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Briefversand automatisieren mit dem Sammelkorb

Frau Bauer arbeitet als Sachbearbeiterin in der kommunalen Verwaltung einer Kreisstadt in Schleswig-Holstein. Regelmäßig versendet sie Gebührenbescheide, die von einer Behördensoftware als Serienbriefe erstellt werden. In einem Webinar – an dem ja auch Interessenten teilnehmen können – erfuhr Sie von der Möglichkeit, diese Serienbriefe automatisiert zu versenden.

Das folgende Gesprächsprotokoll gibt gekürzt die nachfolgende Beratung wieder.

Frau Bauer: Im Webinar erfuhr ich von der Möglichkeit des automatisierten Versendens von Serienbriefen. Welche weiteren Vorteile bringt für mich als Anwender der Einsatz des Sammelkorbs?

Binect GmbH: Der Binect Cub

Frau Bauer: Welche Vorbereitungen müssen aus technischer Sicht getroffen werden und welche Voraussetzungen muss mein Serienbrief erfüllen?

Binect GmbH: Der Binect Cube ermöglicht mit der Sammelkorb-Funktion das automatiserte Versenden von Serienbriefen. Aus technischer Sicht wird auf dem Binect Cube, es handelt sich dabei ja um einen kleinen Server, ein Bereich zum Speichern von Daten freigegeben, dieser Bereich kann dann als Netzwerklaufwerk in Ihre Verzeichnisstruktur eingebunden werden. Das klingt jetzt ein wenig technisch, doch keine Sorge! Sie müssen hierzu kein ausgebildeter IT-Experte sein, die notwendigen Vorbereitungen können mit einigen wenigen Klicks durch den technischen Betreuer Ihres Cube vorgenommen werden, auch unser Support hilft gerne.

Zunächst einmal ist eine Netzwerkfreigabe einzurichten. Hiermit wird letzendlich bestimmt, welche „Sprache“ die miteinander kommunizierenden Komponenten sprechen dürfen:

  • SMB – steht für Server Message Block (auch als Samba bezeichnet) und ist ein übliches Protokoll – also eine Sprache – in der Windows-Welt
  • SFTP – Secure File Transfer Protocoll, eine Sprache, die häufig für den Datentransport in Netzwerken wie z.B. dem Internet, verwendet wird

Mit einem Klick kann die betreffende „Sprache“ ein- oder ausgeschaltet werden.

Nun wird eine so genannte Verzeichnisfreigabe eingerichtet. Diese dient zur Anmeldung am freigegebenen Verzeichnis mit Benutzernamen und Kennwort. Zur Sicherstellung der Eindeutigkeit des Namens beginnt dieser immer mit dem Vorsatz ‚cube_‘. So wäre ein möglicher Freigabename zum Beispiel ‚cube_marketing‘.

Im dritten Schritt wird dann letztendlich der Sammelkorb angelegt. Auch dieses wird durch den technischen Betreuer in enger Absprache mit den späteren Anwendern durchgeführt.

Frau Bauer: Hmm, das klang recht technisch, ich weiß nicht, ob ich unserem „ITler“ das so wiedergeben kann. Kann er das vielleicht irgendwo nachlesen?

Binect GmbH: Aber sicher! Die Vorgehensweise ist natürlich detailiert im Adminstrations-Handbuch beschrieben. Es ist innerhalb der Administrationsoberfläche über die Hilfe-Funktion und auch im Download-Bereich der Binect-Website abrufbar.

Wie wird er eingerichtet / Konfiguration

Frau Bauer: Gibt es eine Art „Schnellanleitung„?

