So verwenden Sie das korrekte Adressformat nach DIN 5008
Für die reibungslose Verarbeitung und Zustellung ist es wichtig, dass die Adresse z. B. korrekt positioniert und richtig aufgebaut ist. Dadurch wird in unserer hochstandardisierten Verarbeitungskette nicht nur die Produktionsfähigkeit der Sendungen gewährleistetet, sondern bildet auch eine der wesentlichen Voraussetzungen für Rabattierungen durch die Deutsche Post AG, die wir an unsere Kunden weitergeben. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die wichtigsten Eckpunkte rund um den korrekten Aufbau der Adresse zusammen – so stellen Sie sicher, dass Ihre Geschäftsbriefe wie z. B. Rechnungen und Kundenanschreiben stets professionell, schnell und kostengünstig versendet werden.
Wo stehen das Adressfeld und Adressposition im Brief?
Das von unseren Systemen geprüfte Adressfeld basiert auf der für die professionelle Geschäftskorrespondenz maßgeblichen DIN-Norm 5008, in der auch die korrekte Adressierung geregelt ist („Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung“, dort Kapitel 17: „Nutzung von Briefvordrucken und -vorlagen“).
Um in der Praxis eine maximale Anzahl von Fällen abzubilden, hat das für den Versand mit Binect relevante Adressfeld einen in Höhe und Breite 5mm größeren Spielraum zur DIN 5008. Dies entspricht dem Standard-Sichtfenster eines DIN-lang und C4-Umschlags und hat sich in der Praxis bewährt. Daraus ergibt sich ein Adressfeld mit folgenden Maßen und Koordinaten sein:
- Breite: 90 mm
- Höhe: 45 mm
- Abstand zum linken Seitenrand: 20 mm
- Abstand zum oberen Seitenrand: 45 mm
Für die Position der Absenderadresse sind in diesem Feld die oberen 10 mm x 90 mmm reserviert. Für die Empfängeradresse stehen 35 mm x 90 mm zur Verfügung.
In allen Binect-Produkten wird bei der Dokumentenannahme automatisch geprüft, dass sich in diesem Adressfeld z. B. keine Bild- und Grafikelemente befinden und ob das Adressformat unseren Mindestanforderungen für die weitere Sendungsbearbeitung und Zustellung entspricht. Sollte ein Fehler vorliegen, wird dies dem Versender entsprechend zurückgemeldet, zudem kann in den Benutzeroberflächen, z. B. im Binect WorkDesk, jeder Brief einfach in der Vorschau noch einmal vor dem Versand kontrolliert werden.
Wie sehen die richtige Gestaltung, Aufbau und Format der Adresse auf Briefen aus?
Auch für Gestaltung und Aufbau der Adresse gibt DIN 5008 klare Empfehlungen – dazu gehören z. B. Schriftgröße, Zeilenumfang, aber auch bestimmte Schreibregelungen und Reihenfolgen. Für den Versand mit Binect und die vollautomatisierte Sendungsbearbeitung ist es besonders wichtig, dass die Adresse folgende Mindestanforderungen erfüllt:
- Umfang: Die Empfängeradresse muss aus mindestens zwei Zeilen und darf maximal aus sieben Zeilen bestehen.
- Die Empfängeradresse darf keine Leerzeilen enthalten.
- Die letzte Adresszeile muss bei Inlandsbriefen eine gültige 5-stellige Postleitzahl enthalten. Achten Sie dabei auf den Abstand zwischen Postleitzahl und Bestimmungsort. Verwenden Sie bei Inlandsbriefen keine Länderkennung wie z. B. D-12345 oder DE-12345 sowie keine Länderbezeichnung wie DEUTSCHLAND in der letzten Adresszeile.
- Bei Auslandsbriefen muss die letzte Adresszeile eine gültige Länderbezeichnung enthalten. Eine gültige Länderbezeichnung besteht aus dem Ländernamen in Großbuchstaben und in den zulässigen Sprachen Deutsch, Englisch und Französisch (z. B. SCHWEIZ, SWITZERLAND, SUISSE). Verwenden Sie keine ISO-Codes wie IT oder FR.
