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Serienbriefe mit dem Binect Cube versenden

Serienbriefe sind einer der häufigsten Anwendungsfälle im Bereich der professionellen Textverarbeitung. Nahezu jede Textverarbeitungssoftware stellt dazu eigene Menüpunkte bereit, zum Beispiel:

  • Microsoft Word: „Sendungen → Seriendruck starten
  • OpenOffice / Libreoffice: „Extras → Serienbrief-Assistent

Beiden Programmen ist gemein, dass als Ergebnis eine Datei entsteht, die alle Briefe umfasst. So hat zum Beispiel ein Serienbrief-Dokument mit für 250 Empfänger und Brieflänge von einer Seite einen Umfang von 250 Seiten. Im folgenden bezeichne ich dies als „Mehrfachbrief„.

Dieses Dokument ist vergleichbar mit einer Rolle Küchenpapier: viele Blätter befinden sich auf einer Rolle, es gibt ein Trennmerkmal: die Perforation. Ähnlich dieser Perforation benötigt also auch ein Mehrfachbrief ein geeignetes Trennmerkmal.

Doch wie werden unsere Serienbriefe getrennt? Auch hierzu wird ein Trennmerkmal genutzt. Als Standard dient dazu die Zeichenkette [[NeuerBrief]].  Sollten Sie eine andere Zeichenfolge benötigen, so kann Ihr Betreuer in der Administrationsoberfläche unter „Briefe – Serienbrief“ eine andere, für Sie passende Zeichenfolge, hinterlegen. Die beiden Blockklammerpaare sind dabei nicht erforderlich, simsalabim funktioniert auch.

Dieses Trennmerkmal wird nun innerhalb der Briefvorlage als so genanntes Weißtextfeld hinterlegt (Webinar-Teilnehmer wissen schon: „ein Weißtextfeld heißt Weißtextfeld, weil es weißen Text enthält„).

Durch die Formatierung in weißer Textfarbe ist dieses Trennmerkmal für den Empfänger nicht sichtbar, es wird auch nicht gedruckt. Die Software zum Trennen des Briefes erkennt dieses Steuerelement jedoch und teilt den Serienbrief auf.

Fügen Sie also Ihrer Serienbriefvorlage dieses Element hinzu, erscheint es nach Erzeugen des Serienbriefes auf jedem Brief. Es gibt einige Einschränkungen zu beachten:

  • Das Textmuster muss aus mindestens 5 Zeichen bestehen
  • und darf keine Umlaute und Sonderzeichen enthalten – bitte auch keinen Punkt und kein Komma.

Wichtig ist die Unterscheidung nach der Brieflänge:

  • Bei einem statischen Brief sind für alle Briefe die Seitenzahlen gleich, da der Text keine Variablen wie zum Beispiel Textbausteine mit fallbezogener Länge oder unterschiedlichen Anzahlen an Rechnungspositionen enthält. Dies können zum Beispiel Einladungen zur Jahreshauptversammlung sein.
  • Dynamische Briefe weisen unterschiedliche Seitenzahlen auf. Je nach Inhalt kann ein Brief eine oder mehrere Seiten umfassen. Typisch ist dieses für Rechnungen, da je nach Anzahl der Rechnungspositionen die Seitenzahl variieren kann.

Statische Briefe

Statische Briefe sind dadurch gekennzeichnet, dass sie über eine gleiche Seitenanzahl verfügen. Häugig ist dies bei Informationsbriefen (Infopost, Dialogpost) der Fall. Diese Briefe können nach dem Trennmerkmal „Seitenzahl“ getrennt werden.

Ist es ein Mehrfachbrief, der über den WorkDesk gedruckt wird, rufen Sie hierzu durch einen Klick auf den „Bearbeiten“-Button das Dialogfenster „Briefeigenschaften“ auf. Im Bereich „Serienbrief aktivieren Sie die Funktion „Brief in Einzelbriefe trennen“, klicken auf „nach Seitenzahl pro Brief“ und tragen die entsprechende Seitenzahl ein. Nach einem Klick auf „Übernehmen“ wird der Mehrfachbrief aufgetrennt.

Serienbrief auftrennen

Dynamische Briefe

bei dynamischen Briefen ist die Seitenzahl vom Inhalt abhängig und kann variieren. Dies ist zum Beispiel bei Rechnungen der Fall. Je nach Anzahl der Rechnungspositionen weisen die einzelnen Briefe eine unterschiedliche Seitenanzahl auf, so dass die oben genannte Methode nicht funktionieren wird.

Hier kann entweder ein definiertes Trennmerkmal oder die Option „nach folgendem Textmuster“ genutzt werden.

