Führende Unternehmen aus der Wohnungswirtschaft vertrauen auf Binect 
Case Study
Octavus Office & Service Berlin GmbH
Die Herausforderungen
Vor der Einführung von Binect ONE versendete die Octavus Office & Service Berlin GmbH alle Briefe vollständig manuell. Monatlich gingen bis zu 1.000 Sendungen mit wichtigen Informationen wie Marketingschreiben und Angebote an die Mandanten heraus. Alle Schreiben – häufig inklusive Beilagen – mussten gedruckt, von Hand gefaltet, kuvertiert und frankiert werden.
Für diesen rein manuellen Versandprozess wurde jeden Monat mindestens ein kompletter Personentag benötigt – eine erhebliche Belastung für das nur vierköpfige Team. Der Aufwand wurde intern als extrem zeitintensiv empfunden und bremste wichtige operative Tätigkeiten.
Die Ziele für eine Output-Management-Lösung waren daher klar:
- Reduzierung des manuellen Bearbeitungsaufwands
- Einsparung von Prozess-, Material- und Portokosten
- Entlastung der Mitarbeitenden
- schnellere und effizientere Versandabläufe
- Sicherstellung eines transparenten Freigabeprozesses nach dem Vier-Augen-Prinzip
Keyfacts
4 Mitarbeitende in der Verwaltung
1.000 Sendungen pro Monat
Mehr als 10 Personentage pro Jahr für Briefversand
Die Octavus Office & Service Berlin GmbH bietet im Zentrum Berlins moderne, flexible Bürolösungen – von voll ausgestatteten Büros und virtuellen Adressen über Coworking-Angebote bis hin zu Tagesbüros und Konferenzräumen. Octavus ist ein verlässlicher Partner für Unternehmen, Selbstständige und Kanzleien, die eine professionelle Geschäftsadresse und flexible Bürooptionen benötigen.
Die digitale Lösung spart uns jeden Monat spürbar Zeit. Was früher einen ganzen Personentag gedauert hat, erledigen wir heute mit wenigen Klicks in nur zwei Minuten. Wir können täglich mindestens eine ganze Stunde einsparen."
Die Lösung Binect ONE für Octavus Office & Service Berlin GmbH
Maria Arndt, Operations Managerin, wurde über ein Webinar auf Binect aufmerksam. Da kontinuierliche Prozessoptimierung und Kundenzufriedenheit für sie an erster Stelle stehen, prüfte sie die Softwarelösungen gemeinsam mit dem Beratungsteam von Binect.
Nach einer Produktpräsentation fiel die Entscheidung schnell zugunsten der cloudbasierten SaaS-Lösung Binect ONE.
Unsere Mitarbeitenden waren sofort begeistert. Die Software ist so intuitiv, dass alle in kurzer Zeit eingearbeitet waren. Besonders beeindruckt hat mich, wie reibungslos sich Binect ONE in unsere bestehenden Abläufe integriert hat. Wir konnten direkt produktiv arbeiten.“
Entscheidung für Binect
Die Entscheidung für Binect ONE fiel der Octavus Office & Service Berlin GmbH leicht, denn gleich mehrere Faktoren sprachen für die cloudbasierte SaaS-Lösung:
Deutliche Zeitersparnis durch digitale Versandprozesse
Statt jeden Monat einen kompletten Personentag für den manuellen Briefversand aufzuwenden, können die Schreiben heute direkt digital erstellt und versendet werden. Das reduziert den Aufwand erheblich und schafft wertvolle Kapazitäten für andere Aufgaben im Tagesgeschäft. Seit dem Einsatz von Binect ONE spart das Team täglich mindestens eine ganze Stunde für den digitalen Briefversand.
Sehr einfache Bedienbarkeit – von allen Mitarbeitenden bestätigt
Die intuitive Gestaltung der Bedienoberfläche ermöglichte es dem Team, sich schnell zurechtzufinden. Die Mitarbeitenden lobten besonders, dass sie ohne umfangreiche Schulungen produktiv arbeiten konnten. Bei Fragen hilft die integrierte Hilfefunktion weiter.
Nahtlose Integration in bestehende Abläufe
Binect ONE ließ sich einfach in die vorhandenen Strukturen integrieren. Die vorhandenen Prozesse konnten beibehalten und direkt durch die digitale Lösung unterstützt und verbessert werden.
Automatische Briefkonsolidierung für sofortige Portoeinsparungen
Die Software erkennt automatisch, ob mehrere Schreiben an dieselbe Empfängeradresse gerichtet sind, und fasst sie zu einer einzigen Sendung zusammen. Dadurch spart das Unternehmen Porto und reduziert den administrativen Aufwand.
Sicherer Freigabeprozess nach dem Vier-Augen-Prinzip
Der integrierte Freigabe-Workflow gewährleistet, dass jedes Schreiben vor dem Versand kontrolliert und genehmigt wird. Dadurch wird die Prozesssicherheit erhöht und Transparenz im Team geschaffen.
Schnelle Einführung mit geringem Aufwand
Die Implementierung verlief einfach und deutlich schneller als erwartet. Von der ersten Präsentation bis zum produktiven Einsatz verging nur wenig Zeit – ein großer Vorteil für ein kleines Team mit begrenzten Ressourcen.
Vier Mitarbeitende kümmern sich um die täglichen Verwaltungsprozesse. Die SaaS-Lösung Binect ONE wird seit Januar 2025 aktiv genutzt.
Durch die automatische Konsolidierung sparen wir nicht nur Porto, sondern reduzieren auch den administrativen Aufwand erheblich. Der Vier-Augen-Freigabeprozess gibt uns Sicherheit und stellt sicher, dass alle Schreiben transparent geprüft werden.“
Die Vorteile von Binect ONE für die Octavus Office & Service Berlin GmbH
Durch die Digitalisierung der Versandprozesse profitiert das Unternehmen heute von:
Einsparung von Prozess- und Personalkosten
Reduzierung von Material- und Portokosten
Weniger manuellen Arbeitsschritten
Schnelleren Bearbeitungs- und Versandzeiten
Transparenter, sicherer Freigabeprozess
Fazit
Die Einführung von Binect ONE hat die Octavus Office & Service Berlin GmbH nachhaltig entlastet. Das Unternehmen profitiert von effizienteren Abläufen, reduzierten Kosten und einer spürbaren Arbeitsvereinfachung im Alltag. Mit der einfachen Bedienung, dem automatisierten Versand und dem sicheren Freigabeprozess ist Binect ONE ein klarer Gewinn für das gesamte Team.
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