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Digitalisierung: Der Brief ist die Zukunft

Wenn man wissen will, wie Digitalisierung aussieht, muss man nur auf den eigenen Schreibtisch schauen: Tastatur, Maus, Monitor, Telefon. Es ist noch nicht lange her, da fanden sich auf jedem Tisch ein Taschenrechner und ein Rolodex; ein vollgeschriebener Kalender mit Kundenterminen hing an der Wand. All das ist heute digital und in den PC integriert.

Alles ist digitalisiert – warum nicht auch die Post? Gründe dafür müsste man nicht lange suchen: Die Verwaltung der Post im Unternehmen ist teuer und aufwendig, kostet Ressourcen und Personenstunden, benötigt Druckermaterial, ein Zimmer zur Sortierung, vielerorts sogar Kuvertier- oder Frankiermaschinen.

Dabei sind die meisten Prozesse im Unternehmen heute digital: Die Rechtschreibprüfung übernehmen Word oder andere Office-Programme, automatische Vorlagen und Adresslisten erscheinen auf Knopfdruck, CRM-Systeme können Angebote auf Wunsch von alleine erstellen. Das alles ist nicht nur bequemer, sondern geht schneller, vermeidet Fehler und liefert am Ende bessere Qualität. Aber auch für die Post gibt es heute eine digitale Lösung: die Hybridpost.

59 Millionen Sendung täglich

Der Brief ist die Zukunft? Es mag erstaunlich klingen, aber der klassische Brief bleibt auch im digitalen Zeitalter das Kommunikationsmedium Nummer eins in deutschen Unternehmen. E-Mail, Digital Collaboration & Co. zum Trotz werden in Deutschland an jedem Werktag rund 59 Millionen Briefe verschickt – und dies wird sich Experten zufolge auch in absehbarer Zukunft nicht ändern.

Denn klar ist: Die schon vor Jahren ausgemalte Vision vom „papierlosen Büro“ konnte sich in Deutschland nicht durchsetzen – auch deshalb nicht, weil die Wertigkeit eines Papierbriefs eine völlig andere ist als die seiner vermeintlichen digitalen Alternativen.

Warum nicht einfach E-Mails?

Aber warum nicht einfach E-Mails nutzen? Für manche Zwecke wird eine E-Mail sicher gute Dienste leisten, doch sie bietet keinen Schutz und ist ohne hinreichende Verschlüsselung etwas so vertraulich wie eine Postkarte. Spätestens in Zeiten der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die ab 25. Mai 2018 verbindlich ist, kann der Versand geschäftlicher E-Mails daher auch schnell zum datenschutzrechtlichen Problem werden (siehe auch unseren Beitrag DSGVO: Sicher und verbindlich kommunizieren).

Einer aktuellen DIVSI-Studie zufolge hat daher auch die Mehrheit der Empfänger hohe Bedenken, wenn es um den elektronischen Versand von vertraulichen Inhalten geht: 71 Prozent empfangen wichtige Dokumente und Geschäftsschreiben bevorzugt in Papierform auf dem klassischen Postweg.

Im geschäftlichen Bereich steht der klassische Brief wie kein anderes Kommunikationsmedium für Seriosität, Zuverlässigkeit und Greifbarkeit. Um genau diese Alleinstellungsmerkmale zukunftsfähig zu machen und mit den Vorteilen des digitalen Wandels zu verbinden, haben in den letzten Jahren sogenannte "Hybridpost"-Produkte wie die von Binect ihren Siegeszug in der traditionellen Poststelle angetreten.

"Hybridantrieb" für die Poststelle

Beim Hybridpost-Verfahren werden Briefdokumente wie z. B. Rechnungen aus gewohnten Office-und Business-Anwendungen als elektronische Datei an speziell abgesicherte Rechenzentren gesendet, in zentralen Druckhäusern produziert und schließlich der gewohnten Zustellung übergeben. Dies alles geschieht in hochperformativen Abläufen, die wenig mit den Druckern und Kuvertiermaschinen im Büro zu tun haben. Hochleistungsmaschinen sorgen in Closed-Loop-Verfahren für fehlerfreie Abläufe, die im Ergebnis schneller sind und bessere Qualität liefern – und da für sämtliche Prozessschritte strenge gesetzliche Vorschriften gelten, steht auch der Grundwert des Briefgeheimnisses unter besonderem Schutz.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Moderne Hybridpost-Systeme optimieren genau die Abläufe, die in vielen Unternehmen die meisten Kosten-, Zeit- und Ressourcenaufwände generieren, nämlich drucken, kuvertieren, frankieren, zur Post bringen. Im Idealfall heißt Hybridpost jedoch nicht bloß das Auslagern von manuell aufwendigen Routinetätigkeiten, sondern nahtlose Integration in die jeweiligen Fachprozesse wie z. B. Buchhaltung und Sachbearbeitung – nur so können sowohl Unternehmen, als auch Mitarbeiter vom Potenzial der neuen Systeme profitieren.

Ganzheitliche Integration statt Insellösung

Ein Beispiel dafür, wie Hybridpost-Systeme ganzheitlich in Unternehmen eingesetzt werden können, zeigt Binect. Der Fokus liegt dabei auf integrierten Lösungen, die unmittelbar an Fachprozesse andocken, die im Arbeitsalltag ohnehin längst digital sind. So werden gewohnte Funktionalitäten aus Anwendungen wie Office oder ERP um Prozesse wie z. B. Beilagenzuordnung, Freigabe-Abläufe und virtuelle Drucker erweitert. In der Praxis lassen sich so komplette Sendungs- und Verwaltungsabläufe z. B. beim Rechnungswesen unternehmensweit standardisieren und managen.

Das Beispiel zeigt zudem einen gerade für viele mittelständische Betriebe wichtigen Aspekt in puncto Digitalisierung: Digitalisierung heißt nicht zwangsläufig, das ganze Unternehmen mit komplexer IT umzukrempeln, sondern da anzusetzen, wo Prozesse wirklich unterstützt werden können und auch Mitarbeiter einen Mehrwert haben. Ein weiteres Plus: Da viele Hybridpost-Systeme in das eigene Unternehmensnetzwerk integriert werden können, ist auch die sichere Anbindung von Home Offices möglich, die für den Arbeitsplatz der Zukunft eine immer größere Rolle spielen werden.

Fazit: Prozesse optimieren, klassische Werte bewahren

Mehr Effizienz, höhere Produktivität, bessere Vernetzung: Der digitale Arbeitsplatz birgt viele Vorteile – es ist an den Unternehmen, das Optimierungspotenzial in ihren internen Prozessen zu erkennen und fit für die Zukunft zu machen.

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