Trennung mit definiertem Trennmerkmal

Diese Vorgehensweise eignet sich besonders, um in häufig benutzen Serienbriefvorlagen ein Trennmerkmal zu integrieren. Dazu wird im Vewaltungsbereich des Cube ein Trennmerkmal definiert. Bei Auslieferung des Binect Cube ist dort der Ausdruck [[NeuerBrief]] hinterlegt. Bei Bedarf können Sie dieses ändern, die Blockklammern können entfallen. Beachten Sie bitte, dass Änderungen an diesem Ausdruck für alle an den Binect Cube angeschlossenen Arbeitsplätze gelten.

Das verwendete Textmuster muss sich auf der ersten Seite befinden, mindestens 5 Zeichen lang sein, darf nur einmal im Brief vorkommen und darf keine Sonderzeichen (auch keinen Punkt und kein Komma) enthalten.

Enthält Ihre Serienbriefvorlage nun dieses Trennmerkmal wird der Brief beim Einliefern (Drucken) auf den Binect Cube automatisch in Einzelbriefe aufgetrennt.

Sonderfall: Nicht editierbares Dokument

Auch nicht editierbare Dokumente lassen sich problemlos mit dem Binect Cube in Einzelbriefe auftrennen. Dieses ist zum Beispiel bei Briefen erforderlich, die aus einem ERP-System als Output in Form eines PDF erzeugt werden. Sollte keine Trennung nach Seitenzahl möglich sein, kann in den Briefeigenschaften ein für diesen Mehrfachbrief geltendes Textmuster angegeben werden. In der Beispielabbildung wird der Text Rechnungsnummer verwendet:

Serienbrief Textmuster

Versandautomatisierung: Serienbrief und Sammelkorb

Sammelkörbe dienen zur Automatiserung des Briefversandes. Auf alle Briefe im Sammelkorb azuwendende Druck- und Farboptionen können vordefiniert werden. Auch die etwaige Trennung von Serienbriefen lässt sich konfigurieren und entspricht dem bisher über die Trennung Gesagtem.

Zu weitern Details zur Sammelkorb-Funktion lesen Sie bitte den entsprechenden Artikel.

Sammelkorb Serienbrief

Bonustip / Workshop:

Serienbriefe mit Libreoffice als Einzel-PDF erstellen und im Sammelkorb speichern.

Für alle Benutzer, die zwar LibreOffice, nicht jedoch den Serienbrief-Assistenten mögen, ist dieser kleine Workshop gedacht. Es sollen Datenfelder in eine Serienbriefvorlage eingefügt, ein Serienbrief erstellt und im Sammelkorb gespeichert werden. Es wird eine Tabelle als Datenquelle verwendet.

Voraussetzung:

  • Der Sammelkorb wurde als Laufwerk eingebunden.

Vorgehen:

Erstellen der Adressdatenbank aus einer bestehenden Tabelle:

  1. Starten Sie LibreOffice Base
  2. Wählen Sie „Verbindung zu einer bestehenden Datenbank herstellen“, wählen im DropDown-Menü  „Tabellendokument“ aus und klicken auf „Weiter“
  3. Mit dem Button „Durchsuchen“ wählen Sie eine bestehende Tabelle (zum Beispiel aus Calc oder Excel) aus, klicken auf „Ferigstellen“ und speichern Ihre Datenbank im odb-Format ab.
  4. Starten Sie LibreOffice Writer
  5. Drücken Sie auf der Tatstatur die Tastenkombination STrg+Umsch+F4 (in älteren Versionen nur F4) – es öffnet sich der Datenbankexplorer.
  6. Nun können Sie per Drag and Drop die Spaltenköpfe auf die entsprechende Position im Dokument ziehen und Ihr Serienbriefdokument bearbeiten
  7. Wählen Sie im Anschluss „Datei – Drucken“, so schlägt Ihnen LibreOffice vor, einen Serienbrief zu drucken, klicken Sie auf „Ja“

LO Serienbrief 1

Wählen Sie:

  1. Datensätze: je nach Bedarf
  2. Ausgabe: Datei
  3. Serienbriefdokument speichern: Als einzelne Dokumente speichern
  4. Dateiname aus Datenbank erzeugen
  5. als Pfad wählen Sie Ihren als Netzlaufwerk eingebundenen Sammelkorb aus
  6. Dateiformat: PDF
  7. Klick auf „OK“

LO Serienbrief 2

Ihr Serienbrief befindet sich nun im Sammelkorb und wird von dort automatisch versendet.

Sollten Sie weitere Fragen zum Serienbrief haben freuen wir uns auf Ihre Nachricht – oder auch auf Ihre Anmeldung zu einem unserer Webinare.