Binect GmbH: Auch das haben wir  Los geht’s:

  1. Melden Sie sich als Administrator an der Administrationsoberfläche im Browser an

Netzwerkfreigabe:

  1. Wählen Sie im Menü Systemeinstellungen > Netzwerkfreigabe
  2. Aktivieren Sie SMB und/oder SFTP und passen Sie gegebenenfalls Arbeitsgruppe und NetBIOS-Name an
  3. Klicken Sie auf Speichern

Verzeichnisfreigabe:

  1. Wählen Sie im Menü Systemeinstellungen > Verzeichnisfreigabe
  2. Klicken Sie auf „Neue Freigabe anlegen
  3. Vergeben Sie einen Freigabenamen (der Benutzername wir automatisch erzeugt und ist nicht editierbar)
  4. Legen Sie ein Passwort für die Verzeichnisfreigabe fest
  5. Klicken Sie auf Änderungen übernehmen

Sammelkorb:

  1. Wählen Sie im Menü Briefe > Sammelkorb
  2. Klicken Sie auf „Neuen Sammelkorb anlegen
  3. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen für den anzulegenden Sammelkorb
  4. Ordnen Sie den Sammelkorb einem Postfach zu (Gruppe oder Person, in diesem Postfach erscheinen die Briefe später im Postausgang)
  5. Wählen Sie die entsprechende Verzeichnisfreigabe aus
  6. optional: Weisen Sie dem Sammlkorb eine Kostenstelle zu
  7. Legen Sie für den Sammelkorb Farb- und Drucktyp, zu verwendendes Briefpapier und gegebenenfalls die hinzuzufügende Beilage fest
  8. optional: Bestimmen Sie einen Freigeber
  9. optional: handelt es sich bei den über den Sammelkorb zu versendenden Briefen um Serienbriefe, legen Sie hier die Art der Auftrennung fest
  10. optional: wählen Sie gegebenenfalls ein Korrekturprofil aus

Tipp: Gruppen für den Sammelkorb nutzen! Dann können alle Gruppenmitglieder den Postausgang einsehen, das ist gerade in der Urlaubszeit sehr vorteilhaft.

Frau Bauer: Wie nutze ich denn nun den Sammelkorb? Wie gelangen meine Briefe in den Sammelkorb?

Binect GmbH: Da wir ja den Versand automatisieren möchten, bietet es sich an, die (PDF-)Dateien automatisch im Sammelkorb abzulegen. Der Sammelkorb bildet dann das Output-Verzeichnis für Ihre Anwendung, beispilesweise Ihr ERP-System.

Ich habe dazu ein kleines, einfach nachzuvollziehendes Beispiel erstellt. Unsere „ERP“-Anwendung ist in diesem Fall ganz einfach mal die Serienbriefdruckfunktion von OpenOffice.org. EIn Sammelkorb wurde erstellt und als Netzlaufwerk verbunden (Details zum Einbinden eines Netzlaufwerkes siehe Anwender-Handbuch, Seite auf Seite 16, „6.1  AUF FREIGABE IM NETZWERK ZUGREIFEN (SMB)“

Tipp: Sie greifen auf das Anwender-Handbuch über die Hilfe-Funktion des WorkDesk zu.

Zunächst einmal erstellen wir einen Serienbrief in OpenOffice.org Writer, diese symbolisiert unseren Rechnungslauf der Buchhaltung. Mit Strg+F4 öffnen wir den Datenbankexplorer und ziehen einfach due Spaltenköpfe aus der Adresstabelle in die von binect.de heruntergeladene Briefvorlage. Wenn wir nun dieses Dokument drucken möchten, erkennt OpenOffice.org die Seriendruckfelder und bietet den Seriendruck an.

OOo Seriendruck 1 300x84

Im daraufhin erscheinenden Dialog wählen wir:

  • Ausgabe in Datei
  • „Als einzelne Dokumente speichern“
  • Pfad: ist der als Netzwerklaufwerk eingebundene Sammelkorb
  • Dateiformat: PDF

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Der Cube prüft alle 5 Minuten Ihren Sammelkorb, liest die Dateien ein und befördert diese in den Postausgang (oder Zur Freigabe, je nach gewählter Sammelkorb-Konfiguration)

Denken Sie bitte daran, den Sammelkorb regelmäißg auf abgewiesene Dateien zu prüfen.

  • im Sammelkorb befindet sich ggf. ein Verzeichnis „Abgewiesene Dateien“
  • in der Administrationsoberfläche: „Briefe > Sammelkorb > Lupensymbol > Fehler bei der Dateiannahme“

Sind noch Fragen offen oder Sie haben Anmerkungen? Nutzen Sie ganz einfach die Kommentarfunktion oder nehmen an einem unserer Webinare teil. Ich freue mich auf Sie!