Case Study
Stadt Meißen
Die Herausforderungen
Die Mitarbeitenden der Stadt Meißen standen vor der komplexen Aufgabe, für eine wachsende Anzahl der Bevölkerung eine stetig steigende Menge an Korrespondenz zu bewältigen.
Dazu gehörten das Erstellen, Drucken, Kuvertieren, Frankieren und Versenden von Informationen, Einschreiben, Rechnungen, Mahnungen, Postzustellungsaufträgen bzw. -urkunden (PZA/PZU), Bescheiden sowie individuellen Schreiben. Darüber hinaus führten die Mitarbeitenden ein Postausgangsbuch: Alle versendeten Briefe und PZA/PZU wurden in einer Datenbank erfasst, was zu weiteren manuellen Aufwendungen geführt hat.
Bei einem monatlichen Volumen von etwa 10.000 Sendungen führte dies zu einem erheblichen Aufwand, der durchschnittlich mehr als 10 Personentage pro Monat in Anspruch nahm – ein untragbarer Zustand für die Mitarbeitenden der Stadt Meißen. Darüber hinaus sollten die Versandwege optimiert und die Fristen strikt eingehalten werden.
Keyfacts
29.000 Einwohner
ca. 10.000 Sendungen pro Monat
Mehr als 10 Personentage pro Monat für manuelle Tätigkeiten
Die Aufgabe bestand darin, die bisher manuellen Tätigkeiten deutlich zu rationalisieren und effizienter zu gestalten. Die Lösung sollte den kompletten Versandprozess digitalisieren und optimieren, um so den immer weiter steigenden Anforderungen gerecht zu werden. Im ersten Schritt war der Einsatz für die Poststelle, die Stadt- und Schulverwaltung geplant.
Die Stadt Meißen ist für ihre reiche Geschichte und kulturelle Bedeutung bekannt. Gegründet im Jahr 929, ist sie vor allem durch die Meißner Porzellanmanufaktur berühmt, die als erste in Europa feines Porzellan herstellte.
Die Stadt mit rund 29.000 Einwohnern liegt malerisch an der Elbe und beherbergt beeindruckende Sehenswürdigkeiten wie den gotischen Dom und die Albrechtsburg, die als erstes Schloss Deutschlands gilt. Mit ihrer gut erhaltenen Altstadt, engen Gassen und historischen Gebäuden zieht Meißen jährlich viele Gäste an.
Die Lösung für die Stadt Meißen
David Hermann, Leiter des Amts für Informationstechnik und Digitalisierung der Stadt Meißen, hat zusammen mit seinem Team intensiv nach einer geeigneten Lösung recherchiert und wurde über die Webseite auf Binect aufmerksam.
Die Software von Binect versprach eine umfassende Digitalisierung und Optimierung des gesamten Versandprozesses. Dies sollte nicht nur die Effizienz erheblich steigern, sondern auch die Kosten für die Stadt Meißen signifikant reduzieren. Besonders wichtig war, dass die manuellen Aufwände, die bislang erforderlich waren, drastisch gesenkt werden könnten.
Darüber hinaus bot Binect die Möglichkeit, alle Arten von Korrespondenzen, wie Rechnungen und Bescheide, effizient zu verwalten. Die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur sollte sicherstellen, dass die Hybridpost-Lösung nahtlos mit den Fachanwendungen der Stadt Meißen genutzt werden kann.
Durch die Automatisierung und Optimierung unserer Versandprozesse haben wir massive Einsparungen erzielt. Sowohl die Prozess- und Material- als auch die Portokosten wurden signifikant reduziert. Darüber hinaus können wir die eingesparte Zeit von mehr als zwei vollen Personentage pro Monat für wichtigere Aufgaben nutzen.
Entscheidung für Binect
In einer persönlichen Online-Demo konnten sich David Hermann und sein Team von einem Binect-Berater umfassend über die Leistungsfähigkeit der Software informieren. Dabei überzeugte Binect durch die leichte Nutzung, die flexible Integration in bestehende Umgebungen und Arbeitsabläufe. Besonders wichtig für das Team der Stadt Meißen waren die folgenden Aspekte:
- Einsparungen von Prozess- und Portokosten: Die Lösung versprach signifikante Kosteneinsparungen, sowohl im Prozessablauf als auch bei den Portokosten, was ein entscheidender Faktor für die Stadt Meißen war.
- Einfache Anwendbarkeit: Die Nutzungsfreundlichkeit der Software von Binect stellte sicher, dass die Mitarbeitenden ohne umfangreiche Schulungen sofort produktiv arbeiten konnten.
- Schnellere Bearbeitung: Durch die Automatisierung, Digitalisierung und Optimierung der Versandprozesse konnten die Bearbeitungszeiten deutlich verkürzt werden.
- Daten-Sicherheit durch zertifizierten Gesamtprozess: Die Sicherheit der Daten war gewährleistet durch einen zertifizierten Gesamtprozess, der den hohen Anforderungen der Stadt Meißen entsprach.
Diese überzeugenden Argumente führten letztendlich zur Entscheidung, Binect Enterprise für die Optimierung der Postausgangsprozesse in der Stadt Meißen einzusetzen. Das Team Meißen war zuversichtlich, dass Binect ihre Anforderungen erfüllen und die Effizienz ihrer Arbeitsabläufe erheblich verbessern würde.
