • Abteilungsübergreifende Workflows zur Vier-Augen-Prüfung, Freigabe etc.
  • NEU: Automatische Unterschriftenplatzierung bei Freigabe-Abläufen
  • Zentrales Management von Briefpapieren und Beilagen
  • Monitoring und Prozesskontrolle

Standardschnittstellen

  • Integration in gewohnte Fachanwendungen und Systeme wie z.B. comp.ASS
  • Geringer Implementierungs- und Betriebsaufwand
  • Desktop-Software inkl. virtuellem Drucker
  • Automatisierbare Übernahme aus "Sammelkorb"-Verzeichnis

Fulfillment

  • Zentrale Produktion für Druck, Kuvertierung, Frankierung
  • Zustellung durch unseren Partner Deutsche Post AG
  • DSGVO-konforme Datenverarbeitung
  • Nach ISO 27001 und ISO 9001 zertifizierter Gesamtprozess

 

Diese und weitere Städte und Kommunen setzen unsere Lösung erfolgreich ein

 

 Landkreis Mainz Bingen web
 landkreis st wendel trans

 

logo stadt aschaffenburg web

Kaarst logo2002 web

 

 

Marktgemeinde Hilders
 
 

 

Nehmen Sie mit uns Kontakt auf!

Ihr Ansprechpartner berät Sie gerne und unverbindlich 

Jürgen Kneißl
Jürgen KneißlLeiter Marketing und Vertrieb
Tel.: 06151 9067-220
Lesen Sie auch wie Jobcenter und Stadtwerke den digitalen Briefversand als wichtigen Bestandteil ihrer Digitalstrategie implementiert haben.

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