- Schriftart und -größe der Empfängeradresse müssen einheitlich sein. Als optimal für eine gute Maschinenlesbarkeit gelten serifenlose Standardschriften wie z. B. Arial, Helvetica oder Verdana und eine Schriftgröße von 10 pt bis 12 pt im Schriftschnitt „regular“.
- Verwenden Sie keine Effekte wie Unterstreichung, Schattierung, Hervorhebung oder Umrandung.
- Platzieren Sie keine Bilder oder Grafikelemente im Adressbereich.
- Passen Sie die Schriftgröße der Absenderadresse so an, dass diese oberhalb der Empfängeradresse vollständig im Bereich des Sichtfensters positioniert ist. Die Schriftgröße der Absenderadresse muss dabei kleiner als die der Empfängeradresse sein, Absender- und Empfängeradresse sollten deutlich voneinander getrennt sein.
Folgendes Beispiel zeigt Aufbau und Reihenfolge einer korrekten Empfängeradresse (Inlandsbrief):
- Anrede, optional (Herr, Frau, Firma)
- Name des Empfängers, Firmenname
- Weitere Empfängerangaben, optional (z. B. Abteilung, Ansprechpartner)
- Straßenangabe mit Hausnummer oder Postfach
- Postleitzahl und Bestimmungsort (OHNE Länderkennung oder -bezeichnung)
Die Anschrift im Geschäftsbrief
Versenden Sie einen Geschäftsbrief an eine Firma, eine Institution, eine Behörde oder einen Verein, beachten Sie folgende Unterschiede beim Adressat:
Landrat des Landkreises
Darmstadt-Dieburg
Herrn Michael Max
Schreiben Sie einen Brief an eine Führungskraft, hängt die Variante für die Anschrift meistens von persönlichen Vorlieben ab. Bei Briefen an Führungspositionen im öffentlichen Sektor, wie Minister, Landrat, Bürgermeister etc., steht die Position in der Regel an erster Stelle, z. B.:
Oberbürgermeister
der Landeshauptstadt Mainz
Herrn Michael Ebling
Anschrift im Brief an eine integrierte Person
Wenn Sie integrierte Personen anschreiben – wie einen Mitarbeiter eines Unternehmens – nennen Sie den Name nach der Firma. Es ergibt sich also diese Reihenfolge:
- Organisation, z. B. Firma, Verein, Amt
- Abteilung bzw. Bereich (falls dies angegeben werden soll)
- Anrede („Frau“ bzw. „Herrn“) und Name
Die folgenden Beispiele zeigen diesen Aufbau:
Binect GmbH
Personalabteilung
Frau Katrin Wegner
Partnerschaft Dritte Welt Dornheim e. V.
Herr Klaus Weber
Landratsamt
Führerscheinstelle
Herrn Robert Weis
Bauamt
Frau Dr. Kristin Müller
Wichtige Feinheiten und weitere Tipps für das Adressfeld
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Platzieren Sie den Adressblock linksbündig
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Verwenden Sie ausschließlich lateinische Schriftzeichen und arabische Ziffern aus dem Latin-Zeichensatz bzw. CP1252.
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Wenn Sie in der Empfängeradresse ergänzende Hinweise zur Zustellangabe angeben möchten, wie z. B. Hinterhaus 2, platzieren Sie diese durch doppelte Schrägstriche (//) getrennt hinter die Hausnummer.
Beispiel: Musterweg 1 // Hinterhaus 2.
Fazit
Die korrekte Adresse ist entscheidend, damit Ihre Briefe schnell und zuverlässig beim Empfänger ankommen – umso leichter versenden Sie Ihre Geschäftsbriefe mit unserer Versandlösung: Binect nimmt Ihre Briefe digital entgegen, bereitet die Daten auf und sorgt für Druck, Kuvertierung, Frankierung und Übergabe an die Deutsche Post.
Testen Sie unsere Software mit unserem Briefportal Binect Online. Kostenlos registrieren, Brief hochladen und versenden. So einfach funktioniert der digitale Briefversand mit Binect.