Die Einführung von Binect Enterprise verlief optimal und sicher. Dank der hervorragenden technischen Betreuung und der einfachen Abstimmungsprozesse konnten wir die neue Lösung schnell und effizient implementieren.
Einführung der Binect-Lösung
Die Einführung von Binect Enterprise verlief optimal und übertraf die Erwartungen von David Hermann und seinem Team. Dies betraf die gesamte Dauer für die Einführung, Betreuung, Schulung und Abstimmung mit den Abteilungen. Der komplette Einführungsaufwand war deutlich geringer als ursprünglich erwartet.
- Abstimmungsprozess: Der Abstimmungsprozess mit den einzelnen Abteilungen der Stadt Meißen war transparent und effizient. Binect ermöglichte eine schnelle und koordinierte Einführung der Software.
- Technische Einrichtung: Die Installation und Einrichtung der Software verliefen bestens. Die technische Betreuung durch Binect unterstützte diesen geregelten Ablauf und sorgte für eine nahtlose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur und die Arbeitsabläufe.
- Schulungsprozess: Aufgrund der Nutzungsfreundlichkeit der Anwendung konnte der Schulungsprozess schnell und effektiv durchgeführt werden. Die 21 Mitarbeitenden waren in kürzester Zeit in der Lage, die neue Anwendung produktiv zu nutzen.
Das Ausrollen von Binect Enterprise erfolgte abgestimmt auf das Briefaufkommen und den Postausgang. Dank der hervorragenden Einführung und der Unterstützung durch das Binect-Team konnten die Abteilungen der Stadt Meißen mit hohem Briefaufkommen schnell von den Vorteilen der neuen Lösung profitieren und ihre Korrespondenzprozesse effizienter gestalten, was zu einer schnellen Amortisation geführt hat.
Die Nutzungsfreundlichkeit von Binect Enterprise hat unsere Erwartungen übertroffen. Unsere Mitarbeitenden konnten die Software nach einer kurzen Schulung sofort produktiv nutzen, was die Umstellung und Akzeptanz der Anwendenden erheblich erleichtert hat.
Die Stadt Meißen profitiert von vielen Vorteilen der Binect Lösung
Zwischenzeitlich nutzen 21 Mitarbeitende der Stadt Meißen Binect Enterprise und profitieren in vielerlei Hinsicht:
Zeiteinsparung durch Automatisierung von Routineaufgaben
Die Automatisierung der Versandprozesse ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren und spart sehr viel Zeit.
Ersparnis von Prozess-, Personalkosten sowie Material- und Portokosten
Durch die effiziente Gestaltung der Abläufe konnten sowohl die Prozess- und Personalkosten als auch die Ausgaben für Material und Porto deutlich reduziert werden. Die Stadt Meißen spart monatlich mehr als zwei volle Personentage.
Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und Erhöhung der Transparenz
Die umfassende Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der Versandprozesse sorgen für eine erhöhte Transparenz, was die interne Nachverfolgung und Kontrolle erleichtern. Der Aufwand für ein separates Postausgangsbuch entfällt komplett.
Schnellere Zustellung und Einhalten von Fristen
Die optimierten Prozesse gewährleisten eine schnellere Zustellung der Korrespondenz und unterstützen die Einhaltung wichtiger Fristen.
Erhöhte Zuverlässigkeit und Reduzierung von Fehlern
Die Software von Binect verbessert die Zuverlässigkeit der Versandprozesse und minimiert das Risiko von Fehlern, was die Qualität und Effizienz der Verwaltungsarbeit erheblich steigert.
Funktion „Konsolidierung“
Die Mitarbeitenden nutzen diese Funktion besonders häufig. Sollen mehrere Sendungen an dieselben Empfänger versendet werden, erkennt das System die Übereinstimmung automatisch und macht dies transparent. Die Briefe können dann zusammen in einem Kuvert versendet werden, das für eine weitere Kosteneinsparung beim Porto sorgt. Durch diese vielfältigen Vorteile hat die Umstellung auf Binect die Arbeitsabläufe der Stadt Meißen spürbar verbessert und die Effizienz der täglichen Verwaltungsaufgaben deutlich erhöht.
Aufgrund der hervorragenden Erfahrungen und der positiven Ergebnisse empfehle ich Binect ausdrücklich weiter. Binect Enterprise hat unsere Verwaltungsabläufe deutlich verbessert und uns dabei geholfen, effizienter und kostengünstiger zu arbeiten. Aktuell sind wir mit Binect im Gespräch, wie wir Binect Enterprise funktional weiter ausbauen und auch in anderen Bereichen der Stadt Meißen einführen.
Aktuell nutzt die Stadt Meißen Binect Enterprise in mehreren wichtigen Bereichen ihrer Verwaltung. Dazu gehören das Büro des Oberbürgermeisters, das Finanzverwaltungsamt, das Ordnungsamt, das Familienamt sowie das Amt für Stadtmarketing, Tourismus und Kultur.
Diese umfassende Implementierung zeigt, wie vielseitig und effektiv die Binect-Lösung in verschiedenen Abteilungen eingesetzt werden kann, um die Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz der städtischen Verwaltung zu steigern.
